SharePoint Online Informationsarchitektur

In der heutigen digitalen Ära wächst das Informationsvolumen in Unternehmen ständig. Ohne effektive Richtlinien und Prinzipien zur Verwaltung dieser Informationen können Benutzer schnell überfordert sein und Schwierigkeiten haben, ihre Inhalte effizient zu verwalten. Hier kommt die Informationsarchitektur (IA) ins Spiel. Diese Folge nuboRadio führt dich durch die wichtigsten Komponenten und Best Practices für die Gestaltung der IA in SharePoint online.

 

 

 

Was ist die Informationsarchitektur (IA)?

Informationsarchitektur (IA) ist die Kunst, Inhalte so zu organisieren, zu strukturieren und zu kennzeichnen, dass sie effektiv und nachhaltig genutzt werden können. Sie sorgt dafür, dass Informationen leicht auffindbar, verwaltbar und nutzbar sind. Im Kontext von SharePoint umfasst IA die Definition von Seitenstrukturen, Navigation, Inhaltstypen, Metadaten und Governance-Richtlinien. Das Hauptziel ist es, die Suchzeit zu verkürzen und Duplikate zu minimieren. Eine solide Informationsarchitektur legt den Grundstein für Wachstum und Skalierbarkeit.

 

Welche Vorteile bietet eine gute Informationsarchitektur?

Verbesserte Navigation und Benutzerfreundlichkeit: Eine klare und logische Struktur hilft den Benutzern, sich leicht zurechtzufinden und die benötigten Informationen schnell zu finden.
Effizientes Dokumentenmanagement: Durch die Verwendung von Metadaten und Tags können Dokumente besser organisiert und verwaltet werden. Dies erleichtert die Suche und das Auffinden von Dokumenten.
Zugriffssteuerung und Sicherheit: Eine gut geplante Informationsarchitektur ermöglicht es, Zugriffsrechte und Berechtigungen effektiv zu verwalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Integration und Zusammenarbeit: SharePoint Online ermöglicht die nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Tools wie Teams und OneDrive, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens fördert.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Eine flexible Informationsarchitektur kann leicht an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, ohne dass umfangreiche Änderungen erforderlich sind.

 

Die acht Schlüsselkomponenten der SharePoint-Informationsarchitektur

Was also gehört alles zu der Informationsarchitektur und wie kann diese vielleicht auch recht einfach verbessert werden kann.

Root Site

Die Root Site in SharePoint ist eine spezielle Website, die automatisch eingerichtet wird, wenn ein Microsoft 365-Abonnement mit SharePoint eingerichtet wird. Diese Website dient als oberste Ebene der SharePoint-Umgebung eines Unternehmens und hat typischerweise die URL musterfirma.sharepoint.com. Der Standardname ist „Communication site“ und der Besitzer ist der Unternehmensadministrator (alle globalen Administratoren in der Organisation).

Die Root Site kann nicht mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden werden und kann auch nicht gelöscht werden. Wenn du jedoch eine andere Website als Root Site verwenden möchtest, kannst du die Root Site durch eine andere Website ersetzen. Dies kann eine Kommunikationswebsite oder eine moderne Teamwebsite sein, die nicht mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Root Site zu modernisieren:

• Ersetze die Root Site durch eine andere Website. Erstellen einer neuen modernen Startseite: Navigiere zu deiner SharePoint-Website. Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts und wähle „Websiteinhalte“. Wähle „Neue Seite“ und dann „Moderne Seite“. Füge die gewünschten Webparts hinzu und gestalten die Seite nach deinen Vorstellungen bzw. die des Unternehmens. Speichere und veröffentliche die Seite.

• Füge eine neue moderne Startseite hinzu und aktiviere vollbreite Seiten mit horizontaler Navigation.
• Aktiviere die moderne Seitenbibliothekserfahrung und setze eine moderne Seite als Startseite der Root Site.

Aktivieren der vollbreiten Seiten mit horizontaler Navigation:

Gehe zu den Websiteeinstellungen, indem du auf das Zahnradsymbol klicken und „Websiteeinstellungen“ auswählst. Wähle „Navigationseinstellungen“ und aktiviere die horizontale Navigation. Um die Seite vollbreit zu machen, stelle sicher, dass die Kommunikationswebsiteerfahrung aktiviert wurde. Dies kannst du unter „Websiteeinstellungen“ und dann „Websiteinformationen“ überprüfen.

 

 

Hub Sites:

Hub Sites in SharePoint sind eine zentrale Funktion, die es ermöglicht, verwandte Websites zu verbinden und eine einheitliche Navigation sowie ein konsistentes Erscheinungsbild zu bieten. Hub Sites dienen als übergeordnete Struktur, die verschiedene Websites zusammenhält und eine gemeinsame Navigation, sowie eine Suche über alle verbundenen Websites hinweg ermöglicht. Die Besucherberechtigungen der Hub Site werden an die verbundenen Websites vererbt, was die Verwaltung von Zugriffsrechten vereinfacht.

In deinem Unternehmen wird jede Landesinstanz eine eigene Hub Sites-Struktur erhalten, wobei der Hub nur die Landingpage enthält und alle weiteren Bereiche als Sites der Hub Site zugeordnet werden. Die Pflege und Verwaltung der Hub Sites obliegt den Intranet Managern. In dieser Folge nuboRadio gehen wir nochmal speziell darauf ein So nutzt du die Hubsites – nuboRadio by nuboworkers

 

 

Home Sites

Eine Home Site in SharePoint ist eine spezielle Kommunikationswebsite, die als zentrale Anlaufstelle für die gesamte Organisation dient. Sie bietet eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung, die die Marke, die Stimme und die Prioritäten der Organisation widerspiegelt. Eine Home Site fungiert als Tor zu anderen Portalen im Intranet der Organisation und bietet eine zentrale Plattform für Nachrichten, Ereignisse, Inhalte, Gespräche und Videos.

Home Sites sind darauf ausgelegt, ein ansprechendes Erlebnis zu bieten, das die Benutzer mit den wichtigsten Informationen und Ressourcen verbindet. Sie können als offizielle Nachrichtenquelle der Organisation gekennzeichnet werden, und die veröffentlichten Nachrichten werden visuell als offizielle Nachrichten markiert und an alle Benutzer mit Zugriff auf die Home Site weitergeleitet. Darüber hinaus bietet die Home Site eine unternehmensweite Microsoft-Sucherfahrung, die es den Benutzern ermöglicht, Inhalte im gesamten Intranet zu durchsuchen.

SharePoint Homesites und der Unterschied zu Hubsites – nuboworkers

 

SharePoint Start Page

Die SharePoint Start Page ist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb von SharePoint, die es Benutzern ermöglicht, Inhalte und Portale innerhalb ihrer Organisation leicht zu finden und darauf zuzugreifen. Auf dieser Seite findest du Nachrichten von den Websites, denen du folgst, vorgeschlagene Websites und, wenn du SharePoint in Microsoft 365 verwendest, Nachrichten von Websites, die du häufig besuchst, sowie andere Nachrichten, die vom Microsoft Graph empfohlen werden.

Die SharePoint Start Page bietet verschiedene Funktionen, darunter die Möglichkeit, Websites und Seiten zu erstellen, die in deiner SharePoint-Seitenbibliothek in OneDrive gespeichert werden. Du kannst auch Nachrichtenbeiträge erstellen und die Suchfunktion nutzen, um andere Websites, Dateien oder Personen in deiner Organisation zu finden. Wenn du ein Microsoft 365-Administrator bist, kannst du festlegen, welche Links auf dieser Seite angezeigt werden.

Zusätzlich zur Navigation und dem Zugriff auf Inhalte bietet die SharePoint Start Page eine benutzerfreundliche Oberfläche, die schnell und effizient auf wichtige Informationen zugreifen und diese verwalten lässt.

 

 

Organization Assets

Organization Assets in SharePoint sind spezielle Dokumentbibliotheken, die es Organisationen ermöglichen, wichtige Dateien zentral zu speichern und zu verwalten, sodass alle Benutzer innerhalb der Organisation darauf zugreifen können. Diese Bibliotheken können zwei Arten von Assets enthalten: Bilder (wie Fotos und Logos) und Office-Vorlagen (für Word, Excel und PowerPoint).

Wenn ein Benutzer ein Webpart zu einer modernen Seite in SharePoint hinzufügt und der Dateiauswahl-Dialog geöffnet wird, kann der Benutzer im linken Bereich „Ihre Organisation“ auswählen, um die von der Organisation festgelegten Bibliotheken zu durchsuchen. Ebenso können Benutzer beim Erstellen eines neuen Office-Dokuments die Registerkarte für ihre Organisation auswählen, um die verfügbaren Vorlagen zu sehen.

Um eine Organization Assets-Bibliothek zu erstellen, muss ein Administrator eine vorhandene Website auswählen oder eine neue Website erstellen, die als Speicherort für die Assets dient. Dies kann eine Kommunikationswebsite, eine Teamwebsite, die mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist, oder eine moderne Teamwebsite sein, die nicht mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist. Alle Organization Asset-Bibliotheken müssen sich auf derselben Website befinden.

Die Verwendung von Organization Assets bietet mehrere Vorteile, darunter die zentrale Verwaltung und Bereitstellung wichtiger Ressourcen, die Konsistenz und Einheitlichkeit in der gesamten Organisation fördern. Beachte hierbei, dass diese Funktion in den Office & Microsoft 365 E3 und E5 Lizenzen enthalten und diese nicht in der Web App für Excel oder Word verfügbar ist.

 

Application Catalog

Der Application Catalog in SharePoint ist eine spezielle Website-Sammlung, die dazu dient, benutzerdefinierte Apps und Lösungen zu speichern und zu verwalten, die innerhalb einer Organisation verwendet werden. Diese Apps können sowohl aus dem SharePoint Store als auch benutzerdefinierte Apps sein, die speziell für die internen Bedürfnisse der Organisation entwickelt wurden.

Verwaltung von Apps: Als SharePoint-Administrator kannst du Lösungen aus dem SharePoint Store erwerben oder benutzerdefinierte Apps verteilen, die in SharePoint, Microsoft Teams und Viva Connections verwendet werden können. Um eine App aus dem SharePoint Store hinzuzufügen, gehst du zur Seite „Weitere Funktionen“ im SharePoint Admin Center und wählst „Öffnen“ unter Apps. Auf der Seite „Apps verwalten“ kannst du dann den SharePoint Store durchsuchen und die gewünschte App hinzufügen.

Hinzufügen benutzerdefinierter Apps: Wenn du eine benutzerdefinierte App hochlädst, wird sie für Benutzer verfügbar, wenn sie Apps unter „Von Ihrer Organisation“ durchsuchen. Du kannst die App auch so konfigurieren, dass sie zu allen Websites in der Organisation hinzugefügt wird. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen, indem du die App hochlädst und die entsprechenden Berechtigungen genehmigst.

Wichtige Hinweise: Ab dem 2. April 2026 werden SharePoint-Add-Ins für SharePoint in Microsoft 365 eingestellt, und Benutzer können keine SharePoint-Add-Ins mehr verwenden. Das Installieren von SharePoint-Add-Ins aus dem SharePoint Store wird ab dem 1. Juli 2024 nicht mehr möglich sein.

 

 

Learning Hub und Viva Learning

Viva Learning ist eine zentrale Lernplattform in Microsoft Teams, die es ermöglicht, Lerninhalte und -werkzeuge zu aggregieren und in den Arbeitsfluss zu integrieren. Viva Learning bietet eine personalisierte Ansicht von Lerninhalten, die sowohl von deiner Organisation als auch von Partnern wie LinkedIn Learning bereitgestellt werden. Benutzer können Lerninhalte entdecken, teilen, empfehlen und direkt in Microsoft Teams lernen. Die Plattform fördert eine Kultur des Lernens und Wachstums, indem sie das Lernen sozial gestaltet und Coaching und Mentoring unterstützt.

Learning Hub ist ein Teil von Viva Learning und bietet eine zentrale Anlaufstelle für Schulungs- und Lernressourcen. Es ermöglicht die Erstellung von Lernprogrammen und die Verwaltung von Lernenden. Die Plattform integriert Lerninhalte in den Arbeitsfluss und bietet Funktionen wie das Senden von Lerninhalten in Chats, das Durchsuchen von Lerninhalten und das Empfehlen von Inhalten. Viva Learning unterstützt auch die Erstellung benutzerdefinierter Schulungs-Playlists, um den einzigartigen Bedürfnissen deiner Organisation gerecht zu werden.

SharePoint Premium

SharePoint Premium ist die neueste Entwicklung von Microsoft Syntex und bietet eine fortschrittliche Content-Management- und Erlebnisplattform. Es kombiniert die Funktionen von SharePoint und Syntex, um KI-gesteuerte Lösungen zu bieten, die Menschen befähigen, Workflows in großem Maßstab zu automatisieren und Inhalte für KI und Microsoft Copilot für Microsoft 365 vorzubereiten.

SharePoint Premium umfasst Funktionen wie Content-Erlebnisse, die die Produktivität mit hochwertigen Dokumentlösungen und Dokumentportalen steigern, Content-Verarbeitung, die den Wert von Inhalten durch KI-gesteuerte Automatisierung maximiert, und Content-Governance, die Sicherheit und Compliance durch die Verwaltung des Content-Lebenszyklus und die Kontrolle des Zugriffs mit einfachen, aber leistungsstarken Tools gewährleistet.

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nuboLinks

Einführung in die SharePoint-Informationsarchitektur – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Modelle und Beispiele für Informationsarchitekturen – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Modernisieren Ihrer Stammwebsite – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
SharePoint Strukturen – verstehen und anwenden – nuboRadio
https://techcommunity.microsoft.com/blog/spblog/8-components-of-sharepoint-information-architecture/4356712?WT.mc_id=M365-MVP-5005336
Create an organization assets library – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn