Kein Ersatz sondern eine perfekte Ergänzung für Microsoft 365 Tools

Wer kennt es nicht, Meetingräume oder Arbeitsplätze werden gebucht und dann doch nicht genutzt oder Räume werden umgebucht und dann aber nicht passend zur Personenanzahl oder den jeweiligen Bedürfnissen.  

All diese Probleme, die den Arbeitsalltag unnötig belasten, können mit Joan gelöst werden. In dieser folge NuboRadio geht es um das Arbeitsplatzbuchungssystem Joan.  

Seid gespannt, auf eine neue Folge NuboRadio. 

Die Workplace-Plattform Joan basiert auf einer einfachen Idee: Egal wo die Buchung gemacht wird, sie ist sofort überall sichtbar. Ob an dem Display direkt, der Joan- App oder My-Joan-Webportal, Outlook, Google Calendar oder Teams, alles wird in Echtzeit synchronisiert! Diese Möglichkeit verhindert unnötige Doppelbuchungen und erleichtert damit den Arbeitsalltag ungemein.  

Für Mitarbeitende bedeutet dies eine einfache und intuitive Nutzererfahrung. Für die IT-Abteilung reduziert sich der Verwaltungsaufwand, da alle Informationen zentral zusammenlaufen. Gleichzeitig erhalten Facility Management und Office Management wertvolle Einblicke in die tatsächliche Nutzung von Räumen und Arbeitsflächen. 

Raumbuchung ohne Bohren  

Das Highlight im Joan System: ePaper-Displays! Sie wirken nicht nur hochwertig sie verbrauchen zudem auch kaum Strom. 

 Modelle wie das Joan 6 RE können mit einer selbstklebenden Magnethalterung montiert werden. In vielen Fällen sind weder Bohrungen noch aufwendige Verkabelungen erforderlich. Dadurch lassen sich selbst bestehende Büroflächen schnell und unkompliziert digitalisieren. 

Neben der einfachen Installation überzeugen die Displays durch ihre hervorragende Lesbarkeit, eine lange Akkulaufzeit sowie die Tatsache, dass sie auch bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen klar erkennbar bleiben. Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von der schnellen und unkomplizierten Einführung. 

Das Büro hat sich verändert 

Früher war die Organisation von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen vergleichsweise einfach. Mitarbeitende arbeiteten überwiegend vor Ort, Teams saßen an festen Standorten zusammen und Besprechungsräume wurden zuverlässig genutzt. Heute sieht die Arbeitswelt deutlich anders aus. Mitarbeitende wechseln zwischen Homeoffice, Büro und Kundenterminen. Teams arbeiten standortübergreifend zusammen und die Auslastung von Büroflächen schwankt häufig von Tag zu Tag. Dadurch entsteht ein wachsender Bedarf an Transparenz und verlässlichen Informationen rund um die Nutzung von Räumen und Ressourcen. 

Warum moderne Raumbuchung strategisch wichtig ist 

Auf den ersten Blick wirkt die Verwaltung von Besprechungsräumen wie ein operatives Thema. Tatsächlich beeinflusst sie jedoch zahlreiche strategische Bereiche eines Unternehmens. Eine intelligente Raumbuchung verbessert die Employee Experience, unterstützt hybride Arbeitsmodelle, erhöht die Auslastung von Büroflächen und schafft eine professionelle Umgebung für Kundengespräche und Besuche. 

Wenn Mitarbeitende Zeit damit verbringen müssen, einen freien Raum zu suchen, entstehen unnötige Reibungsverluste. Wenn Kunden bei einem wichtigen Termin keinen verfügbaren Besprechungsraum vorfinden, leidet die Professionalität des Unternehmens. Moderne Workplace-Lösungen helfen dabei, solche Herausforderungen zu vermeiden und Prozesse deutlich effizienter zu gestalten. 

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick 

Joan bietet zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag vereinfachen: 

• Raumstatus auf einen Blick sichtbar: frei, belegt oder reserviert 
• Buchung direkt am Display, per App, Webportal oder Kalenderintegration 
• Automatische Freigabe ungenutzter Reservierungen 
• Integration mit Microsoft 365, Exchange Online, Microsoft Teams, Google Workspace und Slack 
• Echtzeit-Synchronisation aller Buchungsvorgänge 
• Einfache Verwaltung mehrerer Standorte und Besprechungsräume 
• Umfangreiche Nutzungs- und Auswertungsmöglichkeiten für Workplace-Entscheidungen 

Ergänzung statt Ersatz für Microsoft 365 

Viele Unternehmen fragen sich, ob Microsoft 365 nicht bereits alle notwendigen Funktionen für die Verwaltung von Besprechungsräumen bereitstellt. Tatsächlich bietet Microsoft mit Exchange-Ressourcenpostfächern, Outlook-Raumplanung, Teams-Kalendern und Microsoft Places bereits eine solide Grundlage. Für viele Organisationen reicht dieser Funktionsumfang vollkommen aus. 

Mit zunehmender Komplexität entstehen jedoch zusätzliche Anforderungen. Unternehmen möchten beispielsweise direkt vor einem Raum dessen Verfügbarkeit erkennen, ungenutzte Reservierungen automatisch freigeben oder Arbeitsplatzbuchungen, Besuchermanagement und Raumbuchung miteinander verknüpfen. Genau hier erweitert Joan die vorhandene Microsoft-Umgebung und verbindet digitale Kalender mit der physischen Arbeitswelt. 

Eine Plattform für den gesamten Workplace 

Raumbuchung ist lediglich ein Baustein innerhalb der Joan-Plattform. Unternehmen können zusätzlich Desk Booking, Besuchermanagement, digitale Beschilderung, Parkplatzreservierungen sowie die Verwaltung weiterer Ressourcen integrieren. Der Vorteil liegt in einer zentralen Plattform für unterschiedliche Workplace-Services, anstatt mehrere Einzellösungen parallel betreiben zu müssen. 

Dadurch entsteht für Mitarbeitende ein konsistentes Nutzererlebnis, während die IT-Abteilung von einer geringeren Komplexität und weniger Schnittstellen profitiert. Unternehmen schaffen so die Grundlage für einen modernen digitalen Arbeitsplatz, der flexibel auf zukünftige Anforderungen reagieren kann. 

Fazit 

Hybrides Arbeiten benötigt mehr als einen Kalender. Unternehmen brauchen Transparenz über die Nutzung ihrer Arbeitsflächen, einfache Prozesse für Mitarbeitende und zuverlässige Informationen für Facility- und Office-Management. Joan unterstützt Unternehmen dabei, digitale Kalender mit der physischen Arbeitsumgebung zu verbinden und schafft dadurch eine moderne Workplace Experience. 

Für Unternehmen, die ihre Besprechungsräume effizienter verwalten, hybride Arbeitsmodelle unterstützen und langfristig weitere Workplace-Services integrieren möchten, bietet Joan eine flexible und einfach implementierbare Lösung. Die Plattform ergänzt bestehende Microsoft-365-Umgebungen sinnvoll und hilft dabei, Reibungsverluste im Arbeitsalltag nachhaltig zu reduzieren. 

NuboFaQs:

Nubolinks

https://learn.microsoft.com/de-de/answers/tags/831/m365-office

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