Praxisbericht: Copilot in Unternehmen einführen
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Mehr InformationenBereits seit November 2023 ist Microsoft Copilot für die Allgemeinheit verfügbar. Mit einigen Schwächen in der Nutzerfreundlichkeit zu Beginn, lässt sich jetzt so langsam Copilot in den Arbeitsalltag integrieren. In der heutigen Folge möchten wir euch nicht wie x andere Personen sagen, wie toll Copilot doch ist und welche Funktionen in der Theorie laut Microsoft möglich sein sollten.
Wir möchten euch stattdessen aus unserer Praxiserfahrung berichten, die wir selbst oder in Zusammenarbeit mit verschiedenen Kunden erlebt haben. Außerdem möchten wir euch mögliche Hürden zeigen, die ihr bei der Einführung von Copilot beachten solltet und was ihr dafür tun könnt, diese mit Leichtigkeit zu meistern. Freut euch auf eine neue Folge nuboRadio aus der Praxis, für die Praxis – unsere Erfahrungen mit Copilot.
Inhalt des Artikels
Quelle: Microsoft
Welche Hürden sind bei uns am häufigsten aufgetreten?
Wir durften jetzt schon einige Unternehmen bei der Einführung von Copilot begleiten und haben für euch die Punkte zusammengefasst, die unserer Meinung nach am häufigsten Schwierigkeiten bereiten.
Erwartungshaltung an die KI
Ein erster Punkt ist häufig die fehlende AI Readiness von Unternehmen. Was kann man sich darunter vorstellen? Oft ist es so, dass sich von Copilot Dinge versprochen werden, die schlicht und einfach so nicht umsetzbar sind. Von Microsoft werden Features angekündigt, die entweder noch nicht verfügbar sind, oder aufgrund anderer fehlender Voraussetzungen nicht funktionieren können.
Mache dir daher von Anfang an Gedanken, für welche Anwendungsfälle du Copilot verwenden möchtest und auch verwenden kannst. Kommuniziere diese Punkte dann von Anfang an klar im Unternehmen und auch, was nicht geplant ist. Dadurch wird niemand überrascht und du kannst dich auf einen Teil der Funktionen konzentrieren und das Maximale herausholen.
Copilot Integration in die vorhandene Toollandschaft
In vielen Unternehmen gibt es außerdem ein großes Puzzle an verschiedenen Tools und Plattformen. Copilot kommt von Microsoft und bietet daher auch die beste Integration in die eigenen Programme wie Teams oder die Office-Programme. Das bedeutet, je weniger unterschiedliche Programme verwendet werden, desto besser funktioniert das Zusammenspiel mit Copilot. Beschränke, soweit wie möglich, die Anzahl von ähnlichen Programmen, so dass es für einen Verwendungszweck auch nur noch ein Programm gibt.
Organisatorische Vorbereitung
Damit einher geht das Thema technische Vorbereitung bei der Einführung von Copilot. Copilot greift auf die Unternehmensdaten in der Cloud zu. Wenn du also zum Beispiel noch lokale Laufwerke oder die Exchange-Mailboxen vielleicht noch on premise sind, schränkt das natürlich die Funktion von Copilot stark ein. Bevor du also mit der Einführung von Copilot startest, stelle sicher, dass alle Daten und Mailboxen in die Cloud umgezogen sind und auch das Arbeiten mit Teams für dich kein Fremdwort mehr ist.
Wenn die Daten dann in der Cloud liegen, mache dir auf jeden Fall Gedanken über die Data-Governance oder einen Daten-Lifecycle. Hast du keine eindeutigen Regeln, was z.B. mit alten, nicht mehr benötigten Dateien passiert, kommt es schnell zur Unordnung in der Datenablage. Hast du selbst keinen Überblick mehr über deine Daten, findet sich auch Copilot nicht mehr zurecht. Lege also rechtzeitig Richtlinien fest oder überprüfe bestehende Daten hinsichtlich dieser Richtlinien. Je besser deine Daten geordnet sind, desto besser und schneller findet sich Copilot darin zurecht.
Pilotgruppendefinierung
Doch nicht nur bei der Technik können Hürden bei der Einführung von Copilot auftreten. Ein wichtiger Punkt ist auch, vorab die richtige Zielgruppe zu definieren. Mache dir also gleich Gedanken, für wen das Projekt interessant sein könnte und auch, wer das Projekt behindern könnte. Beziehe am besten beide Seiten mit ein. Hast du Unterstützung, z.B. aus dem Management, können dich diese Personen unterstützen, auch andere Gruppen von den Vorteilen von Copilot zu überzeugen. Nehme auf der Gegenseite auch diejenigen mit, die das Projekt vielleicht behindern könnten.
Je weiter das Projekt fortgeschritten ist, desto gravierender können die Folgen sein, sollte es Widerstände geben. Setzt du dich von Beginn an zusammen, kannst du dir deren Bedenken mit anhören und vielleicht sogar mit auf deine Seite holen, wenn du sie ernst nimmst und ihr gemeinsam eine Lösung finden könnt.
Copilot und Datenschutz – Welche Informationen speichert Copilot vom Nutzer?
Häufig stellt sich die Frage beim Arbeiten mit der KI, welche Informationen jetzt genau von mir gespeichert werden. Microsoft verspricht zwar, dass Copilot nicht mit den Daten des Unternehmens trainiert wird, eine anonyme Nutzung von Copilot ist allerdings auch nicht möglich. Copilot speichert nämlich den sogenannten Content of Interaction. Darunter kann man sich alle Interaktionen zwischen dem Nutzer und Copilot vorstellen, egal ob in Word, Excel oder PowerPoint.
Was genau wird dabei gespeichert? Zunächst werden alle eingegebenen Prompts, Ausgaben und Zitate gespeichert. Darüber hinaus werden auch alle Informationen, die aus dem Microsoft Graph für die Generierung der Antwort benötigt wurden, ebenfalls im Interaktionsverlauf gespeichert.
Wer hat Zugriff auf diese Informationen?
Alle Informationen werden durch Microsoft gespeichert und verarbeitet. Daher gelten hier die Vertragsbedingungen für M365. Außerdem können Admins mit der eDiscovery Content Search oder Microsoft Purview die Daten lesen und verarbeiten, ähnlich zu anderen Diensten. Behalte allerdings im Hinterkopf, dass deine Informationen nicht dafür verwendet werden, um das Large Language Model von Copilot zu trainieren. Sie werden verschlüsselt und in einem Rechenzentrum innerhalb der EU gespeichert.
Unsere besten Copilot Use Cases, die du noch nicht kanntest.
Personal Style Guide
Hast du schonmal von einem Personal Style Guide gehört? Nein? Dann erklären wir dir jetzt, was das ist.
Ein der wohl häufigsten Funktionen von Copilot ist es, Mails oder Texte für verschiedene Anwendungsfälle zu schreiben. Dabei kann es unter Umständen sehr aufwändig sein, bis man den passenden Ton und Sprache für den jeweiligen Empfänger gefunden hat. Brauche ich eine Business-Sprache? Schreibe ich in Du- oder Sie-Form? Diese und noch mehr Gedanken muss man sich vorab machen, wenn man Copilot zum Schreiben eines Textes auffordert.
Solltest du einen Punkt vergessen haben, kannst du gerade wieder von vorne beginnen. Mit einem Personal Style Guide brauchst du in Zukunft wahrscheinlich nur noch einen Versuch, um den richtigen Ton zu treffen. In dem Dokument ist notiert, wie deine Texte klingen sollen, welche Sprache verwendet wird und auf was besonders geachtet werden soll. Schreibst du eher ausschweifend oder eher präzise auf den Punkt? Auch diese Aspekte stehen in deinem Personal Style Guide.
Wie erstellst du jetzt einen Personal Style Guide?
Auch dabei kann dich Copilot unterstützen. Bitte Copilot darum, deine Nachrichten und Mails der letzten Wochen und Monate zu analysieren und daraus ein Dokument zu erstellen, in dem deine persönlichen Spracheigenschaften zusammengefasst werden. Dies dient als gute Basis und du kannst es danach noch einmal überarbeiten und verfeinern. Speichere deinen Personal Style Guide anschließend in einem Word-Dokument ab.
Und jetzt?
Mit Copilot hast du die Möglichkeit, dich bei der Prompteingabe auf Inhalte aus Dokumenten zu beziehen. Möchtest du also eine Mail oder einen Text schreiben ergänze deinen Prompt um den Satz „Schreibe die Mail in meinem persönlichen Stil, beziehe dich dabei auf die Datei /datei.docx.“
Was kann ich tun, wenn ich mehr als einen Sprachstil habe?
Auch das ist kein Problem. Erstelle dir am besten mehrere Style Guides für verschiedene Szenarien. Schreibst du an Kunden anders als an deine Mitarbeitenden? Dann lege dafür verschiedene Regeln fest und erstelle dir mehrere Dokumente. Das ist zwar zu Beginn etwas mehr Arbeit, auf die lange Sicht vereinfacht es den Ablauf der Textgenerierung allerdings massiv und wird dir eine Menge Zeit sparen.
Kalenderinformationen nutzen
Kurzfristig einen Termin im Kalender zu finden, kann schnell kompliziert werden, wenn Meeting an Meeting grenzt. Bevor du jetzt unnötig Zeit damit verschwendest, nach einem passenden Zeit Slot zu suchen, frage einfach Copilot. Mit dem Zugriff auf deine Kalenderinformationen ermöglicht dir Copilot ganz unkompliziert, Lücken in deinem Kalender anzuzeigen und unterstützt dich bei deiner Terminplanung. Frage dazu den Copilot Chat in Teams, einen 30-minütigen Slot für einen Termin zu suchen. Hast du jetzt noch Termine in deinem Kalender frei, bekommst du diese als Antwort von Copilot.
Solltest du keine freien Termine mehr haben, kannst du trotzdem Copilot nach Unterstützung fragen. Frage z.B. einfach, in welchem Termin die wenigsten Teilnehmer sind, um so einen Termin zu finden, den du vielleicht noch verschieben könntest.
Zusammenfassungen mit Copilot
Eine weitere praktische Unterstützung bietet dir Copilot, indem er dir Zusammenfassungen von anstehenden Meetings geben kann. Frage dafür, welche Termine, z.B. morgen oder für den Rest der Woche anstehen und schon bekommst du eine Übersicht, ohne den gesamten Kalender zu durchforsten. Auch vergangene Meetings kann Copilot für dich analysieren und so z.B. einen Recap über die Meetings eines Tages geben mit den daraus resultierenden Aufgaben.
Nutzt du Copilot schon in deinem Unternehmen? Bist du mit der Funktionsweise zufrieden oder bist du der Meinung, du könntest noch mehr aus Copilot herausholen? Dann bleibe gespannt und halte in der nächsten Zeit Augen und Ohren offen, wir haben bald etwas genau für dich, wie du noch besser mit Copilot arbeiten kannst.
Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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Markus
Aus der Praxis für die Praxis stellt Markus euch regelmäßig alleine oder mit Gästen Neuigkeiten zum Thema digital collaboration mit Microsoft Office 365 oder allgemeine Themen aus der agilen digitalen Welt vor.