Microsoft 365 Agents – Copilot und Co.
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Mehr InformationenChatbots überall oder wie bei Microsoft genannt, die Agents. Sie beantworten Fragen, geben Unterstützung und sollen den Arbeitsaufwand bei bestimmten Tätigkeiten minimieren. Heute schauen wir uns die Microsoft 365 Agents mal an, geben dir einen Überblick darüber, was das genau ist, welchen Unterschied es zum Copilot Studio gibt und was diese denn genau tun können.
Inhalt des Artikels
Hilfe, ich habe keine Ahnung was Agents überhaupt sind!
Gefühlt hört man überall nur noch KI (künstliche Intelligenz) und Agents und Copilot. Alles verändert sich rasend schnell und man hat manchmal kaum die Chance hinterher zu kommen mit all den Neuerungen. Und dazwischen tummeln sich die Unternehmen, die immer noch mit Skype for Business kommunizieren statt mit Microsoft Teams. Dass man dabei schnell den Überblick verliert, steht wohl außer Frage.
Deshalb klären wir erstmal die Begrifflichkeiten, bevor wir in das Thema eintauchen. Die Microsoft 365 Agents wurde auf der Ignite 2024 vorgestellt und sind spezialisierte, KI-gestützte Tools, die entwickelt wurden, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Das bedeutet, dass du kleine Chatbots in deiner Arbeitsumgebung (beispielsweise in einer SharePoint Dokumentenbibliothek) hast, die du befragen kannst. Quasi kleine Helferlein, die dich unterstützen sollen beispielsweise Dokumente schneller zu finden.
Soviel erstmal dazu. Nun sollten wir noch klären, was der Unterschied zwischen dem Copilot Studio und den Microsoft 365 Agents ist oder war das nicht dasselbe oder gehören die zusammen?
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Was ist der Unterschied zwischen Copilot Studio und den Microsoft 365 Agents?
Ja, die gehören zusammen und haben unterschiedliche Zielgruppen. Die Microsoft 365 Agents basieren auf Copilot Studio und beide „Funktionen“ können im Copilot Studio angepasst werden. Sie funktionieren nur mit einer Microsoft Copilot Lizenz.
Copilot Studio
Copilot Studio ist eine Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre eigenen maßgeschneiderten KI-Copilots zu entwerfen und zu erstellen. Diese benutzerdefinierten Copilots können nahtlos in die Microsoft 365-Apps integriert werden, um Daten zu analysieren, Aufgaben zu automatisieren und Einblicke in Geschäftsprozesse zu bieten. Außerdem können diese Bots auch auf externen Websites eingebettet werden, um so beispielsweise in einem Onlineshop Fragen von Kunden zu beantworten und Unterstützung zu geben. Ganz wichtig hierbei ist, dass keine Unternehmensdaten an Dritte weitergegeben werden, sondern der Bot sich ausschließlich auf die Infos der Website bezieht.
Microsoft 365 Agents
Die Microsoft 365 Agents sind vorgefertigte KI-Tools, die speziell entwickelt wurden, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Diese Agents sind in die Microsoft 365-Umgebung integriert und bieten Funktionen wie Echtzeit-Übersetzungen, Projektmanagement-Automatisierung und Self-Service-Optionen für Mitarbeiter. Sie sind darauf ausgelegt, den Arbeitsalltag zu erleichtern und die Produktivität zu steigern, ohne dass eine umfangreiche Anpassung erforderlich ist. Diese können ausschließlich in der Microsoft 365 Umgebung eingesetzt werden.
Wer, wie, was? Agents im Überblick
Nun kommen wir auch schon zu den eigentlichen Agents. Welche genau gibt es denn und wie können diese Agents mich in meinen Arbeitsalltag unterstützen? Machen sie diesen (Arbeitsalltag) denn wirklich einfacher bzw. produktiver?
1. Facilitator Agent
Der Facilitator Agent ist darauf spezialisiert, Meetings und Chats in Microsoft Teams zu optimieren. Er hilft dabei, die Zusammenarbeit zu erleichtern, indem er sicherstellt, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind. Dies kann durch die automatische Zusammenfassung von Diskussionen oder das Hervorheben wichtiger Punkte geschehen.
2. Interpreter Agent
Dieser Agent ermöglicht Echtzeit-Sprachübersetzungen in Teams-Meetings. Teilnehmer können in ihrer bevorzugten Sprache sprechen und zuhören, was die Kommunikation in internationalen Teams erheblich erleichtert. Der Interpreter Agent unterstützt eine Vielzahl von Sprachen und sorgt für nahtlose Übersetzungen.
3. Project Manager Agent
Der Project Manager Agent automatisiert das Projektmanagement in Microsoft Planner. Von der Erstellung von Plänen bis zur Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben – dieser Agent übernimmt viele der zeitaufwändigen Aufgaben und sorgt dafür, dass Projekte reibungslos ablaufen.
4. Employee Self-Service Agent
Dieser Agent bietet Mitarbeitern schnellen Zugang zu Antworten auf HR- und IT-Fragen. Er ermöglicht es, Aktionen wie das Einloggen von Urlaubsanträgen oder das Öffnen von Helpdesk-Tickets direkt durchzuführen. Dies spart Zeit und reduziert die Belastung für HR- und IT-Abteilungen.
5. SharePoint Agents
Die SharePoint Agents sind auf spezifische Aufgaben und Themenbereiche zugeschnitten. Sie bieten präzise Antworten und Einblicke, die Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Agents können beispielsweise bei der Suche nach Dokumenten oder der Analyse von Daten unterstützen.
Anwendungsbeispiele
Facilitator Agent: Ein Teamleiter nutzt den Agenten, um nach einem Meeting eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zu erhalten und diese an alle Teilnehmer zu senden.
Interpreter Agent: Ein internationales Team führt ein Meeting durch, bei dem Mitglieder in verschiedenen Sprachen sprechen. Der Agent übersetzt in Echtzeit, sodass jeder die Diskussion verfolgen kann.
Project Manager Agent: Ein Projektmanager erstellt einen neuen Plan in Planner, und der Agent weist automatisch Aufgaben zu und verfolgt den Fortschritt.
Employee Self-Service Agent: Ein Mitarbeiter möchte einen Urlaubsantrag einreichen und nutzt den Agenten, um dies schnell und unkompliziert zu erledigen.
SharePoint Agents: Ein Analyst sucht nach spezifischen Dokumenten und erhält durch den Agenten schnell die benötigten Informationen.
Vorteile der Microsoft 365 Agents
Fassen wir hier nochmal ein paar Vorteile für die Agents zusammen.
Sicherheit und Datenschutz
Einer der größten Vorteile ist, zumindest für uns, dass sie sich innerhalb der Microsoft 365 Welt bewegen und dadurch auch den Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten können. Ebenso halten sie sich an die bestehenden Benutzerberechtigungen und Sicherheitsrichtlinien.
Skalierbarkeit
Egal wie groß oder klein dein Unternehmen ist, die Agents können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden
Automatisierung von Aufgaben
Microsoft 365 Agents können sowohl einfache als auch komplexe Aufgaben automatisieren. Dies umfasst alltägliche Aufgaben wie das Sammeln von Informationen bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen.
Zeitersparnis
Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Projektmanagement, HR-Anfragen und IT-Support sparen Mitarbeiter wertvolle Zeit. Der Project Manager Agent und der Employee Self-Service Agent übernehmen viele zeitaufwändige Aufgaben, was zu einer schnelleren Bearbeitung führen kann.
Copilot Agent erstellen
Zu guter Letzt möchten wir dir noch zeigen, wie du in Copilot direkt einen Agent hinzufügen kannst, um deine Arbeit mit Copilot zu verbessern, zu vereinfachen. Solltest du also eine Copilot Lizenz haben, kannst du es direkt mal ausprobieren.
Copilot-Agents erhalten
Sobald du auf „Copilot-Agents erhalten“ klickst kommst du zu den ganzen Apps, die du in Microsoft Teams hinzufügen kannst. Hier kannst du für sämtliche Apps einen Copilot Agent hinzufügen.
Du kannst dir auch deinen eigenen Agent erstellen. Mit Klick darauf gelangst du zum Copilot Studio. In unserem Beispiel erstellen wir einen Schreibcoach. Du kannst noch Anpassungen in der Beschreibung vornehmen und dann oben rechts auf „Erstellen“ klicken.
Jetzt kannst du sehen, dass der „Schreibcoach“ eingefügt wurde und mit einem Text beginnen und dir Ratschläge bzw. Vorschläge holen. Der Schreibcoach zum Beispiel ist nur für den „geschäftlichen“ Bereich in Copilot verfügbar und sucht keine Informationen zusammen, sondern konzentriert sich ausschließlich auf das Verfassen von Texten, Übersetzungen, das Umschreiben und Verbessern davon.
Verwendest du im Unternehmen schon fleißig die Agents oder Copilot Studio?
Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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Introducing Microsoft Copilot actions, new agents, and tools to empower IT| Microsoft 365 Blog
Ignite 2024: SharePoint agents now in general availability | Microsoft Community Hub
Introducing new agents in Microsoft 365 | Microsoft Community Hub
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Markus
Aus der Praxis für die Praxis stellt Markus euch regelmäßig alleine oder mit Gästen Neuigkeiten zum Thema digital collaboration mit Microsoft Office 365 oder allgemeine Themen aus der agilen digitalen Welt vor.