Wie hat sich SharePoint in den vergangenen Jahren entwickelt? Wo stehen wir heute und was hat sich verändert? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Einführung oder Nutzung von Office 365 und wie steht das in Verbindung mit der Notwendigkeit von Chaosmanagement? All das haben wir für Euch zusammengetragen und bringen Licht ins Dunkel. In dem heutigen, ersten Teil der Folge „Die Evolution von SharePoint“ nehmen wir Bezug auf die Historie von SharePoint, klären die Vorgehensweise von Microsoft und durchleuchten die Gegebenheiten in Unternehmen.

SharePoint – Es war einmal vor langer, langer Zeit

Im Jahre 2001 erblickte der erste SharePoint-Server als „SharePoint Portal Server“ das Licht der Welt und kam auf den Markt. In den nunmehr 17 Jahren des Bestehens von SharePoint hat sich viel getan. 2001 wurde beispielsweise längst nicht so viel Wert auf Design und Layout gelegt, wie es heute der Fall ist. Durch die heutigen Technologien wie Handy, Tablet und Co. steht auch Microsoft unter Zugzwang und muss sich der Herausforderung annehmen, den Puls der Zeit zu treffen.

Welche Anforderungen sollen bedient werden? Das gemeinsame Bearbeiten und das Austauschen von Dateien über eine webbasierte Oberfläche bilden den Grundstein von SharePoint. Warum?

Von Dokumentenmanagement über Social-Network bis hin zu Intranetintegration mit Content- und Projektmanagement. In allen Bereichen sind die Anforderungen gewachsen. Microsoft reagierte auf die wachsenden Anforderungen mit SharePoint Team Services in 2002, SharePoint Service 2.0 in 2003, der 2007er Version wie auch mit den Versionen 2010 und 2013.

Mit der Digitalisierung in Unternehmen ist auch der SharePoint umfangreicher und mächtiger geworden. In der aktuellen Ausbaustufe befinden wir uns nun in der Office365-Suite. Einer der größten Meilensteine wurde am 28.06.2011 mit der ersten Cloudversion von Office365 erreicht. Standen zu Beginn mit den ersten Versionen vor allem Dokumenten Management und Vorteile von kollaborativen Features im Vordergrund, so sind mit SharePoint 2010 und 2013 die Möglichkeiten für modernes Arbeiten mehr und mehr erweitert worden.

2011 kam Office 365 auf den Markt. Als Mitarbeiter der MindBusiness GmbH durften wir eines der ersten Office 365 Bücher veröffentlichen und können uns noch sehr gut an diese Zeit erinnern. Die Stimmung zum Thema „Cloud“ war damals sehr gemischt. Viele wussten nichts damit anzufangen, die Visionäre waren überglücklich und konnten es kaum abwarten zu starten aber ein Großteil der Masse und unserer damaligen Kunden war eher skeptisch und fest davon überzeugt, dass sich die Cloud nie durchsetzen würde.

Was ist seitdem geschehen? Die Welt hat sich verändert, heute ist Alles und Jeder vernetzt und das Thema Cloud hat sich nicht nur durchgesetzt, es ist für die meisten von uns ein fester Bestandteil der Zukunft geworden und kaum noch aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Heute migrieren DAX Unternehmen mit größter Verständlichkeit in die Cloud. Laut dem letzten Geschäftsbericht von Microsoft ist die Anzahl der Office 365 Business User in Q4/2017 auf 120 Millionen angestiegen.

Ein Blick hinter die Kulissen in die Unternehmen

Viele Unternehmen sind bereits in der Cloud und nutzen diese zum Großteil genauso, wie bei der Einführung von SharePoint 2010 oder SharePoint 2013. Als erster Schritt auf dem Weg zu Modern Work ist das super. Allerdings bietet die Cloud deutlich mehr Dienste an und könnte einige Prozesse mittelfristig vereinfachen und Arbeitsabläufe optimieren.

Gartner veröffentlichte im Januar diesen Jahres eine Studie, die unsere Eindrücke bestätigt. 

In dieser Studie befragt Gartner IT-Berater und IT-Administratoren zum Nutzungsgrad der Technologie in den Unternehmen, ob diese Office 365 bereits nutzen oder planen in naher Zukunft auszurollen. Es ist klar zu sehen, welche Apps und Tools am häufigsten genutzt werden. Etablierte Dienste wie Exchange & Co. belegen ganz klar die ersten Plätze.

  1. Office Pro Plus – also die altgedienten Office-Clients (88 Prozent)
  2. Exchange Online und Outlook (82 Prozent)
  3. OneDrive for Business (79 Prozent)
  4. SharePoint (74 Prozent)
  5. OneNote (70 Prozent)
  6. Skype for Business (68 Prozent)
  7. Teams (49 Prozent)
  8. PowerBI (47 Prozent)
  9. Yammer (46 Prozent)
  10. Project Online (30 Prozent)
  11. Delve (30 Prozent)

Zahlen lügen nicht… Die Studie zeigt auch, dass die Unternehmen und deren Mitarbeiter den Mehrwehrt in der Nutzung der neuen Apps (Planner, Teams usw.) trotz weitläufigem Marketing noch nicht erkannt haben. Man weiß also noch nicht so wirklich, welche Vorteile diese für das Unternehmen bringen können. 

Woran liegt das?

Die Technologie hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Die Betrachtung dieser erfolgt jedoch noch immer durch die IT-Brille. Das muss sich dringend ändern. In vielen Unternehmen haben sich weder die Aufgaben der IT-Abteilung noch deren Herangehensweise bei der Einführung neuer Tools verändert. Geschäftsführung und Management fehlen nicht selten die Sparringspartner  für eine ganzheitliche Betrachtung zu den neuen Technologien.

 

Im besten Fall sollten strategische Entscheidungen für Cloud-Strategie oder Einführung neuer Tools von der Geschäftsführung bzw. dem Management mitgetragen werden. Allerdings benötigen diese eine solide Informationsgrundlage für die Entscheidungsfindung. Hier sind IT-Leiter und Organisationsentwicklung gefragt. Fehlt es in diesen Positionen an Know-How, Vision, Neugierde, Kreativität und Mut starten alle wieder mit einem klassischen IT-Projekt.

Was denkt sich Microsoft dabei?

Microsoft denkt schon lange nicht mehr in Funktionen und hat sich in den letzten Jahren stark auf die Bereitstellung von Services spezialisiert. Egal ob Kommunikation, Selbstorganisation, Teamarbeit, Projekte oder Taskmanagement, etc…. Es ist für jeden Bedarf etwas dabei. Alles wird zur App und es kommen ständig neue dazu. Die Releasezyklen werden immer kürzer, weil Microsoft mit den Updates nicht nur Bugs korrigiert, sondern auch neue Funktionen veröffentlicht. Jedes Unternehmen muss für sich selbst die Entscheidung treffen, welches Tool und welche App für einen Prozess oder in der Kommunikation sinnvoll und mit einem Maximum an Mehrwert eingeführt werden sollten.

Fazit

In den letzten Jahren hat sich sehr viel verändert. In der Vergangenheit konnten sich Anwender und Unternehmen zwischen den Veränderungen 2-3 Jahre akklimatisieren und sich an die Neuerungen gewöhnen. Heute sind diese Zeitfenster auf wenige Wochen geschrumpft und stellen uns alle vor neue Herausforderungen. In der nächsten Folge diskutieren wir über wichtige Maßnahmen und liefern Empfehlungen zur Herangehensweise bei der Evaluierung neuer Apps und dem weiteren Rollout von Office 365.

Quellen