Mit der heutigen Folge von nuboradio möchten wir euch einen Einblick in Microsoft Teams geben. Teams, hmm, da war doch was. GENAU, Microsoft Teams ist gerade in aller Munde. Wer sich mit dem Thema Cloud bzw. Cloud-Technologie, Modernem Arbeiten oder Modern Workplace auseinander setzt kommt an Microsofts aktuellem Liebling kaum vorbei. Eins ist klar, Microsoft setzt stark auf Teams, die Anwendung wird auf allen Kanälen stark gepushed. Auch die Community feiert mit und lobt Microsoft Teams auf Wolke 7 der Apps. Wir möchten uns in dieser Folge einmal anschauen, was genau ist Microsoft Teams eigentlich? Welche Vorteile bringt es mit sich? Ist der Hype begründet? Wir schauen nach und begeben uns auf den Boden der Tatsachen, hierzu gibt es eine Anekdote aus unserem Alltag mit Microsoft Teams. Ist dank des Messias jetzt alles ganz einfach, haben wir keine Probleme mehr? Seit gespannt 🙂

 

Was ist Microsoft Teams eigentlich?

Teams ist eine der neueren Apps aus dem bunten Blumenstrauß Microsoft Office 365. Es vereint fast alle Komponenten aus Office 365, ist also wenn man so möchte ein „App-Hub“ oder „Kollaborations-Hub“. Hinter jedem Team versteckt sich eine Office Group, d.h. die Basisfunktionen welche wir von hier kennen stehen auch weiterhin zur Verfügung. Die Kommunikation findet über den Team bzw. Kanaleigenen Chat statt.

 

Welche Vorteile bietet dir Microsoft Teams?

Zuerst einmal, es ist super flexibel da man die verschiedenen Bausteine und Apps je nach Anforderungen zusammenklicken kann. Zur Grundaustattung eines neuen Microsoft Teams gehören immer die Registerkarten „Unterhaltungen“, „Dokumente“ sowie „Wiki“. Als weitere Anwendungen stehen neben den Microsoft Apps Microsoft Planner, Microsoft PowerBI, die Office Apps auch externe Apps wie Trello, Asana oder Google Drive zur Verfügung. Als Sahnehäubchen, ist Teams die erste App von Microsoft die sogenannte Bots unterstützt. Diese Bots können über Chat z.B. Umfragen starten oder Reisen buchen. Ehrlicherweise muss man sagen, Sie stecken noch in den Kinderschuhen. Es zeigt sich hier nur ganz klar wohin die Reise gehen wird. Microsoft Teams ist nach Everybodies Darling OneNote die zweite Anwendung die von einer großen Anwenderzahl sehr direkt angenommen wurde. Immer wieder hören wir bei unseren Kunden „Das ist einfach…“ oder „Das sieht ja toll aus…“ und sogar „Ich will das nutzen“. Das will schon was heißen.

Microsoft Teams löst sich hierbei von der klassischen Unternehmensstruktur bzw. -hierarchie ab. Genau durch diesen Fakt, bietet es dem Anwender die Möglichkeit eine neue Struktur zu erschaffen und fördert auch die Kreativität dies zu tun. Auf der einen Seite also ein riesen Pluspunkt, auf der anderen Seite sollte wir das Thema Unternehmenskultur nicht so ganz außer Acht lassen.

 

App App Hurraaaa – Vermarktung & Hype

Microsoft und die Community feiern Teams wo es nur geht. Ist Teams der neue Super Hero unter den Cloud Apps? Es wird ja gerne so dargestellt. Im Web lesen wir ständig Prosa-Meldungen welche veröffentlicht und geteilt werden. Wir sagen es ist nicht alles Gold was glänzt und würden uns von Zeit zu Zeit eine neutralere Betrachtung wünschen.

Wir selbst nutzen Teams seit den ersten Stunden. Natürlich machen auch unsere Kunden die ersten Gehversuche. Generell finden wir Microsoft Teams schon gut, nicht missverstehen, nur die Hymen können wir nicht immer nachvollziehen. Unser Arbeitsalltag liegt im Projektgeschäft. Genau aus diesem Grund haben wir zu Beginn ein Team pro Kunde angelegt ohne hier genauer zu prüfen. Mitte 2017 haben wir als 2-Mann Team mit einem ganzen Haufen Teams gestartet. Abläufe hatten wir noch nicht wirklich, brauchten wir damals auch nicht, wir arbeiten schon sehr lange zusammen und sind als Team bereits mehr als eingespielt. Zum Glück sind auch wir gewachsen, mit dem Wachstum kam dann auch schnell die Ernüchterung über Teams. Seit September haben wir die Struktur auf Basis unseres neuen Wissens ganze dreimal umgebaut. Für uns steht fest, für einige Inhalte ist die gute alte SharePoint Site mit den Modern Lists und Libraries besser geeignet. D.h. unsere Struktur ist heterogen, wir haben Sie für uns gemischt, damit fahren wir aktuell sehr gut.

 

Unsere Lessons Learned

Teams eignet sich hervorragend für kleine bis mittlere Projekte. Für den Bau eines Flughafens oder Bahnhofs sollte man auf professionelle Projeksoftware zurückgreifen. Aus unserer Sicht ist Microsoft Teams weniger geeignet für organisatorisches wie Verträge, Verwaltung, Leistungsnachweise und so etwas.

Warum aus unserer Sicht? Wir arbeiten schon zu lange mit Metadaten. Wir haben es mit den Kanälen versucht. Aber das hat für uns einfach nicht funktioniert. Mit jedem neuen Kanal gibt es eine neue Registerkarte für Unterhaltungen, Dokumente und Wiki. Irgendwann wird es einfach nur unübersichtlich und man benötigt trotz der super Suche zu lange zum Finden. Ja, die Such ein Teams ist gut ABER warum soll ich 6 Kanäle und somit 6 zu durchsuchende Unterpunkte anlegen wenn man das auch einfach mit Metadaten in einer Spalte abbilden kann?

In unserer ersten Umstrukturierung haben wir versucht die Teams wieder zu reduzieren. Das macht übrigens nicht wirklich Spaß und ist je nach Datenmenge eher lästig. Wie sich das vermeiden lässt erklären wir gleich. Bei der letzten Umstrukturierung haben wir uns dazu entschlossen SharePoint für das Dokumentenmanagement einzuführen. Das war nicht nur wegen den Dokumenten sondern auch wegen der neuen Prozessen notwendig. Fazit: Wir haben es nicht bereut 🙂

 

Kundenfeedback

Unsere Kunden haben sich auch in Teams versucht. Leider haben auch diese nicht nur positive Erfahrungen gemacht.

Eine Aussage unserer Kunden: „Wir dachten es funktioniert wie WhatsApp, wir haben einfach angefangen und nutzen es mittlerweile gar nicht. Die vielen Kanäle waren am Ende zu unübersichtlich.“

Eine weitere Aussage war: „Wir finden gar nichts mehr und wenn wir uns die Bibliothek in SharePoint ansehen dann sind das ja alles Ordner?“

Es entstehen zu viele Silos… Wir wissen nicht, ob alle Informationen zum Projekt oder zum Kunden vorhanden sind. Der Grund: Teams verfügt auf den ersten Blick nicht über das gleiche Berechtigungskonzept wie SharePoint. Es gibt Mitglieder und Besitzer das wars. Microsoft Teams unterscheidet zwischen privaten und öffentlichen Teams. Werden viele private Teams angelegt können „Nicht-Mitglieder“ diese Informationen nicht sehen und nicht finden. Dies soll sich in den kommenden Wochen ändern. Auch private Teams werden dann Angezeigt ohne die Inhalte zu zeigen.

Einer unseren Kunden ist ein global Player. Dort hat man letztes Jahr ebenfalls Office 365 eingeführt und hat sich viel von Teams versprochen. Das aktuelle Feedback beschränkt sich auf ein Wort: CHAOS.

Auch das Thema Ladzeiten stößt immer wieder auf… diese sind viel zu langsam. Dokumente die aus Teams geöffnet werden haben eine längere Ladezeit. Öffnet man die Datei aus der Bibliothek in SharePoint geht es viel schneller. Das betrifft auch das Speichern. Gerade hier ist Vorsicht geboten. Achtet bitte darauf, dass der Speichervorgang abgeschlossen ist. Wird das Dokument zu früh geschlossen gehen die Änderungen verloren.

 

Wir finden Teams ist eine tolle Ergänzung in Office 365 jedoch nicht die oft versprochene eierlegende Wollmilchsau. Definiert eure Szenarien und testet ob es Sinn macht, mehr zum Thema erfolgreiche Einführung im Unternehmen gilt es in der nächsten Folge von nuboradio. Also schaltet ein wenn es wieder heißt, Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik.

Hier gibt es noch mehr Inhalt:

Microsoft Teams – Roadmap