#013 – Microsoft OneNote – Everybody’s Darling

Heute dreht sich alles um das digitale Notizbuch von Microsoft, OneNote. Vielleicht habt ihr schon davon gehört oder zumindest angefangen damit zu arbeiten. Die Rede ist von Microsoft OneNote – eine der beliebtesten Microsoft Anwendungen der letzten Jahre. Und das aus gutem Grund. Zur schnellen Übersicht gibt es hier unser nuboVisual zum Download.

 

Die Geschichte von OneNote

Keine Sorge wir erzählen keine Märchen, kaum zu glauben Microsoft OneNote ist schon seit 15 Jahren auf dem Markt. Die ersten Version (OneNote 2003) wurde November 2003 gemeinsam mit dem Office Packet veröffentlicht. Wie bei Microsoft üblich folgte danach in größeren Zeitabständen die Versionen 2007, 2010, 2013 und im Jahr 2016 dann die aktuell letzte Version 2016. Dank einfacher Handhabung und immer wieder verbesserten Funktionen erfreut sich die Anwendung rasant großer Beliebtheit. Bereits im Jahr 2011 folgte die erste Version der App für Apple iOS Geräte, gefolgt von der App für Android im Jahr 2012. Somit steht der Synchronisierung zwischen allen Geräten nichts im Wege. Schon seit 2014 ist Microsoft OneNote grundsätzlich kostenlos.

 

Das Konzept der digitalen Notizbücher

Das Konzept hinter Microsoft OneNote ist recht schnell erklärt, gilt es doch für jedes andere digitale Notizbuch ebenso. Früher, wie heute, wurden Notizen, Ideen und Projektinformationen im Papierblock, Papiernotizbuch, der Post-IT-Sammlung oder dem Filofax niedergeschrieben. Auch Termine wurde im Kalender oder Filofax protokoliert, für Projektarbeit gab und gibt es Notizbücher mit Registern oder bunte Zettelchen zum Kleben, ganz schön unübersichtlich! Die mit der Hand niedergeschriebenen Informationen wurden nach dem Termin mühselig digitalisiert um Sie dann den Kollegen per Mail oder Hauspost zu senden.

Heute sieht die Welt ganz anders aus… Informationsquellen beschränken sich längst nicht mehr auf Zeitungen, Meetings und den Flurfunk. Die Anzahl der Projekte und Termine hat sich für Wissensarbeiter in den letzten 5 Jahren verdoppelt. Das gilt auch für Privatpersonen. Wer kennt das nicht? – Alle hetzen von einem Termin zum nächsten. Das gilt für geschäftliches und privates Umfeld. Termine müssen vorbereitet werden, die Informationen schnell verarbeitet und geteilt und gegebenenfalls schnell wieder gefunden werden können. Post-IT, Papier & Co. stoßen da schnell an ihre Grenzen. Den Spruch „Ich habe mich verzettelt“ gibt es schließlich nicht umsonst.

Digitale Notizbücher bieten und die Möglichkeit Daten und Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen zentral an einer Stelle zu speichern, diese zeitnah zu verarbeiten und mit nur einem Mausklick mit Freunden, Kollegen und Familie zu teilen. Da die meisten digitalen Notizbücher auch in der Cloud gespeichert werden können, lassen sich die Daten ohne weiteres Zutun auf allen Endgeräten abrufen. Du kannst also mit dem Handy, mit dem Laptop, Tablet oder Computer arbeiten und deine Daten weltweit abrufen. Dein Papiernotizbuch oder Zettel musst du also nicht mehr bei dir haben. Dank der Volltextsuche sind Informationen schnell gefunden. Du brauchst also weder einen Rollcontainer, noch einen Schreibtisch, Schrank oder eine andere Ablage auf den Kopf stellen um die Informationen zu finden, für den Frühjahrsputz empfiehlt es sich dennoch dies zu tun ;-).

 

Für wen ist Microsoft OneNote interessant?

Microsoft OneNote und die anderen digitalen Notizbücher eigenen sich hervorragend für den privaten gebrauch als auch Arbeitsalltag.

Hier einige Beispiele zur Nutzung von Microsoft OneNote:

• Onlinerecherche Im Web recherchierte Inhalte können mit wenigen Mausklicks samt Quelle im Notizbuch gespeichert werden.
• Medien sammeln Microsoft OneNote unterstützt die unterschiedlichsten Medientypen. Egal ob Videos, Audio, Websites und und und. Die Daten für das jeweilige Anliegen können schnell und einfach im Notizbuch verlinkt werden, man ist somit für den nächsten Termin top vorbereitet.
• Besprechungsnotizen (für sich selbst und im Team)

Alle Namen der Teilnehmer können in Microsoft OneNote direkt aus dem Kalender gezogen werden. Eine Person kann das Protokoll in OneNote schreiben und den Link zur Datei per Mail teilen. Das E-Mail Ping-Pong wird reduziert und Assistentinnen müssen die Zeit nicht mehr damit zubringen handschriftliche Mitschriften der Teilnehmer einzusammeln und zu digitalisieren.

• Brainstorming Klar auch das funktioniert, hierzu einfach Microsoft OneNote auf einem Beamer/Bildschirm/Skype-Meeting für die anderen Teilnehmer teilen.
• Projektnotizen Neben Besprechungen lassen sich natürlich auch Projektabläufe, Teamkonstellationen, Projektdokumentation etc. in Microsoft OneNote erfassen.
• Handbücher Was liebt bei einem NotizBUCH näher als ein HandBUCH zu erfassen? Dieses eignet sich in kleinen Organisationen als einfaches Nachschlagewerk, über die App ist es immer mit dabei.
• Reiseplanung

Bestimmt kennst du das, der nächste Urlaub steht an. Du möchtest mit Freunden zusammen ein kleine Rundreise durch ein fernes Land unternehmen. Klar, jeder Sammelt ein paar Informationen für Sehenswürdigkeiten, Hotels, Mietwägen, Flügen etc. Auch hier kann Microsoft OneNote punkten! Die Informationen können von allen über die Cloud bearbeitet und jeder Zeit eingesehen werden! Und das Beste, es ist ganz einfach!

• Umzugsplanung Kisten packen, Handwerker, Möbelpacker, neue Möbel alles will koordiniert und ggf. abgestimmt werden. Microsoft OneNote eignet sich super um diese Informationen zu erfassen und mit dem Liebsten / der Liebsten zu teilen.
• Rezeptsammlungen Auch das kennst du, du hast ein super Rezept gefunden und es nach gekocht. Soweit so gut, leider ist das ausgedruckte Papier schmutzig geworden und du hast es weggeworfen oder du hast auf dem Tablet den Link nicht gespeichert. Hier kann dich OneNote wunderbar unterstützen. Druck die Website einfach in Microsoft OneNote. Du kannst sie dann super schnell suchen, finden, sortieren.

 

Zusammenfassung der Vorteile

Fassen wir die Vorteile nochmal kurz zusammen. Mit Microsoft OneNote hast du alle Infos zentral an einer Stelle. Es können beliebig viele Notizbücher auf einem Gerät gespeichert werden, d.h. weniger schleppen, nie wieder das Problem mit dem vollbeschriebene Notizbuch und dessen Archivierung. Ein Gerätewechsel steht an, kein Thema, dank Cloudanbindung stehen alle Notizbücher immer auf allen Geräten zur Verfügung und lassen sich ebenso schnell teilen. Durch die Volltextsuche findest du selbst bei vielen Informationen schnell und einfach die Richtigen.

 

Ist jetzt alles nur noch digital?

Oft werden wir darauf hingewiesen, dass man mit dem Stift und Papier einfach besser zurecht kommt. Immerhin hat man viele Jahre so gearbeitet. Man kann ja auch nicht in jedem Meeting tippen, oder? Das alles ist richtig und Papier hat noch immer eine Daseinsberechtigung. Man muss ja auch nicht sofort zu 100% auf digitale Notizbücher umsteigen. Auch wir kombinieren beide Formen so wie es am besten passt.

Auch die Aussage „Getippte Informationen kann ich mir nicht merken.“ kennen wir nur zu gut. JA, es gibt wissenschaftliche Studien die sich mit diesem Thema befassen. Und es ist in der Tat wohl so, dass das Gehirn sich leichter damit von Hand geschriebene Informationen besser zu merken. Aber auch dafür gibt es digitale Lösungen: Man kann für die meisten Tablets einen Stift kaufen und dann Notizen von Hand auf dem Tablet erfassen.

Wir nutzen Microsoft OneNote für die Abstimmung im Team, um Informationen aus Meetings beim Kunden zum Projektstatus zu dokumentieren, um Ideen zu sammeln und zu visualisieren und für vieles mehr.

 

So führst du Microsoft OneNote in Unternehmen ein

Meist kommt das Thema OneNote im Rahmen der Anforderungsanalyse zur Sprache. In einem solchen Termin lernst du anhand von Use-Cases und kleinen Tricks wie OneNote dich im Arbeitsalltag unterstützen kann. Danach schulen wir die Mitarbeiter, OneNote ist relativ schnell erklärt.

Wichtig: Die Grundfunktionen von OneNote sind schnell erklärt. Dazu braucht es nun wirklich keine ganztägige Schulung. Der Fokus liegt daher bei uns immer auf den Use-Cases und Prozessen. Die Mehrwerte von OneNote sind von Unternehmen zu Unternehmen und von Anwender zu Anwender ganz unterschiedlich. Daher muss man sich mit deren Abläufen, Prozessen und Anforderungen befassen und manchmal auch einen Denkanstoß geben.

 

Gibt es Alternativen zu OneNote?

Na klar. Es gibt diverse Anwendungen und Apps für digitale Notizbücher.

• SoundNote für das iPad
• Evernote –> Sehr ähnlicher Funktionsumfang wie in OneNote
• Diigo
• GetPocket
• Google Keep

Mehr Informationen zu alternativen Apps findet Ihr hier:

• Digital ist besser – 5 digtale Notizbücher
• Heise – Nota bene