Niemand muss härter arbeiten als notwendig aber es macht durchaus Sinn, klüger zu arbeiten. In der heutigen Zeit ist das wichtiger denn je. Laut Microsoft arbeitet ein Wissensarbeiter heute in doppelt so vielen Projekten und Teams als vor fünf Jahren. Warum fällt das einigen scheinbar spielerisch leicht und andere wiederum werden krank oder stehen unter Dauerstress? Eine Lösung ist der Umgang mit dieser Belastung. Heute möchten wir euch Möglichkeiten aufzeigen, wie man Aufgaben strukturiert, diese erledigt und am Ende des Tages ein gutes Gefühlt habt.

Warum ist es wichtig sich gut zu strukturieren und selbst zu organisieren?

  • Wissensarbeiter arbeiten häufig an mehreren Themen gleichzeitig und sind auf ein funktionierendes Taskmanagement bzw. gute Selbstorganisation angewiesen.
  • Wer Aufgaben nicht aufschreibt und diese immer im Hinterkopf mitschleppt, ist häufig frustriert und schnell überfordert.
  • Aufgaben „auf die lange Bank schieben“ sorgt schnell für unnötigen Stress. Schon kleine Schritte können Abhilfe schaffen: Man fängt mit kleinen Aufgaben an, gruppiert diese, vergibt Prioritäten und plant diese realistisch in den Tagesablauf.
  • Hierarchien werden Flacher. Heute wird von jedem Wissensarbeiter ein Höchstmaß an Eigeninitiative erwartet.
  • Selbstorganisation und eigenverantwortliches Handeln motiviert.
  • Aufgaben abhaken macht nachweislich glücklich 🙂
  • Effizient geplante und effektiv umgesetzte Aufgaben führen schnell zu mehr Zeitersparnis.
  • Wer weniger Zeit benötigt, hat mehr Puffer, das führt zu weniger Stress.

Schafft Selbstorganisation die Führung ab? Nein!

Umdenken ist erforderlich, denn Führung funktioniert heute anders. Viele verbinden Selbstorganisation und eigenverantwortliches Arbeiten mit Chaos und Führungslosigkeit. Dies ist nicht der Fall. Wo vor ein paar Jahrzehnten noch der Vorarbeiter vorgegeben hat, was wie zu erledigen ist, sind heute Manager mehr denn je in der Organisation und Bereitstellung benötigter Ressourcen gefordert. Social-Skills sind gefragter als Zuckerbrot und Peitsche. Mitarbeiter müssen nach Fähigkeit und Entwicklungsstand gefördert werden. Die Entscheidung, wer noch Unterstützung benötigt und wem mehr Freiraum eingeräumt werden muss gehört mittlerweile zur täglichen Jonglage einer Führungsposition.

Wie sieht unsere Selbstorganisation aus?

Wir, Nadja und Markus, arbeiten nach ROWE (Results Only Working Environment). Für uns bedeutet diese Arbeitsform maximale Freiheit und Flexibilität. Diese Arbeitsmethode versuchen wir auch in unserem Team zu etablieren. Bei uns muss jeder Mitarbeiter wissen, wer was wann erledigt oder erledigt hat. Das spart doppelte Arbeit und kann Synergieeffekte hervorrufen. Hierzu nutzen wir Microsoft Planner. Als Bestandteil des Office365 Pakets bietet sich Planner optimal an, um Aufgaben nach Canban zu clustern und zu erledigen. Mehr Details zu Planner folgen in einer späteren Podcast-Folge. Für die Selbstorganisation nutzen wir beide Microsofts To-Do und freuen uns das die Aufgaben dann auch in Outlook sichtbar sind. So ist das Rad der Aufgabenverwaltung für uns geschlossen.

Mit der 5-Stufen-Methode aus dem Buch „Wie ich Dinge geregelt bekomme – David Allen“, kann man seine Selbstorganisation optimieren

Strukturfreies Erfassen und Sammeln: Das Festhalten von eingegangenen Aufgaben in einem beliebigen Tool oder sogar auf einem Blatt Papier verschafft einen ersten Überblick über Anstehendes und verhilft zu einem geistigen Anstoß über die nächste Vorgehensweise.  

Verarbeiten: Nach Durchsicht der gesammelten Notizen und Aufgaben sollte festgelegt werden, ob sie noch Aufmerksamkeit benötigen oder nicht. Ist kein Handeln erforderlich, kann der Punkt gestrichen werden. Falls doch, wie viel Zeit wird dann benötigt? Alles, was in 1-2 Minuten erledigt werden kann, sollte postwendend erledigt werden. Wie z. B. kurze Telefonate, um an ausstehende Infos zu erinnern. Aufgaben, welche mehrere Stunden oder sogar Tage dauern werden priorisiert und eingeplant.

Organisieren: Viele Apps und Portale bieten verschiedene Möglichkeiten, um sich nun nicht zu verzetteln. Folgende Apps in Microsoft Office 365 können euch ebenfalls unterstützen …

  • Microsoft To Do: Diese App ist der offizielle Nachfolger von Wunderlist. Microsoft kaufte Wunderlist und übernahm das komplette Team. Hier stehen noch einige Updates an, da der Funktionsumfang von Wunderlist in To-Do noch nicht gegeben ist.
  • Microsoft Planner: In Sachen Teamorganisation oder Projektorganisation sticht Planner heraus. Vergleichbar mit Trello, lassen sich Zuständigkeiten aufteilen, Bearbeitungsstatus setzen, Arbeitspakete definieren und Aufgaben zuweisen. Wir nutzen Planner beispielsweise für unseren Social Media Redaktionsplan. Eine spätere Folge von uns wird euch einen genaueren Einblick verschaffen.
  • Microsoft OneNote: OneNote ist ein digitales Notizbuch. Wir nutzen es für Besprechungsnotizen und Aufgabendetails. Dank der integrierten Outlook-Schnittstelle können Termindetails schnell auf alle mobilen Geräte synchronisiert werden.
  • Outlook: „Nicht weg zudenken dieses Outlook….“, ein Mal am Tag solltest du dir Zeit einplanen, um E-Mails zu prüfen, zu kategorisieren, ggf. in eine Aufgabe umzuwandeln oder direkt abzuarbeiten (denk an die 2-3 Minuten Regel).

Durchsehen: Mindestens 1x pro Woche sollte man alle Listen durcharbeiten und strukturieren. Je besser das System gepflegt ist, desto besser ist der Output und Mehrwert!  

Erledigen: Was nützt die beste Liste, wenn Aufgaben nicht pünktlich erledigt werden. Um Überforderung zu vermeiden sollten für die Kategorisieren und das Abarbeiten folgenden folgende Kriterien gelten:

  • Priorität
  • Durchführungsort
  • Abhängigkeiten
  • Energielevel
  • Aufwand

Nutzt geblockte Zeiten auch für die dafür vorgesehenen Aufgaben. So wird ein Bearbeitungsverzug vermieden.

Generell solltest du diese Punkte immer im Hinterkopf behalten:

  • Bleibe fokussiert: Das gilt für alle oben genannten Stufen.
  • Plane realistische Zeitfenster, in denen du ungestört deine Notizen und Aufgaben durchgehen kannst.
  • Störfaktoren vermeiden: Eliminiere alle Aufmerksamkeitskiller, z.B. Mailbenachrichtigungen.
  • Plane genügend Puffer: Manchmal ist es wie verhext und eine Aufgabe entpuppt sich als schwieriger als gedacht. Mit genügend Puffer kann Stress vermieden werden.
  • Nein: Du bist zu 100% verplant und kannst keine weiteren Aufgaben mehr annehmen? Dann sag einfach „Nein“.
  • Selbsteinschätzung: Zu welcher Tageszeit arbeitest du am effektivsten? Du bist eine Eule? Dann sollest du komplexe Aufgaben in den Morgenstunden abarbeiten. Wer regelmäßig mit einem Leistungseinbruch ab 15:00 Uhr kämpft, sollte in dieser Zeit eher leichtere Aufgaben abarbeiten.
  • Ortswechsel: Du sollst ein neues Konzept schreiben? Eine Aufgabe erfordert besonders viel Kreativität? Wie wäre es mit einem Ortswechsel? Erkundige dich welches Café in deiner Nähe kostenloses WLAN anbietet und arbeite dort für 30 – 90 Minuten. Das Ergebnis wird dich mit Sicherheit überraschen.
  • Bleibe konsequent.

Diese Tipps sind keine Garantie dafür, dass der Stress in Zukunft komplett ausbleibt. Aber eine gute Methode kann dabei helfen, gelassen zu bleiben und wichtige Aufgaben mit System abzuarbeiten. Man kann unterschiedliche Methoden kombinieren und für sich selbst anpassen. Probiere aus, sei mutig und lerne aus den gesammelten Erfahrungen! Wichtig ist, dass sich etwas in die gewünschte Richtung bewegt. Du probierst gerade eine neue Methode aus und stellst fest, dass diese nicht zu dir passt? Hör auf dich quälen und probiere etwas Neues aus.

Für alle die das Thema Aufgabenmanagement und Selbstorganisation interessiert, haben wir eine kleine Linkliste zusammengestellt.

David Allen – Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag

Hartmut Sieck – Steigern Sie Ihre Produktivität jetzt!

Ivan Blatter – Arbeite klüger – nicht härter!

Welche Bücher könnt ihr dazu empfehlen? Welche Methoden nutzt ihr, um im Arbeitsalltag nicht ins Hamsterrad zu geraten?

Denkt immer daran: Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik!