Governance mit dem External User Manager

Wie ihr vielleicht merkt, ist Microsoft Teams für uns einfach unersetzlich. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten dieses Tool einzusetzen. Viele Anbieter, wie z.B. die Solutions2Share, entwickeln hierfür passende Apps, mit denen Microsoft Teams noch mehr Spaß macht und die ein oder andere Lücke füllt. Der External User Manager ist genau so eine App und diese möchten wir euch heute nun gemeinsam mit Christian Groß vorstellen.

External User Manager – Eine neue App für Microsoft Teams

Für viele gehört es zum Alltag, mit externen Benutzern in einem Team zu arbeiten. Dies können Partner, Kunden oder auch Lieferanten sein. Hierbei kommt die Frage auf, wie verwalte ich externe Benutzer? Was für Möglichkeiten gibt es und was muss beachtet werden? Generell kann man den Gastzugriff aktivieren oder deaktivieren. Dadurch können keine Gäste in euren Teams Zugriff erhalten und das Team bleibt firmenintern. Ihr könnt Gäste in ein bestimmtes Team per E-Mail-Adresse einladen und der Gast kann sich dort einloggen. Alle Gäste werden in der Benutzerliste im Adminportal angezeigt, über die kontrolliert werden kann, wer alles in welchem Team ist. Natürlich gibt es auch Alternativen wie die Azure Active Directory Plan 2 Lizenz in Kombination mit PowerApps und PowerAutomate.

Solutions2Share hat in Bezug auf Microsoft Teams Governance eine eigene Variante anhand einer App entwickelt.

Wie funktioniert die Variante für die Teams Governance?

Der External User Manager hat eine eigene Oberfläche und benötigt keine weiteren Apps, um zu funktionieren. Direkt in Teams kannst du so deine externen Benutzer verwalten, ohne Teams zu verlassen. Folgende Funktionen stehen bereit.

Features:

• Anfragen von externen Benutzern
• Genehmigungs-Workflow
• Richtlinien (Benennung, Aufbewahrung)
• Lifecycle Management
• Zugriffsregeln
• Adoption Governance (Onboarding, LMS)
• Reporting (Inaktivität, Verstöße)
• Metadaten (in Version 2)

In einem Team kann damit ein neuer Kanal erstellt werden, in dem dann zu sehen ist, welcher externe Benutzer wann, wie aktiv bzw. inaktiv gewesen ist.

Ebenso lassen sich Statistiken erstellen für z.B. einen bestimmten Monat oder ein bestimmtes Jahr.

Die Preise sind wie folgt. Für detailliertere Angaben stehen euch Solutions2Share gerne zur Verfügung. Für unsere fleißigen nuboradio Zuhörer gibt es auch einen Rabattcode, den ihr gerne bei den nuboworkers „abholen“ könnt.

Durch den External User Manager wird auch kleineren Unternehmen ermöglicht eine gute Struktur zu behalten und festzulegen, was externe Mitarbeiter angeht.

Alles was mit dem Thema Rechtliches zu tun hat, darf natürlich nicht vergessen werden. Oftmals muss im Vorfeld mit externen Benutzern eine bestimmte Vereinbarung getroffen werden, um sie überhaupt für das Team zuzulassen. Das ist oft mühselig und kompliziert, da ein Formular, meist per E-Mail, gesendet wird, dieses dann ausgedruckt und unterschrieben, wieder eingescannt wird, um es dann schlussendlich an das Unternehmen wieder zurückzusenden. Dazu kommt noch, dass sich diese Formulare bzw. Vereinbarungen Im Laufe der Zeit inhaltlich verändern und nochmal neu unterschrieben werden müssen. Kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. In der heutigen digitalen Welt, geht es auch einfacher, wie bei dem External User Manager.

In einem Requestverfahren wird der User, bevor er dem Team hinzugefügt wird, erstmal von dem TeamOwner oder/und einem Admin genehmigt. Danach wird er in ein „Onbaording“ Portal eingeladen in dem jedes Unternehmen selbstständig festlegen kann, was für Dokumente (z.B. Datenschutzvereinbarung, Willkommensbrief, etc.), Videos, Texte usw. hinterlegt werden. Sind diese Schritte beendet und der externe User hat alles verstanden, darf er in das Team eintreten und die gemeinsame Zusammenarbeit kann beginnen. Viele kleine, trotzdem notwendige Schritte werden hier vereint und erleichtern den Arbeitsalltag ungemein. Hier sind sie für euch nochmal zusammengefasst.

Compliance-Funktionen:

• Zugriffskontrolle
• Berechtigungsübersicht
• Zugriffshistorie
• Regelkontrolle für DSGVO, NDA

etc. (in Version 2)

Wir haben wieder viel dazugelernt und finden den External User Manager sehr sinnvoll. Wäre diese App auch etwas für euer Unternehmen? Schreibt uns gerne eure Meinung dazu über unsere E-Mail Adresse, oder über die sozialen Medien. Wir freuen uns von euch zu hören und wünschen eine schöne erholsame Woche.

Links:

Solutions2Share – External User Manager

External User Manager – YouTube Kanal

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