Bestimmt habt ihr in eurem Unternehmen auch viele verschiedene Kanäle für die Kommunikation. Gibt es bei euch ein Konzept oder eine Richtlinie, wann was genutzt werden soll? Bei uns dreht sich im Oktober alles rund um das Thema interne Kommunikation und die Tools aus der Office365-Welt dazu. Daher starten wir auch heute direkt mit einer When to use what Folge. Und die Frage dazu lautet: Wann verwende ich Yammer, Teams oder schreibe eine E-Mail?

Yammer

Microsoft Teams

E-Mail

Wir möchten euch einen Überblick über den Einsatz dieser Tools geben, doch natürlich gilt auch hier, beachtet immer die in eurem Unternehmen gültigen Richtlinien.

Yammer

Posten und chatten in einem sozialen Netzwerk für das Unternehmen. Schon alleine die Form der Kommunikation ist anders und ungewohnt und es können auch noch so viele Kollegen und Führungskräfte lesen…. Dadurch grenzt sich der Einsatz von Yammer auch schon direkt ab, denn durch die Vielzahl der Nutzer/Mitglieder können wir diese Plattform zum Wissensaustausch, Fragen stellen und gemeinsamem Ideen weiterentwickeln nutzten.

Hier können wir mit dem sogenannten äußeren Kommunikationskreis, also Personen mit welchen wir nicht jeden Tag zusammenarbeiten, in Kontakt kommen und uns austauschen. Im Video seht ihr die neuere Version von Yammer, die noch mehr nach einem sozialen Netzwerk aussieht, statt nur einem Arbeitstool. So macht das Arbeiten noch mehr Spaß :-).

Microsoft Teams

Der innere Kommunikationskreis, also unsere direkten Kollegen, trifft sich in Teams. Alles was rund um die Projektarbeit, Zusammenarbeit in der Abteilung oder dem kurzfristigen und schnellen Austausch mit Kollegen kommuniziert wird, findet in Teams statt. Für fest definierte und längerfristige Themen werden Teams erstellt und dort kommuniziert.

Kurzfristige Fragen oder Themen können in Einzel- oder Gruppenchats geklärt werden. Die formlose und schnelle Kommunikation ermöglicht uns Themen effizienter zu klären und direkt transparent zu teilen! Informationen können Zielgruppen gerichtet geteilt werden und direkte Ansprechpartner werden mit der @-Erwähnung persönlich angesprochen.

Konversationskreis mit Outlook, Yammer, Teams und wann ich was verwende

E-Mail

Können wir die E-Mail mit Yammer und Teams abschaffen? Dürfen wir überhaupt noch E-Mails schreiben? Wir finden, wir können und sollten die E-Mail durch die neuen Tools nicht abschaffen und dürfen natürlich noch E-Mails schreiben. Auch wir verwenden noch E-Mails und haben Outlook immer neben Teams und Yammer geöffnet! Auf den Empfänger oder Empfängerkreis kommt es an! Mit Neukunden oder bei der Akquise ist E-Mail immer noch das Mittel der Wahl und hat eigentlich auch keine Konkurrenz, doch sobald wir im Projekt mit den Kunden zusammenarbeiten, schreiben wir fast keine E-Mails mehr sondern Kommunizieren über den Chat. Natürlich gibt es Ausnahmen, wie bspw. formelle Informationen oder Status Updates an Personen außerhalb des Projektteams.

Hier noch ein Tipp, den wir bekommen haben und Schrittweise in den Projekten nun einführen, um die Kommunikation über Microsoft Teams zu fördern. Vielen Dank dafür!

Erklärung wie man die E-Mail Signatur mit einem Teamslink versehen kann, um direkt einen Chat oder Call zu beginnen

Unser Fazit: E-Mails sind natürlich noch Bestandteil unseres Arbeitsalltags und dürfen auch weiterhin geschrieben werden, wenn es der Anlass oder Empfängerkreis verlangt.

Diese Video ist zwar von 2018, zeigt aber immer noch wie genial und einfach die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 gestaltet werden kann und ist.

Wie handhabt ihr das in eurem Unternehmen? Wie funktioniert bei euch die interne Kommunikation? Wir freuen uns wie immer auf eure Antworten über unser Kontaktformular oder unsere Kanäle. Oder möchtet ihr bei uns Interviewpartner sein, der uns von seinem Beispiel erzählt?

Links:

COVID-19 & Interne Kommunikation: Wie MediaMarktSaturn mit Yammer die Mitarbeiterkommunikation umgestaltete | News Center Microsoft

Internal communications: where should your conversations start? – Microsoft Industry Blogs – United Kingdom

Microsoft Teams – nuboworkers | learn. communicate. collaborate

 

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.