Sie nennen das Surface Hub liebevoll „Unsere große Standuhr“

Microsoft Surface Hub ist eine Komplettlösung für Teamarbeit und Webkonferenzen. Leider wird das gute Stück oft verkannt und kaum genutzt. In einigen Unternehmen ist es auch als „teure Standuhr“ bekannt. Dort stellt man z.B. das Flip Chart neben das teure Microsoft Surface Hub und schreibt dann die Besprechungsnotizen auf Papier, fotografiert die Notizen ab und schickt das Bild dann per E-Mail an die Besprechungsteilnehmer. Findet ihr den Fehler? 🙂 Doch es geht auch anders. In dieser Folge stellen wir das Gerät kurz vor und berichten von unseren Erfahrungen.

Für eine erfolgreiche Einführung muss man die Perspektive wechseln. Das Surface Hub ist mehr als nur teure Hardware. Es ist sehr wohl ein Unterschied, ob man neue Drucker für das Unternehmen kauft oder Geräte wie ein Microsoft Surface Hub. Geräte wie diese werden die Art der Zusammenarbeit in den nächsten 3-5 Jahren revolutionieren und dürfen daher nicht wie jede andere Hardware ausgerollt werden. Die Einführung solcher Geräte erfordert sehr wohl ein Konzept und ja, man sollte dabei auch die Kommunikations- und Unternehmenskultur berücksichtigen.

In den letzten 4 Monaten waren wir sehr viel damit beschäftigt, die Nutzung der Surface Hubs bei unseren Kunden aktiv zu steigern. In dieser Folge stellen wir das Gerät kurz vor und berichten von unseren Erfahrungen.

Was ist das Surface Hub?

Mit dem Surface Hub stellt Microsoft seinen Kunden eine Komplettlösung für Meetings und interaktive Zusammenarbeit zur Verfügung. Die Hardware und Software sind komplett aufeinander abgestimmt und liefern den Anwendern ein komplett neues Arbeitserlebnis.

Das Erste seiner Art – Hardware und Software in perfekter Harmonie

Das Herzstück des Surface Hub ist der große Touch-Screen. Man kann unterschiedliche Größen erwerben (z.B. 55 Zoll und 84 Zoll). Ein Display mit 55 Zoll ist für normale Besprechungsräume vollkommen ausreichend. Die großen Screens haben wir bis jetzt in besonders großen Konferenzräumen oder in der Produktentwicklung erlebt. Die Videoübertragung mit Skype for Business erfolgt über zwei Weitwinkelkameras. Diese können einen Großteil des Raums erfassen und befinden sich auf Augenhöhe. Das Hub verfügt auch über zwei Mikrofone. Diese filtern Umgebungsgeräusche, sodass man auch in sehr großen Besprechungsräumen ohne Probleme eine Telefonkonferenz abhalten kann. Neben einer Tastatur wird das Gerät auch mit zwei Stiften ausgeliefert. Diese können sowohl auf dem Whiteboard als auch in allen anderen Anwendungen verwendet werden. Übrigens können drei Personen zeitgleich auf dem Board schreiben. 

Die Software ist optimal auf das Surface Hub abgestimmt. Das Betriebssystem ist zwar Windows 10, aber es ist speziell auf das Gerät angepasst und kann nicht mit dem Windows 10 auf unseren Laptops verglichen werden. Für das Arbeiten mit dem Gerät sind folgende Apps vorinstalliert: Whiteboard, Skype for Business, OneDrive, PowerBI, Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

 

 

 

Wie verhindere ich, dass das Surface Hub eine teure Standuhr wird?

Genug zur Technik. Die Entscheidung für das Microsoft Surface Hub sollte eine bewusste Entscheidung sein. Es erfordert ein gutes Rolloutkonzept. Sonst stehen die Hubs in der Ecke und verstauben. Aus unserer Erfahrung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Sinnvolle Positionierung der Geräte: In einer Durchgangszone es ist für Mitarbeiter schwierig eine Telefonkonferenz zu halten. Kritische Themen lassen sich unter solchen Bedingungen auch nicht ordentlich zur Sprache bringen.
  • Berührungsängste eliminieren: Bei all unseren Kunden mussten wir feststellen, dass Mitarbeiter eine gewisse Berührungsangst haben. Das Gerät verfügt über einen „Welcome-Screen“, dieser lädt Anwender dazu ein sich mit OneDrive zu verbinden und informiert über die Verfügbarkeit des Geräts. Dass es hierbei um einen reinen Infoscreen handelt, ist den meisten nicht klar. Viele denken man müsste sich erst mit seinen Benutzerdaten anmelden, um das Whiteboard nutzen zu können. Schulungen schaffen hier Abhilfe. Die Mitarbeiter müssen das Konzept und an das Arbeiten mit einem solchen Gerät herangeführt werden.

Ist das Surface Hub selbsterklärend?

Diese Frage lässt sich nicht so einfach beantworten. Je nachdem wie neugierig man ist, kommt man schnell dahinter, wie man zum Beispiel das Whiteboard starten kann. Im Arbeitsalltag tun sich jedoch viele sehr schwer damit. Man sieht zwar ein Skype for Business Logo aber kaum einer weiß, wie man eine Konferenz plant, startet und ohne technische Komplikationen durchführt. OneDrive? Spätestens hier steigen die meisten aus. Leider ist OneDrive noch immer nicht überall im Alltag angekommen und sorgt bei vielen für ein mulmiges Bauchgefühl. Dass ich mit einem Surface Hub theoretisch ohne mein Laptop ins Meeting gehen kann ist eine Tatsache, die die meisten eher ausblenden.

Wie kann man seine Dokumente und Informationen auf dem Surface Hub abrufen?

Jeder Mitarbeiter hat seine persönliche Office 365-Lizenz und kann sich mit diesem Account auf jedem Gerät im ganzen Gebäude anmelden. Auf diese Weise erfolgt der Zugriff auf alle Dateien in OneDrive. Egal ob Excel oder PowerPoint, man hat sogar die Option auf die zuletzt geöffneten Dateien zuzugreifen. Das lästige Rumschleppen von Laptops, Datensticks usw. nimmt hier ein Ende. Parallel lassen sich während der Besprechung oder Präsentation, Notizen im Whiteboard erstellen. Ganz wichtig ist das Ende der Besprechung. Alle Informationen und Daten sollten in OneDrive gespeichert oder per Mail an alle Teilnehmer versendet werden. Mit Beenden der Sitzung wird das Gerät nämlich „zurückgesetzt“, alle Daten gelöscht und für das nächste Meeting zur Verfügung gestellt. Nicht gespeicherte Informationen lassen sich nicht wiederherstellen.

Warum lohnt sich die Investition in ein Microsoft Surface Hub?

Das Microsoft Surface Hub ist ein All-in-One-Gerät. Zwar sind die Anschaffungskosten etwas kostspieliger als ein Beamer, Flipchart oder eine Telefonspinne aber auch diese Einzelgeräte müssen gewartet werden. Viele Unternehmen wollen in der heutigen Zeit zum Beispiel die Reisekosten senken. Damit steigt aber auch die Anforderung an qualitativ gute Kommunikation. Das Surface Hub macht Zusammenarbeit zu einem Erlebnis und unterstützt solche Vorhaben deutlich besser als eine Telefonspinne und ein Beamer.

Das Whiteboard fungiert hier wie ein endloses Flipchart. Man kennt das bereits aus OneNote. Lästiges Abtippen nach dem Meeting entfällt und alle haben über OneDrive Zugriff auf das Dokument. Das spart wieder Zeit und Geld.

Unternehmen mit Produktentwicklung und Innovationsabteilungen von der Mobilität des Hubs. So kann man beispielsweise Kollegen in Japan via Skype-Konferenz an einem Produkttest teilnehmen lassen, das Hub wird einfach zur Teststation gebracht. Die Videoübertragung erfolgt über die integrierten Kameras und die Notizen werden auf dem Whiteboard in Echtzeit festgehalten. Alle Aufgaben nach dem Test werden ebenfalls in Echtzeit besprochen und zugewiesen.

Eine Erweiterung des Whiteboards ist im Frühjahr 2018 angedacht. Schon bald können alle Skype-Teilnehmer am Whiteboard mitschreiben. In OneNote ist das heute schon möglich.

Gibt es Vorlagen für das Whiteboard?

Ein Vorteil vom Flipchart ist die Vorbereitung. So kann man die einzelnen Blätter für das nächste Meeting oder den nächsten Workshop vorbereiten. Solche Funktionen werden von Mitarbeitern häufiger angefragt. Das ist jedoch noch nicht möglich. Das im Termin befüllte Whiteboard kann in OneDrive gespeichert werden. Die Speicherung erfolgt einmal als Bild und einmal als OneNote-Seite. Jedoch lässt sich die OneNote-Seite im Whiteboard nicht öffnen. Umgekehrt allerdings leider auch nicht. Die Nutzung erfolgt immer über das Whiteboard. Bis Microsoft dafür eine Lösung hat, bietet sich eine Vorbereitung in PowerPoint an. Inhalte und Grafiken lassen sich während des Meetings schnell auf- und abrufen sowie einfügen. Es gibt jedoch erste Apps, die Vorlagen für Brainstorming bieten. Diese findet man bei Microsoft auf der Surface Hub Seite. Diese haben wir euch unten verlinkt.

So wird die Einführung des Surface Hubs zum Erfolg

  • Macht euch Gedanken zu der Positionierung: Wir haben einen Kunden, der die Hubs nur in geschlossene Besprechungsräume stellt. Das ist sehr sinnvoll. Man kann das Gerät auch in offene Besprechungsräume stellen. Dies sollte jedoch nicht die einzige Option sein.
  • Plant Informationsveranstaltungen und kleine Schulungen ein:Eine 15-minütige Kurzeinweisung ist wirklich sehr hilfreich und nimmt erste Berührungsängste. Wir bieten bei unseren Kunden zusätzlich noch eine 60-minütige Schulung an. Darin lernen die Anwender folgendes:
    • Umgang mit dem Whiteboard in Meetings und Workshops
    • Zugriff und Teilen von Dokumenten
    • Besprechungen eröffnen
      • Konferenzen mit Skype for Business planen
      • Skype Konferenzen erfolgreich durführen und beenden
      • Spontane Skype-Sessions starten und beenden (ALLE DREI PUNKTE UNTERSCHEIDEN SICH KOMPLETT VONEINANDER UND SIND SEHR ERKLÄRUNGSBEDÜRFTIG)
  • Sitzungen beenden und das Gerät nicht ausschalten
  • Erstellt für das Surface Hub einen OnePager, auf dem die wichtigsten Abläufe erklärt werden. Darin solltet auch erklärt sein, wie bei euch ein Hub in der Ressourcenverwaltung von Outlook zu buchen ist. Da die OnePager in unseren Kundenprojekten zu kundenspezifisch sind, haben wir euch unten einen Quick Reference Guide von Microsoft verlinkt. Diesen könnt ihr HIER herunterladen.
  • Tauscht das Hintergrundbild durch eine kleine How-To Anleitung: Bei unseren Kunden tauschen wir gleich zu Beginn das Hintergrundbild aus. Wir haben einen Screen mit den wichtigsten Informationen entwickelt. Damit kann man auch ohne Schulung starten. Die Einführung dieses Screens (siehe Bild unten) war ein riesen Erfolg und hat dazu beigetragen, erste Berührungsängste zu reduzieren. Durch Pfeile und Piktogramme wird dem Mitarbeiter hier schon eine genauere Handhabung verdeutlicht. So wird z. B. schon das Whiteboard aktiv, sobald man den Stift in die Hand nimmt oder aber auch darauf hingewiesen, dass auf dem Gerät Skype installiert ist und man eine Telefonkonferenz starten kann. In unseren ersten Testläufen mit diesem Screen konnte die Mitarbeiter viel schneller mit dem Gerät starten und hatten sogar die ersten AHA-Momente.

Ihr könnt den Screen gerne zum testen HIER herunterladen und auf euren Geräten ausprobieren. Ihr könnt uns auch gerne kontaktieren und einen Screen in eurem Firmen-CI anfragen. Schreibt uns einfach eine E-Mail an info@nuboworkers.com

 

 

 

 

 

 

Unser Fazit

Auf diesem Gebiet wird sich auch zukünftig noch einiges tun. Erste Konkurrenzprodukte und Whiteboards findet man bisweilen schon auf dem Markt. Wir sagen: Es lohnt sich, die Mitarbeiter in einer einstündigen Schulung an das Surface Hub und seine Tools heranzuführen sowie Berührungsängste über Bord zu werfen. Mehr Zeit bedarf es nicht. Danach heißt es wieder: „Machen….Machen…Machen“.