Es gibt wieder ein neues Feature im Microsoft Office 365 Universum. Die Hub Sites. Wir schauen einmal genau hin, was sind die Hub Sites, wo machen sie Sinn und können uns helfen? Welche Restriktionen gibt es? Dabei vergessen wir nicht auch einen Blick auf potenzielle Use Cases zu den Hub Sites zu werfen. Zur Einrichtung einer Hub Site benötigt Ihr aktuell die Power Shell. Wie das Funktioniert hat der Kollege Dennis Hobmaier sehr schön in seinem Blog verlinkt. Diesen findet Ihr hier.

Was sind diese Hub Sites eigentlich genau?

Die Hub Site selbst kommt recht unspektakulär daher. Metaphorisch gesprochen handelt es sich um einen Landungssteg für eure Teamssiteboote. Es ist also einen Site Collection die zentral den Absprung zu anderen verknüpften Site Collections ermöglicht. Auch einige Inhalte der zugeordneten Site Collections werden in der Hub Site angezeigt. Im Screenshot (Quelle: Microsoft) seht Ihr ein Beispiel für eine solche Hub Site.

Welche Features bringt die Hub Site mit?

Hub Sites bringen vier wesentliche Funktionen mit:

  1. Cross-site navigation: Die Navigation wird von der Hub Site auf die zugeordneten Site Collections überspielt. In dem oben gezeigten Beispiel, also „HR, News, Departments,…“ Diese Navigation ist auf allen Seiten gleich.
  2. Content rollup: Im Screenshot sehen wir die Rubriken News und Activity, die hier angezeigten Inhalte stammen aus den zugeordneten Site Collections, der Nutzer muss also nicht erst bis in die tiefen der Sites springen um die News konsumieren zu können. Klingt schon fast nach einem Use Case.
  3. Consistent look-and-feel: Die Hub Site vererbt Ihre Gestaltungsvorlage an die zugeordneten Sites. Habt Ihr zum Beispiel eine Farbe festgelegt oder wie hier im Beispiel ein Logo, neben der Navigation, wird dieses in den „unteren“ Sites ebenfalls angezeigt.
  4. Scoped search: Natürlich ist auch die Suche auf den Hub und seine Inhalte fokussiert. Sucht Ihr innerhalb der Hub Sites nach einem Dokument, werden automatisch alle zugeordneten Sites ebenfalls durchsucht.

Installation bzw. Konfiguration einer Hub Site

Wie genau die Hub Site konfiguriert wird und was Ihr bei der PowerShell zu beachten habt, findet Ihr bei Dennis Hobmaier im Blog oder direkt bei Microsoft. Beides haben wir euch unten verlinkt. Damit Ihr euch mit dem neuen Feature sofort platzieren könnt, hier ein kleiner Beipackzettel:

  • Eine Site Collection kann nur an eine Hub Site gehängt werden.
  • Das Umhängen einer Site Collection zu einer anderen Hub Site ist jederzeit möglich.
  • Eine Hub Site selbst kann keiner anderen Hub Site zugeordnet werden.
  • Durch die Cross-Site Navigation werden zwei Top-Navigationen zur Verfügung gestellt!
  • Die normalen SharePoint / Groups Berechtigungen greifen auch in den Hub Sites und den dazugehörigen Site Collections wie gewohnt.
  • Eine Hub Site sollte immer über eine moderne Teamsite angelegt werden.
  • Klassische Team Sites lassen sich über Modern Pages ebenfalls zuordnen.
  • Hub Sites lassen sich auch über SharePoint App auf dem Smartphone bedienen.
  • News und Activities benötigen ca. 5-15 Minuten bis sie indiziert sind und auch angezeigt werden.
  • News können gefiltert werden, falls eine zugeordnete Seite sehr viel Kommuniziert könnt Ihr diese einfach ausblenden.

Use Cases für Hub Sites

Lösen die Hub Sites das Klassische Intranet Portal im Konzern ab? Wir denken nicht, sie ergänzen es Sinnvoll. Für kleinere Unternehmen können sie allerdings eine wirkliche Alternative zum aufwendigen Portal darstellen. Bringen sie doch über Ihre Features sehr interessante denkbare Szenarien mit.

Abteilungshubs

In vielen Firmen gibt es Bereiche oberhalb der Abteilungen. Innerhalb eines Bereichs ist die offene Kommunikation wichtig, auch sollen alle über die Aktivitäten informiert bleiben. Auf der anderen Seite möchte gerne jeder seine Ablage so strukturieren wie es für seine Abteilung passt. Mit der Hub Site ganz einfach.

Regionale Hubs

Verschiedene Regionen haben verschiedene kulturelle Anforderungen evtl. auch verschiedene Sprachen. Mit der Hub Site könnt Ihr zum Beispiel für jede Region einen eigenen Hub erstellen. Dieser wird dann mit der jeweiligen Verwaltungssite, der HR-Site oder der Vertriebsseite der Region verknüpft. Das Design kann hierbei auch als Wiedererkennungsmerkmal für die Region dienen.

Programm Hubs

Wer kennt Sie nicht die Programm „Moderner Arbeitsplatz“ oder „Digitalisierung“ werden gerne durchs Unternehmen getrieben. Diese bestehen aus vielen Unterprojekten. Hier bietet sich der Hub an. Zentral kann der Überblick über Neuigkeiten gewährleistet werden. Die News für sehr aktive Projekte können direkt raus gefiltert werden. Es entsteht eine fest Struktur und Übersicht.

Gibt es Restriktionen für Hub Sites?

Aktuell können nur 50 Hub Sites im kompletten Tenant angelegt werden. Ansonsten greifen die üblichen Limitationen von SharePoint Online bzw. den Groups. Beim Rollout beachtet bitte die Kommunikation. Die Nutzer müssen an die zweite Navigationsleiste und die News-, sowie die Suchfunktionalitäten gewöhnt werden. Kommunikation und ggf. Schulungen können hier sinnvoll die von euch bereitgestellten Materialien unterstützen.

Hilfreiche Links und Quellen