Outlook Room Finder vs. Microsoft Places Finder
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Mehr InformationenIn der modernen Arbeitswelt ist die effiziente Verwaltung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen entscheidend. Microsoft bietet zwei leistungsstarke Tools, die dabei helfen: den Outlook Room Finder und den Microsoft Places Finder. Beide haben ihre eigenen Stärken und Funktionen, die sie für unterschiedliche Bedürfnisse geeignet machen.
Inhalt des Artikels
Heute geht es wieder um das Zuordnen und Buchen von Arbeitsplätzen und Räumen. Letzten Monat haben wir uns mit dem Raumbuchungstool von Seatti Seatti – Dein Arbeitsplatzbuchungssystem – nuboworkers | learn. communicate. collaborate. beschäftigt und stellen dir heute zwei Feature innerhalb der Microsoft 365 Welt vor, die dich ebenso bei deiner Platzbuchung unterstützen können.
Outlook Room Finder
Den Outlook Room Finder gibt es schon eine ganze Weile und ist ein bewährtes Tool, das in Microsoft Outlook integriert ist. Es hilft Benutzern, verfügbare Besprechungsräume und Arbeitsplätze zu finden und zu buchen, sobald du einen neuen Präsenztermin erstellst.
- Zweck: Der Room Finder erleichtert die Suche nach verfügbaren Räumen und Arbeitsplätzen direkt in Outlook.
- Einrichtung: Räume und Arbeitsplätze müssen in Exchange Online als Raum- oder Arbeitsplatzpostfächer eingerichtet sein.
- Funktionalität: Benutzer können Räume nach Stadt und Raumliste durchsuchen und nach spezifischen Einrichtungen wie Konferenzgeräten und barrierefreien Funktionen filtern.
- Einschränkungen: Der Room Finder kann maximal 100 Räume in einer Suche anzeigen. Für eine optimale Leistung wird empfohlen, Raumlisten auf maximal 50 Räume zu beschränken.
Microsoft Places Finder
Der Microsoft Places Finder ist ein erweitertes Tool innerhalb von Microsoft Places, das eine verbesserte Benutzererfahrung bietet. Es wurde entwickelt, um die Suche nach Konferenzräumen und Arbeitsplätzen noch einfacher und intuitiver zu gestalten und ist natürlich nur verfügbar, wenn dein Unternehmen auch Microsoft Places verwendet.
- Zweck: Der Places Finder hilft Mitarbeitern, verfügbare Konferenzräume und Arbeitsplätze mit erweiterten Funktionen zu finden.
- Einrichtung: Ähnlich wie beim Room Finder müssen Räume und Arbeitsplätze in Exchange Online eingerichtet sein. Zusätzlich müssen Gebäudeentitäten und Etagen erstellt werden.
- Funktionalität: Der Places Finder bietet zusätzliche Funktionen wie Bilder von Räumen, Karten von Büroflächen und Details zu verfügbaren Technologien und Annehmlichkeiten. Sobald aktiviert, ersetzt er die Room Finder-Erfahrung in Outlook.
- Integration: Der Places Finder ist in der Microsoft Places Web-App verfügbar und integriert sich nahtlos in den Outlook-Kalender.
Hauptunterschiede
Der größte Unterschied zwischen den beiden Tools liegt in den erweiterten Funktionen des Microsoft Places Finder. Während der Room Finder grundlegende Such- und Filterfunktionen bietet, geht der Places Finder einen Schritt weiter und liefert detaillierte Informationen und visuelle Hilfsmittel, um den richtigen Raum zu finden. Zudem ersetzt der Places Finder den Outlook Room Finder vollständig, sobald er aktiviert und komplett ausgerollt ist.
Microsoft Places Finder in Ihrer Organisation aktivieren
Voraussetzungen
- Exchange Online Setup: Stelle sicher, dass alle Besprechungsräume und Arbeitsplätze als Raum- oder Arbeitsplatzpostfächer in Exchange Online eingerichtet sind.
- Gebäude- und Etagenhierarchie: Erstelle Gebäudeeinheiten und Etagen und verknüpfe diese mit den Raum- und Arbeitsplatzpostfächern. Diese Einrichtung stellt sicher, dass alle Räume und Arbeitsplätze einem Gebäude und einer Etage zugeordnet sind.
- Ressourcenkonten aktualisieren: Stelle sicher, dass jedes Ressourcenkonto genaue Daten, einschließlich Fotos und Metadaten für Räume und Arbeitsplätze, enthält.
Microsoft Places Finder aktivieren
- Anmeldung zur Microsoft Places Public Preview:
- Besuche die Microsoft Places Public Preview-Seite und folge den Anweisungen zur Anmeldung.
- Sicherheitsgruppen zuweisen:
- Füge Benutzer den entsprechenden mailfähigen Sicherheitsgruppen hinzu. Dies kann über PowerShell, das Microsoft Admin Center oder Microsoft Graph APIs erfolgen. Denn der Zugriff auf den Places Finder basiert auf der Mitgliedschaft in E-Mail aktivierten Sicherheitsgruppen.
- Empfohlene Gruppen umfassen:
- Places Finder Users: Für Benutzer, die Zugriff auf Microsoft Places Finder benötigen.
- Places Advanced Users: Für Benutzer, die Zugriff auf erweiterte Funktionen wie Space Analytics und Intelligent Booking benötigen.
- Microsoft Places Finder aktivieren:
- Verwende PowerShell, um eine Verbindung zu deinem Mandanten herzustellen und Microsoft Places Finder zu aktivieren.
- Einrichtung überprüfen:
- Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Räume nach der Einrichtung im Microsoft Places Finder angezeigt werden.
Fazit
Sowohl der Outlook Room Finder als auch der Microsoft Places Finder sind wertvolle Tools für die Verwaltung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen. Der Room Finder eignet sich hervorragend für grundlegende Anforderungen und ist einfach in den normalen Microsoft Lizenzen enthalten, während der Places Finder mit seinen erweiterten Funktionen und visuellen Hilfsmitteln eine verbesserte Benutzererfahrung bietet. Die Wahl zwischen den beiden hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens ab und natürlich, ob Microsoft Places lizenziert ist oder nicht. Bis jetzt konnten wir es noch nicht testen und sind schon mega gespannt, wenn es endlich soweit ist.
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nuboLinks
Enabling Places Finder – Microsoft 365 Places | Microsoft Learn
Bereitstellungshandbuch für Orte – Microsoft 365 Places | Microsoft Learn
Quick setup of buildings and floors – Microsoft 365 Places | Microsoft Learn
Markus
Aus der Praxis für die Praxis stellt Markus euch regelmäßig alleine oder mit Gästen Neuigkeiten zum Thema digital collaboration mit Microsoft Office 365 oder allgemeine Themen aus der agilen digitalen Welt vor.