Heute dreht sich alles um Microsoft Planner. Wir zeigen dir, wie du das Tool zur Aufgabensteuerung verwenden kannst und welche Möglichkeiten es gibt, es besonders gut in der Teamarbeit zu platzieren.

Was ist Microsoft Planner?

Das Planner Aufgaben-Organisationstool ist relativ einfach gestrickt. Es ist Kanban basiert was bedeutet, dass die verschiedenen Schwimmbahnen, sogenannte Buckets, nebeneinander angeordnet sind. Du kannst es mit Tags versehen und Aufgaben verschiedenen Leuten zuweisen. Praktisch gesehen, haben wir ein vollständiges Aufgabenverwaltungsportfolio.

Vorteile von Microsoft Planner

Die Vorteile von Microsoft Planner liegen auf der Hand. Du kannst jederzeit sehen, woran und wann dein Team arbeitet und in welchem Status sich die Aufgabe befindet, je nachdem, wie du die Buckets einsetzt. Es gibt Checklisten in den Aufgaben die du abhaken sowie ergänzen kannst, was bedeutet, dass das Tracking der Aufgabe gegeben ist. Über das Dashboard siehst du alle Aufgaben, die dir persönlich zugewiesen sind und was du noch an diesen Aufgaben zu erledigen hast. Microsoft Planner ist komplett nach Office 365 integriert. Hinter jedem Planner steckt eine Office Group. Das bedeutet, du hast einen Ablageort für deine Dateien. Sollte man zu einer Aufgabe ein Dokument hinterlegen müssen, kann man dieses wie gewohnt einfach hochladen. Lass dir Statusinformationen zu deinen Aufgaben per Email schicken oder tagge deine Pläne als Favorit. Die Favoritenfunktion ist überaus hilfreich, wenn man in einem Unternehmen bereits Planner einsetzt und mit mehreren Gruppen mit Teams zusammenarbeitet. Unsere Empfehlung nutzt die Favoritenfunktion – so werden eure Aufgaben übersichtlich zusammengefasst.

Wenn wir das Thema Aufgabensteuerung im Team betrachten, gibt es auch schon andere Komponenten aus der Microsoftwelt wie z. B. die SharePoint Aufgabenliste, Microsoft Project und Microsoft To-Do. Allerdings ist Microsoft To-Do einzig und allein für die Selbstorganisation gedacht, Aufgaben lassen sich hier nicht mit anderen Personen teilen. Da To-Do als der Nachfolger von Wunderlist gehandelt wird, wurde bereits auf der Roadmap angegeben, dass man wohl zukünftig Aufgaben wie in Wunderlist teilen kann. Es sollte differenziert werden, ob das Tool für die Selbstorganisation oder für die Teamarbeit eingesetzt wird. Microsoft Planner ist verglichen mit der Aufgabenliste in SharePoint auf Anhieb gut angenommen worden, da im Microsoft Planner alles sehr klar und übersichtlich dargestellt werden kann.

Hot Hot Hot – Features

Planner bringt coole Features gegenüber SharePoint-Listen mit. Um alle Aufgaben einer Person zu sehen, kann ich entweder danach gruppieren oder auf die Person oben rechts klicken, dann werden diese grafisch hervorgehoben, ohne, dass ich die anderen Aufgaben aus dem Sichtfeld verliere. Wenn man seine eigenen Pläne sehen will über alle anderen hinweg, gehe ich einfach auf mein Dashboard. Umfangreiches Filtern & Gruppieren nach Buckets, Fälligkeiten, Kategorien etc. ist möglich. Anlagen können vom Computer/Smartphone hochgeladen oder direkt aus OneDrive4Business geholt und hochgeladen werden. Für den Anwender ist das viel runder als die einfache SharePoint-Liste, die man mit Ach und Krach nach Outlook verbunden bekommt, aber nicht wirklich Mehrwerte dadurch hat.

Der Mensch an und für sich ist sehr visuell und das Auge isst nun mal mit dann macht es auch Spaß ein solchen Tool zu bedienen dachte sich auch Microsoft und hat sich auch beim Design ähnlich wie bei Microsoft Teams viel Mühe gegeben.

Zur Risiken und Nebenwirkungen, so organisierst du dich mit Microsoft Planner?

Die Organisation basiert auf Kanban. Du hast im Standard einen Bucket, vergleichbar mit einem Kanal. Daneben kannst du verschiedene weitere Buckets anlegen. Wenn wir das aus dem Beispiel Podcast betrachten, haben wir das so organisiert, dass wir Ideenvorschläge, Themen in Recherche, Themen zur Aufnahme und noch einen Bucket namens „Abgeschlossen“ erstellt haben. Wir haben es also in vier Bahnen aufgeteilt. Zusätzlich kannst du jeder Aufgabe eine Kategorie geben. Diese sind auf 6 farbige Kategorien limitiert. Die Farben sind pro Plan individuell.

Die Aufgabe an und für sich wird mit einem Titel erfasst und kann nachträglich um Folgendes ergänzt werden:

  • Beschreibung
  • Fälligkeit
  • Zuordnung
  • Status
  • Checklisten in jeder Aufgabe
  • Anlagen & Kommentare runden das Bild ab

Planner weicht schon stark von tabellarischen Strukturen ab, die wir von MS Project oder auch von Aufgabenlisten. Wenn es sich nicht um ein sehr großes Projekt wie z. B. die Einführung von SAP an einem Standort handelt, ist es recht praktisch mit den Karten, die Planner zur Verfügung stellt zu arbeiten. Jedoch kann es auch schnell unübersichtlich werden. Hingegen der normalen Aufgabenliste und MS Project besteht nicht die Möglichkeit, Vorgänge zu taggen. Solange die Aufgaben also einzeln bestehen und eine Abhängigkeit über die Buckets oder die Kategorie dargestellt werden kann ist alles super. Aber ein Abarbeiten anhand einer priorisierten Reihenfolge ist der Eigenorganisation überlassen. Die Automatismen, die man aus einer Projektsteuerung kennt hat man nicht. Man muss wirklich gewichten, wann nutze ich Planner und wann machen andere Tools mehr Sinn obwohl Planner dennoch durch Marketing von Microsoft in aller Munde ist.

Warum Microsoft Planner und nicht Microsoft to-do?

Wie bereits erwähnt, ist Microsoft To-Do aktuell eher zur Selbstorganisation gedacht, es fungiert eher als eine Art Checkliste. Im Hintergrund wird keine Microsoft Group angelegt. Es gibt also eine klare Differenzierung.

Solltest die App nutzen oder nicht?

Vorteil der Planner App ist, dass man Ideen schnell eintragen kann oder sich aber mal eben die Info holt, ob ein Teamkollege seine Aufgabe schon erledigt hat oder nicht. Die App ist sehr solide aufgebaut. Zum horizontalen Wischen sind die Buckets und die Kategorien genauso wie in der Onlineversion auch. Aufgaben lassen sich flüssig bearbeiten. Hat man jedoch viele Aufgaben und viele Buckets ist es auf einem großen Bildschirm komfortabler. Wir nutzen Sie gerne zum schnellen Checken, ansonsten greifen wir auf unser Surface zurück 🙂

Unsere Szenarien aus dem Alltag…

Wir nutzen Planner neben der Organisation für den Podcast auch gerne für die allgemeine Teamorganisation. Doch wie sieht es in anderen Unternehmen aus?

Bei einem unserer Kunden haben wir Planner zur Organisation eines Projektteams genutzt, indem wir die Buckets den einzelnen Projektteams zugeordnet und die einzelnen Aufgaben eingekippt und verteilt haben. Das funktioniert wie schon erwähnt bis zu einem gewissen Grad ganz gut, jedoch ist jeder in den Punkten Selbstorganisation und Selbstdisziplin gefragt, sich persönlich so zu organisieren, dass man eins nach dem anderen sinnvoll abarbeitet. Es gilt auch zu bedenken wie das Team gestrickt ist, ob es sich um ein großes oder kleines Team handelt, was sich bereits lange kennt und mit vertrauten Arbeitsabläufen arbeitet, über moderne Technik verfügt usw.

Planner ist super für Brainstorming geeignet, gerade wenn aus dem Brainstorming konkrete Aufgaben heraus entstehen, kannst du diese in einem Bucket sammeln und clustern. Danach lässt es sich auf verschiedene Äste bzw. andere Buckets aufteilen.

Ein weiters Beispiel für die Nutzung von Planner in einem Team ist die Erfahrung, die wir im Zuge einer Office 365-Schulung mit Servicetechnikern, die Server konfiguriert und warten, gemacht haben. Die Techniker waren es gewohnt, ihre Anfragen und Aufgaben mit Prioritätenkennzeichnung per Email zu erhalten. Natürlich hatten sie auf Dauer Schwierigkeiten, alle Postfächer zu sichten. Bei der Betrachtung von Planner hat sich herausgestellt, dass es durchaus Sinn macht, die Buckets nach Servern zu clustern, in denen dann die Servicemitarbeiter und die Aufgaben direkt zugewiesen waren. In Planner war alles viel schneller und übersichtlicher. Die Mehrwerte müssen ersichtlich sein.

So erstellst du dir einen neuen Planner, aber ACHTUNG…

Erstelle dir als erstes einen Plan. Aber ACHTUNG – sobald ein Plan erstellt wird, legt man im Hintergrund eine Gruppe an. Solltest du also schon eine Gruppe haben, zu der du einen Plan erstellen möchtest, musst du keinen neuen Plan erstellen. Der Plan ist dann schon da. Scrolle um ihn zu finden in der Navigation ein Stück nach unten. Solltest du keinen neuen Planner anlegen dürfen, wende dich bitte an deinen Support / IT diese können hier Vorgaben setzen wer einen Planner anlegen darf und wer nicht.

Planner ist auf dem PC webbasiert. Wenn du mit dem Smartphone oder dem Tablet Planner benutzt, ist es dir freistellt, ob du dir die App herunterlädst oder den Gerätbrowser benutzen möchtest.

Wenn Microsoft Planner eingeführt ist sollte man im Hinterkopf behalten, dass im Hintergrund für jeden Planner eine Gruppe angelegt wird. Das kann evtl. ziemliches Chaos geben, wenn jeder plötzlich loslegt und versucht sich persönlich darüber zu organisieren. Dann sind schnell mal etliche von Gruppen angelegt und keiner weiß mehr wozu. 50% davon sind dann eh wieder nur zum Test mit einer Aufgabe, die dann nach 3-4 Jahren die Datenhygiene durchlaufen. Darauf solltest du unbedingt achten oder von vornherein einschränken.

Das bringt uns auch wieder auf das Thema Kommunikation zurück. Es entsteht nur Chaos, weil die Anwender nicht wissen, wozu Planner gedacht ist, und was im Hintergrund geschieht. Kommunikation uns Schulung brauchen wir hier genauso wie die Prüfung der Government-Richtlinien.

Das kannst du in Zukunft von Microsoft Planner erwarten

Was auf jeden Fall noch kommt, haben wir euch in den Show-Notes verlinkt. Aus der Roadmap von Microsoft haben wir für euch die Highlights mal rausgeholt. Man wird die Pläne zukünftig auch noch für externe Personen teilen können, wodurch die Möglichkeit gegeben ist, große Projektteams, die mit externen Beratern, wie beispielsweise mit uns, zusammenarbeiten in der Lage sind, auch ohne Office365-Account im Unternehmen zu bekommen, mitzuarbeiten.

Pläne werden kopiert werden können, was bei zum Beispiel bei Standardvorlagen von Vorteil ist. Des Weiteren wird eine SharePoint-Integration stattfinden. Diese kommt mit einem Webpart vermutlich erst auf die Modernpage bevor sie auf die normalen Seiten kommt. Ein Timelineview ist angekündigt, so dass du zwischen Kanban und Timeline wechseln kannst.

Das sind die alternativen Lösungen

Die größten Konkurrenten sind Asana, YouTrack und Trello die sich auf dem Markt noch ein bisschen vom Kuchen abschneiden. Vorteil von den zwei Produkten (Asana und Trello) ist, dass sie frei zu haben sind. Dem Thema Asana und YouTrack witmen wir uns in einer späteren Folge im Interview mit Karina Oelmaier.

Die meisten der gebotenen Features von Asana und co. können mit Microsoft Planner aktuell schon oder in naher Zukunft angeboten werden. Du benötigst also keine weiteren Tools auf deiner Toolkarte 🙂

 

Wir hoffen wir konnten euch einen kleinen Einblick in die Nutzung von Microsoft Planner geben, sodass ihr jetzt wisst, wozu Ihr es nutzen könnt und wo Ihr aufpassen solltet.

 

Weiterführende Links: