Die nuboworkers wünschen Frohe Weihnachten!

Der nuboworkers Adventskalender ist ein Dankeschön unseres Teams für alle Kunden, Podcast-Hörer und Wegbegleiter. Ab heute gibt es täglich praxisrelevanten Content, sofort umsetzbare Tipps UND Input aus der Praxis. Ihr wollt 2020 mit SharePoint, OneDrive oder Office 365 starten? Dann solltet ihr unsere Türchen auf keinen Fall verpassen. Unsere Kunden, Partner und Wegbegleiter geben euch für 2020 wichtige Tipps, Do’s and Don’t auf den Weg. Lasst Euch überraschen und genießt die Zeit!

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Kennt ihr die Funktion in OneNote Text aus Bildern zu extrahieren? 

Zum Beginn unseres Adventskalenders möchten wir euch eine weiter hilfreiche Funktion in  OneNote zeigen! Ganz einfach und schnell könnt ihr Text aus Bildern extrahieren und diesen anschließend bearbeiten! Wir verwenden die Funktion öfters, wenn wir Texte für bestehende Visuals anpassen. In unserem kurzen Video zeigen wir euch wie das funktioniert!

Hier geht es zum Video

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Heute haben wir eine neue Folge nuboRadio für euch. Euch erwartet ein Interview über den Aufbau und die Struktur von Teams und den individuellen Einsatz von Planner mit kleinen Flows im Hintergrund. 

Hier geht es zur neuen Folge nuboRadio

 

 

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Ihr braucht einen Tipp wie ihr die Mitglieder euer Yammer Gruppe aktiviert?

Wir haben einige Tipps für euch rund um das Thema Community Management!  

  • Erstellt einen Redaktionsplan für eure Beiträge, so könnt ihr immer auf Inhalt zurück greifen und die Gruppe mit neuen Themen zum Austausch anregen.
  • Nutz die Umfrage! So erhaltet ihr Feeback und animiert die Mitglieder sich zu beteiligen.
  • Feiert Erfolge und erzählt von Fortschritten die im Projekt geschafft wurden! Erfolgsgeschichten wecken die Neugierde!
  • Ihr kennt euch noch nicht persönlich? Organisiert doch einmal ein Treffen. Private Bindungen stärken den Zusammenhalt in der Gruppe zusätzlich.
  • Verteilt ein Lob! Gute Beiträge sollten belohnt werden und diese Lob kann weitere dazu anregen sich ebenfalls einzubringen.
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Pinned Kanäle in Teams

Habt ihr sie auch schon? Wenn nicht kommen diese bald!

Mit den angepinnten Kanälen in Teams könnt ihr euch noch besser strukturieren und die wichtigsten Kanäle für euch in den Schnellzugriff holen. Wir haben gleich unsere wichtigsten Kanäle angepinnt, sodass wir dort direkt reinschauen können!

So könnt ihr Kanäle anpinnen

 

 

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Videos aus Stream direkt auf Yammer veröffentlichen

Stream als Videoportal von Office365 ist auch in die anderen Tools integriert. Als Webpart auf einer SharePoint-Seite, als Registerkarte in Teams und sogar in Yammer.

Grade im Community Management ist es wichtig, die Inhalte für eine Gruppe abwechslungsreich zu gestalten, da bietet es sich an, immer mal wieder auch ein interessantes Video zu posten. Ihr könnt direkt aus Stream ein Video auf Yammer posten. Die Anleitung dazu haben wir euch auf einer Seite zusammengefasst.

Hier geht es zum OnePager

 

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Zu Nikolaus möchten wir euch eine kleine Geschichte erzählen. In der Geschichte erfahrt ihr mehr darüber, wie Teams Unterhaltungen die tägliche E-Mailflut eindämmen kann! 

Hier könnt ihr die Geschichte lesen

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Wenn einmal wieder alles zu langsam lädt…

dann biete es sich an die OneDrive Synchronisierung anzuhalten!

Um auch mit wenig Bandbreite eine best mögliche Verbindung zu bekommen, ist es ein guter Tipp die OneDrive Synchronisierung vorübergehend zu stoppen. Wie dies geht, zeigen wir euch in dem Video. 

Hier geht es zum Video

 

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Karina Oelmaier (web.skor) ist unser Homepage Spezialistin und gibt euch heute einen Tipp zum Thema Style

Auf dem Flyer ist ein anderer Gelbton als auf der Webseite? Die Schriftart stimmt ausgerechnet auf dem Autoaufkleber nicht? Chaos im Corporate Design ist keine Seltenheit und sorgt für jede Menge Frustration. Dabei hat bestimmt so gut wie jeder von Euch festgelegte Farben, natürlich ein Logo in Schriftarten. Damit diese Informationen aber nicht nur ihr habt, sondern auch an diverse Dienstleister weitergeben könnt, braucht es einen Styleguide. Der kann ausführlicher oder knapper sein, wie ihr es eben braucht, aber folgende Infos sollten mindestens drin sein:

  • Logo in verschiedenen Varianten und ggf. mit Anweisungen, wann welches Logo zu verwenden ist.
  • Schriftarten für Web und Print, angegeben mit dem Namen und ggf. mit festgelegten Größen und Stärken.
  • All Eure Brand-Farben, von der Primärfarbe bis zur Textfarbe. Am besten sowohl als Hex-Code, als auch als CMYK Farbe.
  • Besondere grafische Elemente, Icons oder Maskottchen, die verwendet werden

Das alles wird in ein PDF gepackt und darf sich dann Styleguide oder Design Guidelines nennen. Egal ob ihr ein großes oder kleines Unternehmen seid, macht Euch die kleine Mühe. Denn das nächste Mal, wenn ihr eine Agentur kontaktiert für neue Visitenkarten wird das Briefing damit ein Kinderspiel. Und: Alle Eure Medien – Print oder Web – werden einen einheitlichen Look haben.

 

 

 

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Wir haben in letzter Zeit viele Unterlagen wie OnePager, Präsentationen und Visuals erstellt. Beim erstellen der Unterlagen sollte auf einige Dinge in der Gestaltung geachtet werden und daher haben wir uns dem Thema einmal angenommen und die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Hier geht es zur neuen Folge nuboRadio

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Ihr möchtet einen Überblick über die Nutzung von Office365 in eurem Unternehmen?

Dann ist der Office365 Usage Report in PowerBI genau der Richtige für euch!

Hier könnt ihr nützliche Information über die Nutzung von Office365 in eurem Unternehmen erhalten! Und das Beste daran ist, ihr müsst diese nur in eure PowerBI einfügen und nicht selbst zusammen bauen. Den Report könnt ihr euch ganz einfach in PowerBI einbinden. Wir haben euch eine kurze Anleitung erstellt wie ihr den Report einbinden könnt.

Hier findet ihr die Anleitung

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Datenablage in Office365 – OneDrive, Teams und SharePoint

Wo legt ihr welche Daten ab?

Office365 bietet uns drei Tools zur Datenablage und jedes hat seine Daseinsberechtigung. Doch für welchen Zweck nutzte ich welches Tool? Diese Frage kommt immer wieder auf und daher gebe wir euch einen kurzen Überblick:

OneDrive:
Persönliche Dateien und noch nicht fertiggestellte Dokumente liegen auf dem persönlichen OneDrive. Zugriff habt nur ihr selbst, doch natürlich könnt ihr einzelne Dateien oder Ordner mit anderen Personen teilen, um so gemeinsam daran zu arbeiten. Beispiele für Dokumente die auf eurem OneDrive liegen wären Schulungsunterlagen, Informationen oder Präsentationen die ihr noch vorbereitet.

Teams:
Alles was ihr gemeinsam im Team erarbeitet könnt ihr auch direkt in Teams speichern. Damit erhalten direkt alle Teammitglieder Zugriff und Teams bietet euch auch eine direkte Bearbeitungsmöglichkeit ohne andere Tools zu öffnen.

SharePoint:
Genau wie in Teams könnt ihr hier Dokumente ablegen, die für das Team oder auch das ganze Unternehmen verfügbar sein sollen. In SharePoint könnt ihr eure Dokumente auch mit Metadaten versehen und diese so strukturieren und die Filter und Ansichten nutzten. Zusätzliche habt ihr in SharePoint noch die Möglichkeit Berechtigungen weiter einzuschränken und z. B. nur Lesen als Berechtigung an Personen vergeben.


Wichtig bei der Dokumentenablage mit dem Team ist, dass ihr erarbeitet und kommuniziert was ihr wo ablegt, sodass sich alle Teammitglieder zu recht finden.

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So könnt ihr den Wartebereich für die Teilnehmer eines Meetings in Teams deaktivieren!

Wusstet ihr, dass ihr den Wartebereich deaktivieren oder nur für bestimmte Mitglieder aktivieren könnt? Dafür öffnet ihr den Termin und klickt unten rechts auf die Besprechungsoptionen (neben Schließen und Bearbeiten).
Hier könnt ihr jetzt auswählen, ob die Teilnehmer den Wartebereich umgehen können.

default

Speichern nicht vergessen ;).

 

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Wischoptionen in der Outlook-App


Nutzt ihr auch die Outlook-App? Und habt ihr bereits eure Wischoptionen festgelegt? Wir zeigen euch wie es geht. 

Hier gehts zum OnePager

 

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Tipps für erfolgreiche Onlinemeetings

Egal ob über Skype, Teams oder GoToMeeting, viele von euch nehmen an Onlinemeetings teil. Damit diese möglichst problemfrei ablaufen und auch in einer guten Qualität abgehalten werden können, haben wir heute einige Tipps für euch:

  • Nutzt wenn möglich ein Headset, sodass die Außengeräusche reduziert werden
  • Solltet ihr mit mehreren Personen an einem Tisch sitzen, rentiert sich die Investition in eine Jabra Box o.ä., damit auch wirklich alle verstanden werden
  • Schaltet euch stumm, wenn ihr nicht sprecht, so wird der Sprecher besser verstanden
  • Wenn ihr einen Vortrag haltet, schaltet alle anderen Stumm und weist darauf hin, dass Fragen über den Chat gestellt werden können.
  • Reduziert die Lautstärke der Lautsprecher eurer Geräte um ein Echo zu vermeiden

Eine schlechte Audioqualität kann zu Missverständnissen führen und eurer Meeting beeinträchtigen. Auch schalten einige Teilnehmer schneller ab, wenn die Audioqualität nicht passt.

Achtet daher auf eine gute Audioqualität in euren Onlinemeetings.

 

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Anwendungsbeispiele für Planner

Planner wird standardmäßig für die Aufgabenverwaltung im Team verwendet, doch für das digitale Kanbanboard gibt es auch einige andere Nutzungsbeispiele:

Ideensammlung: Nutzt Planner doch als Ideenboard für eure Abteilung. Die Buckets könnt ihr für die verschiedenen Status der jeweiligen Idee nutzen und die Labels für eine Kategorisierung verwenden.

Maschinenbelegungsplan: In einem Labor oder einer Werkstatt, wo Maschinen verwendet werden, kann Planner auch als Belegungsplan fungieren. Hier würden die Buckets nach den Maschinen benannt und jede Belegung würde eine Aufgabe erhalten. Hier könnten dann weiter Informationen zum Kunden oder zum Auftrag erfasst werden. Im Zeitplan kann durch Start- und Enddatum eine Übersicht in Kalenderform aufgerufen werden.

Einarbeitungsplan: Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen und durchläuft verschiedene Phasen mit verschiedenen Aufgaben. Jede Phase ist ein Bucket und die Aufgaben enthalten wichtige Informationen für den neuen Kollegen. Bei Fragen kann über die Kommentarfunktion direkt zur Aufgabe kommuniziert werden.

 

 

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Ein wunderbares Zusammentreffen: Wir haben uns für diese Folge nuboRadio mit unserer Webagentur web.SKOR getroffen und sprechen mit ihnen über Moderne Zusammenarbeit junger Unternehmen.

Hier geht es zur neuen Folge nuboRadio

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Wichtige Informationen in E-Mails in OneNote speichern

In E-Mails erhalten wir oft Informationen, die wir uns gerne abspeichern oder ablegen würden. Dafür bietet sich unser persönliches Notizbuch in OneNote an. Mit wenigen Klicks könnt ihr eine E-Mail ganz einfach als Ausdruck in OneNote hinzufügen. Wie dies geht, zeigen wir euch in dem Video. 

Hier geht es zum Video

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Stefanie Lehmann ist unsere Spezialistin für Online Marketing und hat einen wichtigen Tipp zum Thema Keywords für euch!

 

Als Online Marketing Spezialistin ist für mich nichts so wichtig wie eine gute Keywordrecherche.

Darum ist mein Tipp für euch: Erstellt euch eine Keyword-Map. Diese sollte enthalten:

  • Das Keyword
  • Das monatliche Suchvolumen
  • CPC = Kosten per Klick
  • Verwandte Keywords

Optimalerweise sortiert ihr diese Liste nach eurer Webseiten- oder Kampagnenstruktur. Als Vorlage könnt ihr dafür auch gerne diese Keyword-Map verwenden:

Keyword-Map

 

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Hilfreiche Tastenkombinationen in Excel

 Als heutigen Tipp bringen wir euch einige Tastenkombinationen aus Excel mit, die die Arbeit in Tabellen erleichtern:

  1. Arbeitsmappe speichern = STRG + S
  2. Letzte Aktion rückgängig machen = STRG + Z
  3. Autosumme bilden = ALT + =
  4. Als Datum formatieren = STRG + Pfeil nach oben + #
  5. Als Prozentzahl formatieren = STRG + Pfeil nach oben + 5
  6. Aktuelles Datum einfügen = STRG + .
  7. Zeile oder Spalte einfügen = STRG + Pfeil nach oben + +
  8. Zeile oder Spalte löschen = STRG + Pfeil nach oben +
  9. Notiz hinzufügen = Pfeil nach oben + F2
  10. Wechseln zwischen geöffneten Arbeitsmappen = STRG + F6

 

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Kennt ihr schon das Handlungsaufforderungs-Webpart in SharePoint Online?

Schulungen, Weihnachtsfeier oder Teammeetings, jetzt könnt ihr ganz einfach auf eurer SharePoint-Seite die Kollegen zur Anmeldung auffordern. Das neue Webpart bietet uns eine schöne Darstellungsmöglichkeit um wichtige Informationen zu promoten. Natürlich kann es auch die Aufforderung sein, sich ein Video oder Training anzuschauen. Als Link bietet sich nicht nur ein SharePoint-Listenformular, sondern auch eine PowerApp oder ein Video in Stream an. Für die Verwendung gibt es viele Anwendungsbeispiele und eurer Kreativität zur Verwendung sind keine Grenzen gesetzt.

Hier findet ihr die Anleitung

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Microsoft MyAnalytics für den modernen Cloudworker

Bekommt ihr auch die MyAnalytics E-Mail und prüft wie viel Zeit ihr in der Woche für was verwendet habt? Wir finden dieses Feature sehr hilfreich, denn es macht uns bewusst, wie viel Zeit wir tatsächlich in Meetings verbringen oder wie lang wir wirklich fokussiert arbeiten konnten. Über den App-Launcher könnt ihr MyAnalytics finden und dort auch den E-Mail Newsletter aktivieren, falls ihr diese nicht erhaltet. Außerdem könnt ihr eure Arbeitszeiten einstellen um einen Einblick zu bekommen, wie viel ihr evtl. auch außerhalb dieser Zeiten aktiv seit und wenn ihr nur E-Mails abruft. Interessant ist auch, mit wem ihr zusammengearbeitet habt und mit wem ihr am meisten kommuniziert.

Die Analyse worauf wir viel Zeit verwenden hilft beim entwickeln neuer Arbeitsprozesse und Arbeitsweisen und kann euch auch bei der Selbstorganisation unterstützen. Schaut einmal rein und lasst euch überraschen welche Analyse ihr erhaltet.

 

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Q&A-Funktion in Yammer

Kennt ihr schon die in Yammer integrierte Frage- und Antwortfunktion? Anstelle von einem Update wählt ihr jetzt einfach die Frage aus und gebt eure Frage ein. Auch hier könnt ihr natürlich ein Link oder eine Datei hinzufügen und anschließend veröffentlichen. Neben dem LIKE findest du einen neuen Button BESTE ANTWORT MARKIEREN. Sobald du die Antwort auf deine Frage erhalten hast, kannst du diese, durch anklicken des Buttons, als beste Antwort markieren und diese wird direkt unter der Frage angezeigt. So wird Wissen geteilt und alle Kollegen können davon profitieren.

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Heute gibt es die letzte Folge nuboRadio für euch in diesem Jahr. Vielen Dank fürs zuhören und wir freuen uns auf die neuen Folgen im Jahr 2020! Gerne dürft ihr uns schon jetzt Themenvorschläge zusenden. Wie gewohnt über Instagram, Facebook oder per E-Mail an info@nuboworkers.com.

Zur letzten Folge nuboRadio 2019

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Als Weihnachtsgeschenk haben wir etwas ganz besonderes für euch. Wir verlosen heute eine Hörbuch zum Thema Change Management was uns selbst sehr gut gefallen hat und euch in euren Projekten neue Input und Impulse geben soll.

Bedingungen für die Teilnahme am Gewinnspeil:

  1. Teile diesen Beitrag!
  2. Sende und eine PN in Facebook, Instagram oder eine E-Mail an info@nuboworkers.com.

Schnell sein lohnt sich. Aus den ersten 10 Nachrichten verlosen wir das Hörbuch nach dem Zufallsprinzip. Teilnahmeschluss ist der 31.12. und der Gewinner wird bis zum 15.01.19 von uns informiert.

Wir freuen uns auf eure Nachrichten und wünschen euch einen schönen Start in den Tag.

 

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Wir bedanken uns bei euch für das tolle Jahr und verabschieden uns in eine kleine Pause, bevor wir im nächsten Jahr wieder loslegen und euch wieder montags neue Folgen nuboRadio präsentieren.

Wir wünschen euch ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in das neue Jahr.

Und denkt immer daran: Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik 🙂