Ein Kommunikationskodex für alle Fälle

Schon mal von einem Kommunikationskodex gehört? Nein? Dann ist diese nuboRadio Folge genau richtig für dich. Was das ist, was es beinhaltet und welchen Nutzen dieser Kodex im Unternehmen hat, erfährst du heute.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das?

Ein Kommunikationskodex kann man auch als Richtlinie oder Regelwerk für interne und externe Kommunikation sehen. Es soll den Mitarbeitenden als Vorlage und Unterstützung dienen, damit diese im Namen des Unternehmens korrekt „handeln“ können.

Benötigen wir einen Kommunikationskodex?

Diese Frage kann ganz klar mit JA beantwortet werden. Viele Mitarbeiter verschwenden wertvolle Arbeitszeit damit, zwischen den vielen Kommunikationstools hin und her zu springen, um alle Infos zu erhalten. Ebenso sind sie oft unsicher, welches Tool für welche Kommunikation verwendet werden soll. Deshalb kann ein Nachschlagewerk viele Ungereimtheiten aus dem Weg schaffen und den Mitarbeitern ein sicheres Gefühl in Sachen Kommunikation geben.

Was sollte ein Kommunikationskodex alles beinhalten?

Ein Bestandteil davon wäre, welche Kommunikationswege im Unternehmen gewünscht sind. Gibt es ein Tool wie Microsoft Teams oder Asana? Soll nur über E-Mail kommuniziert werden oder sind persönliche Gespräche das Mittel der Wahl?

Es sollten sich alle Vorlagen, die mit Kommunikation zu tun haben, darin befinden. Beispielsweise Texte für deine Abwesenheit, offizielle E-Mail Texte, die Art und Weise, wie du etwas formulierst usw. Solltet ihr ein Kollaboration Tool wie Teams haben, wäre es wichtig zu wissen, wie du auf Posts in Teams oder Yammer/Viva Engage reagieren solltest.

Es geht eben um das komplette Thema Kommunikation. Je nach Unternehmen können hier auch Kommunikationstipps für die Mitarbeitenden und den Umgang untereinander festgehalten werden. Welche Reaktionen werden von dir als Mitarbeiter erwartet und welches Verhalten ist erwünscht?

Aufbau eines Kommunikationskodex

Wie kann also so ein Kommunikationskodex aussehen?

Wo soll mein Team kommunizieren?

Hier gilt es die Frage zu beantworten, mit welchem Tool ihr kommunizieren möchtet und für welche Art von Kommunikation es genutzt wird.

Ein Beispiel könnte sein, dass ihr E-Mails für offizielle oder teilweise externe Belange verwendet. Microsoft Teams für alle internen Themen. Hier hat beispielsweise jede Abteilung (HR, Helpdesk, Team, Einkauf usw.) ein eigenes Team mit passenden Untergruppen, den Kanälen.

Dann wäre SharePoint als Intranet da, indem beispielsweise Produktneuheiten vorgestellt werden, Erste-Hilfe Themen stehen, alle Richtlinien & Vorlagen gespeichert sind usw. Zum Schluss gibt es vielleicht auch noch Yammer/Viva Engage für das soziale Miteinander. Hierrüber können die Intranet Artikel gepostet, Mitarbeitererfolge gefeiert, Projekte vorgestellt werden usw.

Für alle Besprechungen die online stattfinden, wird für intern, sowie extern ebenso Microsoft Teams verwendet.

Wie oft soll mein Team kommunizieren?

Der erste Schritt zur erfolgreichen Kommunikation ist schon mal getan, denn du weißt jetzt, worüber welche Art von Kommunikation stattfindet. Im zweiten Schritt kann festgelegt werden, wie oft mindestens bei gewissen Themen kommuniziert oder in welchem Zeitraum auf eine Nachricht geantwortet bzw. reagiert werden soll.

Beim Beispiel Projekte kann festgelegt werden, wie oft Updates erfolgen, um alle auf dem neuesten Stand zu halten. Erhältst du eine Nachricht, wäre es vielleicht sinnvoll innerhalb von maximal zwei Tagen zu antworten usw.

Wann wird ein Thema in einem Einzelchat, einem Gruppenchat oder im Kanalchat besprochen?

In diesen Bereich gehört auch eine gewisse Art an Netiquette dazu. Welcher Umgang mit Posts, Nachrichten und Kommentaren ist angebracht? Hierbei kann es hilfreich sein, welche Firmenkultur das Unternehmen hat und wie diese definiert ist.

Text-Vorlagen

Hier können Vorlagen für deine Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Vertretung usw.) stehen wie in diesem Beispiel:

Vielen Dank für Deine E-Mail. Ich bin bis einschließlich XX.XX.2023 nicht erreichbar.
Deine E-Mail wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet oder anderweitig verarbeitet. Ich kontaktiere dich nach meiner Rückkehr.
Ich wünsch Dir und deiner Familie ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Start in ein neues, glückliches, gesundes und erfolgreiches Jahr 2024.
Vielen Dank und viele Grüße
Markus

Texte für offizielle E-Mails mit Externen. Vielleicht auch die Verlinkung hin zu den Briefvorlagen. Es sollte vermerkt sein, ob die Unternehmenssprache per SIE oder DU ist.

Dann natürlich die E-Mail Signatur, damit auch alle das gleiche Aussehen haben.

Aufgabenkommunikation

Du hast beispielsweise einen Austausch mit einem Kollegen und dabei werden Aufgaben definiert. Wer ist dafür zuständig, diese aufzuschreiben und in Planner einzufügen? Wird die Aufgabe einfach nur in Planner gestellt oder auch direkt der Person zugewiesen? Gibt es bei den Beiträgen einen eigenen Post pro Aufgabe oder findet die Kommunikation zu der Aufgabe ausschließlich über die Kommentarfunktion statt?

Tipps & Verlinkungen zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Bei der ganzen Tool Vielfalt vergisst man oft mal, wie ein bestimmtes Feature in einem Tool funktioniert. Hier kann es hilfreich sein, falls vorhanden, Links zu Schulungsunterlagen bzw. Tutorials oder FAQ’s hinzuzufügen. Ebenso kann eine Ansprechperson, die bei weiteren Fragen & Problemen kontaktiert werden kann, eine gute Idee sein.

Wie sieht das bei dir im Unternehmen aus? Habt ihr einen Kommunikationskodex bzw. findest du so etwas sinnvoll?