Microsoft Project von A-Z - Interview mit Torben Blankertz Part 2

Heute erhältst du die volle Ladung Projektmanagement mit Microsoft Project. Welche Voraussetzungen werden in der Organisation benötigt, warum ist ein digitales Tool sinnvoll und wie startest du am besten mit dem Thema? Torben hat die Antworten.

Inhaltsverzeichnis

Projektmanagement und das Arbeiten mit Microsoft Project

Torben erklärt, dass viele der Meinung sind, dass mit einem tollen Tool gleichzeitig alle vorhandenen Probleme gelöst werden, was natürlich nicht der Fall ist. Bevor es an das Digitalisieren eines Projektes gehen kann, sollte das Projektmanagement schon voll im Gange sein und Pain Points im Vorfeld erkannt und behandelt werden. Erst dann macht es Sinn mit einem digitalen Tool an die Sache heran zu gehen.

Fragen wie – Warum benötige ich überhaupt ein digitales Tool? Hat meine Organisation genug grundlegendes Wissen im Bereich Projektmanagement? Ist die Führungsebene mit im Boot? Wer ist für welchen Aufgabenbereich zuständig? – sind zu berücksichtigen.

Ist die Anschaffung eines Tools beschlossene Sache, sind Workshops usw. im Vorfeld sinnvoll, um genau zu sehen, wo und für was wird das Tool benötigt und wie kann es richtig implementiert werden. Denn einfach nur die Software zu installieren, funktioniert hier leider nicht. Da bedarf es etwas mehr Zeit und Planung.

Die Stufen der Digitalisierung

Bei Torben gibt es vier Stufen bzw. Kategorien, wenn es um das Thema Projektmanagement digitalisieren geht. Hier gilt es herauszufinden, in welchem Stadium befindet sich die Organisation und wo möchte diese überhaupt hin. Denn in erster Linie geht es nur darum, dem Projektleiter die Arbeit zu vereinfachen und Schritte einzusparen oder zu verbessern.

Als Beispiel nimmt er hier ein Unternehmen, welches für ihn in die Stufe 0-1 passt. In diesem Unternehmen ist Know-How vorhanden, jedoch existiert keinerlei digitales Tool. Das bedeutet, dass hier selbst kleinste Veränderungen, wie die Automatisierung eines Abnahmeprotokolls, schon große Wirkung zeigen können und für das Unternehmen erst einmal ausreichen.

Einsatz von Microsoft Project bei unterschiedlichen Abteilungen

Wie funktioniert das, wenn ein Unternehmen mehrere Abteilungen mit komplett unterschiedlichen Anforderungen hat? Wie oben schon erwähnt, sollte dies alles im Vorfeld geklärt, geplant & analysiert werden, um jeder Abteilung gerecht zu werden. Torben verwendet hierfür gerne den klassischen Prozess

Initiierung – Planung – Steuerung – Durchführung – Abschluss

Sobald die Anforderungen geklärt sind, kann Microsoft Project genau angepasst werden. Das ist eins der Vorteile an Project, dass es komplett an die Bedürfnisse angepasst und verändert werden kann.

Wo bleibt die Kommunikation innerhalb des Teams?

Wie steht es um die Kommunikation innerhalb des Teams, während der Arbeit mit Microsoft Project? Hierbei kommt es drauf an, welche Version verwendet wird. Bei Project for the web bist du automatisch in der Microsoft 365 Umgebung und kannst so relativ einfach eine Gruppe für deinen Projektplan hinzufügen und auch in Microsoft Teams weiter verwenden.

Ist der Projektplan erst einmal einer Gruppe zugewiesen, liegt es am Unternehmen, wie Projekte gehandhabt werden. Gibt es pro Projekt einen Kanal oder nur eine Gruppe? Was du wissen solltest ist, dass du über die Plattform Project for the web nicht direkt eine Kommunikation aufbauen kannst. Dies passiert alles in Teams und so musst du immer zwei Tools offen haben, um dies zu ermöglichen.