#023 – OneDrive im Arbeitsalltag

Wir freuen uns Dennis Hobmaier als Podcaster und SharePoint Kollegen in unserem Podcast begrüßen zu dürfen. Gemeinsam werfen wir einmal einen tieferen Blick auf Microsofts OneDrive. Dennis Hobmaier ist Solution Designer bei Kapsch BusinessCom AG. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tief greifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, SharePoint und Office 365. OneDrive, hmmmmm, da war doch mal was. Genau! Früher hieß das mal SkyDrive, fanden andere nicht so super daher kam eine kleine Namensneufindung.

OneDrive – Versionen

Es gibt verschiedene OneDrive Versionen. Einmal das „OneDrive for Business“ und einmal das „OneDrive“. OneDrive for Business ist die Geschäftsversion, diese ist über Office365 in den Paketen für jeden Nutzer enthalten und bietet 1 TB Cloudspeicher, falls Ihr einen SharePoint OnPremise habt, ist hier ebenfalls OneDrive for Business mit an Bord dann allerdings ohne 1 TB Speicher. OneDrive ist die kostenfreie Version des Onlinespeichers. Sie kommt mit jeder outlook.com bzw. live.com Adresse automatisch mit und bietet aktuell 5 GB Speicher kostenfrei, dieser kann nach Belieben in verschiedenen Tarifen vergrößert werden.

OneDrive – Clients

Aktuell gibt es noch zwei unterschiedliche Clients. Einmal den OneDrive Client ein recht fossiler kleiner Helfer der gerne mal Fehler verursacht. Diesen benötigt Ihr zwingend wenn Ihr SharePoint auf euerem eigenen Server in den Versionen 2010, 2013 oder 2016 nutzt. Der OneDrive Client wird automatisch mit dem Office Paket installiert. Der zweite Client ist der Next Generation Sync Client, dieser ist automatisch bei Windows 10 enthalten und ist aktuell zu Office365 OneDrive for Business als auch dem OneDrive (outlook.com) kompatibel. Erst ab SharePoint Server 2019 könnt Ihr den alten Client getrost in den Ruhestand schicken.

Limitierungen

Unter den Links haben wir euch noch mal die Limitations ausführlich verlinkt. Ansonsten kommt neben den SharePoint spezifischen Limitationen die eures Administrators hinzu. In der Cloud sind z.B. nur noch sehr wenige Filetypen blockiert, auf den Serverversionen kann dies individuell durch den Admin festgelegt werden. Auch das Speichervolumen wird individuell verwaltet. In Office365 wird standardmäßig 1 TB pro Nutzer freigegeben, dies kann durch den Administrator eingeschränkt werden. Die Maximale Dateigröße kann bis zu 15 GB in der Cloud und 2GB auf dem Server betragen. Es kommt also stark darauf an welche Version Ihr nutzt. Sucht am besten einmal im Intranet nach einer Governance zum Thema OneDrive, im Optimalfall hat euere IT hier schonmal etwas vorbereitet.

Funktionen – und was kommt da noch so?

In der Rubrik Links findet Ihr die Roadmap für OneDrive. Eines der besten neueren Features ist OneDrive OnDemand. Die Funktion erkennt Ihr an dem blauen Wölkchen hinter eurer Datei. Sobald Ihr die Datei öffnet wird, diese heruntergeladen. Zuvor verbraucht sie kaum Speicherplatz auf euerem Computer. Das ist schon ziemlich cool, birgt leider das Risiko, das man auch mal offline Arbeiten muss oder möchte und hat zuvor vergessen die Datei herunterzuladen. Du kannst ganze Verzeichnisse je nach Bedarf markieren und diese offline verfügbar machen. So nimmst du die Dateien zum Beispiel mit in den Flieger. Der Sync danach funktioniert wie gewohnt.

Ganz neu angekündigt ist die Funktion der Cameraroll für OneDrive for Business, echt super 🙂 Ihr könnt euere Bilder dann direkt vom Smartphone im OneDrive for Business speichern oder eben auch nicht. Auch angekündigt, ist die Scanfunktion über die Smartphone App direkt im Menüband der App.

OneDrive – Tipp

Sofern Ihr diese Einstellung verändern könnt, verschiebt die Standardfolder eures persönlichen Laufwerkes doch direkt nach OneDrive. So habt Ihr eure eigenen Daten immer direkt auf allen Devices. Sollte euch einmal der Computer abhandenkommen oder die Festplatte kaputt gehen, kein Problem. Auf dem neuen Gerät einfach das OneDrive wieder verbinden, die Bibliotheken neu mappen und alles ist wie vorher 🙂 Dauert keine 5 Minuten (ohne Sync).

Links und Quellen

• Blog von Dennis Hobmaier 
• YouTube Channel von Dennis Hobmaier
• Podcast von Dennis Hobmaier
• Limitations OneDrive for Business 
• Roadmap OneDrive for Business