Heute möchten wir einmal einen Blick auf Microsofts App zur Automatisierung von Prozessen, Microsoft Flow, werfen. Was genau ist Microsoft Flow eigentlich? Auch wir haben uns das damals beim erscheinen Mitte 2016 gefragt. Seit dem hat sich viel getan. Microsoft Flow hilft Dir dabei plattformübergreifende Prozesse zu etablieren ohne Deine Systemlandschaft in Office365 dabei wirklich zu verlassen. Microsoft Flow ist also ein Bestandteil von Microsoft Office365. Durch die Einfachheit der Bedienung lassen sich mit einigen kleinen Kniffen schnell persönliche oder Teamübergreifend Produktivitätssteigerungen erreichen. Doch genau hierin liegt auch eine der größten Schwächen der App. Schnell verstrickt man sich in wilde Automatisierungsorgien und verliert dabei vollständig die Zeit aus den Augen bei dem Versuch kleine manuelle Kniffe auch noch zu automatisieren. Wir empfehlen: Setzt euch ein Limit. Manchmal kann man auch die 10 Sekunden per Hand die Schaltfläche klicken statt auch diesen Schritt noch zu automatisieren 🙂

Von wo kannst Du Microsoft Flow aufrufen?

Microsoft Flow ist super einfach zu erreichen. Wenn Dein Administrator es nicht deaktiviert hat kannst Du es über den Applauncher in Office365 öffnen. Auch über jede Liste bzw. Bibliothek in der modern View hast Du direkt oberhalb im Schnellmenü den Punkt Flow. Falls Du alle diese Punkte nicht hast, der Aufruf per URL https://flow.microsoft.com funktioniert immer, auch wenn Du im ersten Schritt evtl. keine Lizenz für Flow hast. Alternativ dazu kannst Du Dir für Dein iPhone/iPad oder Dein Android Smartphone/Tablet die App aus dem entsprechenden Store herunterladen. Mit Hilfe der App kannst Du Workflowprozesse in Microsoft Flow erstellen, bestehende Flows managen oder gestellte Aufgaben genehmigen bzw. ablehnen. Wir haben die App ausprobiert und finden zum Schauen und Aufgaben bearbeiten ist sie super, zum Erstellen solltet Ihr auf einen Computer mit Browser und einem großen Bildschirm zurückgreifen.

Und wie funktioniert Flow jetzt eigentlich?

Jeder Flow benötigt immer einen Trigger zum Starten. Je nach gewählter, verbundener App kann das beispielsweise ein neues Listenelement oder eine Änderung an einem bestehenden Element sein. Es könnte eine neue Mail in Outlook oder auch eine neue Datei in Eurer Dropbox ein Event auslösen. Die Möglichkeiten sind hier sehr vielfältig und der Phantasie in den gängigen Standardapps und Social Media Kanälen wenige bis keine Grenzen gesetzt. Aktuell gibt es ca. 200 konnektierte Apps und Plattformen. Ihr seht so schnell wird Euch nicht langweilig. Um die Aktionen dann auszuführen, könnt Ihr diese über Bedingungen, Genehmigungen und Loops miteinander kombinieren und so Euren Individuellen Prozess gestalten. Hier habt Ihr die Wahl ob Ihr auf der Grünenwiese oder mit einer der unzähligen Vorlagen beginnen möchtet.

 

Was unterscheidet Flow vom SharePoint Designer?

Klar, unseren guten alten Bekannten den SharePoint Designer Workflow wollen wir nicht vergessen. Er ist auch in Hinblick auf SharePoint ein großer Konkurrent aus dem eigenen Haus. Wird allerdings nicht mehr weiterentwickelt, daher ist der Fortbestand fraglich. Hinzu kommt, dass es für den SharePoint Designer keine App oder Weboberfläche gibt. Man benötigt immer das installierte Tool. Auch die Oberfläche im Programm ist im direkten Vergleich etwas altertümlich. Das wohl größte Limit des SharePoint Designers gegenüber Microsofts Flow ist, dass er auf nur eine Plattform, nämlich SharePoint, limitiert ist. Ist Flow also der Nachfolger? Aus unserer Sicht ja. Aus unserer Erfahrung heraus fehlen zum vollständigen Ersetzen nur noch wenige Aktionen und etwas mehr Stabilität bei der Konfiguration und Veröffentlichung eines Flows.

Wo kann ich in meinem Alltag Flow integrieren?

Use Case 1

Herr Bit ist Leiter des Application Supports in einem Konzern. Gemeinsam mit seinem Team betreut er zentral den Support aller weltweit zur Verfügung gestellten Applikationen und Anwendungen. Immer wieder kommt es vor, dass neue Supportkonzepte für neue und alte Applikationen erstellt werden müssen. Diese müssen sowohl durch Herrn Bit als auch durch die Qualitätsmanagementabteilung freigegeben werden. Im Moment läuft der Prozess per Papier, dies hat sich als wenig effizient herausgestellt. Mit Microsoft Flow hat Herr Bit in seinem Team eine digitale Version geschaffen. Sobald der Status des Dokuments in der Bibliothek auf „Bereit zur Freigabe“ gesetzt ist, wird der Flow im Hintergrund angetriggert und startet den entsprechenden Genehmigungsprozess. Dank Haupt- und Nebenversionen wird nach erfolgreicher Genehmigung eine neue, gültige Hauptversion mit entsprechendem Kommentar veröffentlicht. Die Durchlaufzeiten haben sich dank des Prozesses und dem Zugriff mit dem Smartphone, sowohl auf den Prozess als auch das Dokument, drastisch verkürzt.

Use Case 2

In einem zweiten Schritt hat Herr Bit seine persönliche Organisation gestrafft. Angespornt von den Erfolgen die sein Team mit Microsoft Flow erreicht hat, hat Herr Bit sich in einer ruhigen Minute um die Aufgabenorganisation gekümmert. Bereits vorher nutzte er Microsoft To-Do (eine Folge hierzu haben wir auch schon vorbereitet), jetzt koppelt er ganz einfach sein Postfach mit Flow an To-Do. Sobald eine neue Mail mit Hoher Priorität in sein Postfach gelangt, wird diese als To-Do Task angelegt. Durch die App auf seinem Smartphone hat Herr Bit seine Aufgaben immer im Blick. An seine Mitarbeiter kommuniziert er die entsprechende Änderung in seinem persönlichen Arbeitsablauf. So wissen sie, wie sie dringende Entscheidungen oder Inhalte an ihren Chef adressieren können.

Use Case 3

Haircut ist der kleine jedoch feine Friseursalon von Britta Schnitt. Sie ganz verliebt in die vielen Gadgets die Microsoft ihr dank Office365 zu sehr moderaten Preisen anbieten kann. Neben Staff Hub nutzt sie auch eine SharePoint Seite um ihre Social Media Inhalte vorzubereiten. Nur das Posten auf allen Kanälen stört sie etwas, da es sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. In einem Artikel hat sie von den Möglichkeiten von Microsoft Flow gelesen. Kurzer Hand hat sie vergangenen Sonntag zwei Flows erstellt. Der erste publiziert Ihre Tweets direkt auf Facebook, ein Post weniger denkt sie sich und freut sich über die neuen Möglichkeiten. Mit dem zweiten Flow werden Bilder, die sie auf Instagram hoch geladen hat auch als Tweet nach Twitter gebracht. So schließt sich ihr Social Media Kreis. Für das Erstellen der benötigten Flows hat sie mit Recherche nicht mal zwei Stunden benötigt.

Erfahrungsberichte aus unserem Projektalltag

Wir durften auch schon bei einigen Kunden Erfahrungen mit Microsoft Flow sammeln. Für kleine und schnelle Flows sind wir immer zu haben und auch zu begeistern. Schnell mal eine Mail versenden, eine Genehmigung einholen oder eben der Social Media Post klappt aus unserer Erfahrung heraus super. Jedoch haben wir leider häufiger Probleme beim Veröffentlichen größerer und komplexerer Flows. So kam es vor, dass ein Flow der eben noch funktionierte nach der Änderung eines Mailtextes beim Veröffentlichen einen Fehler warf. Auch bei vielen Aktionen, das Limit liegt bei 250 pro Flow von diesem waren wir jedoch weit entfernt, kam es in der Vergangenheit öfter zu Problemen. Funktional könnt Ihr Flow bedenkenlos nutzen, kalkuliert nur entsprechende Entwicklungszeiten und debugging in Eure Kalkulation ein. Ein Risiko dessen man sich bewusst sein sollte, ist, dass jeder Nutzer theoretisch jede Datei automatisch in eine private Dropbox kopieren kann. Dies kann der Administrator entsprechend einschränken zum Beispiel nur auf die Apps die auch im Unternehmenskontext genutzt werden können.

Lizenzmodell

Das Lizenzmodell für Microsoft Flow ist sehr übersichtlich gestrickt. Im Grund gibt es vier verschiedene Lizenzen.

Flow Free Flow Tarif 1 Flow Tarif 2 Flow für Office365 / Dynamics 365
Ausführungen pro Monat & Benutzer 750 4.500 15.000 2.000
Anzahl von Flows Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt
Überprüfung nach Triggern Alle 15 Minuten Alle 3 Minuten Jede Minute Alle 5 Minuten
Connectoren Standard Premium Premium Premium
Teamflows Nein Ja Ja Ja
Einstellen durch Organisationsrichtlinien Nein Nein Ja Nein
Geschäftsprozesse modellieren Nein Nein Ja Nein
Verfügbarkeit Kein SLA 99,9% 99,9% 99,9%
Kosten pro Nutzer / Monat 0,00 € 5,00 € 13,00 € Enthalten ab Office 365 E1

Limitationen

Im Folgenden die aus unserer Sicht wichtigsten Limitationen bei Flow:

  • Maximale Ausführungsdauer: 30 Tage > ein Flow läuft maximal 30 Tage
  • Timeouts: 120 Sekunden > Antwortet die Schnittstelle nicht in der Zeit gibt es einen Fehler
  • Nachrichtengröße: max. 100MB
  • Grenzwert für Schleifen: 5000 Elemente> in z.B. einer Liste oder Bibliothek
  • Maximale Aktionen pro Flow: 250 > um dies zu umgehen, könnt Ihr Flows verschachteln
  • Maximale Anzahl Schachtelungen: 5
  • Maximale Anzahl Wiederholungsversuche: 4  > Danach erhaltet Ihr einen Fehler
  • Maximale Zeichen für Action/Trigger Namen: 80 Zeichen

Was erwartet uns bei Flow noch alles?

Wie bei allen Office365 Produkten steht auch bei Flow das Rad nicht still. Aktuell sind einige sehr coole Features angekündigt bzw. bereits schon im Rollout. Zum Beispiel die Business Prozesse die den Prozess sowohl dokumentieren als auch den Benutzer durch den Prozess führen (nur Tarif 2). Auch können seit Kurzem einer SharePoint Bibliothek oder Liste zugewiesene Flows von allen die auf der Liste berechtigt sind ausgeführt werden. Sofern Ihr PowerApps nutzt, hier ist Flow jetzt auch noch tiefer integriert und kann zum Beispiel Daten zurück in die App schreiben. Bei der Entwicklung von Flow könnt Ihr mit Beispieldaten den Flow auf Plausibilität und Funktion testen, dies finden wir besonders hilfreich. Auch von Excel 365 lassen sich Flows jetzt integriert triggern und können so beispielsweise aus Excel heraus eine SharePoint Liste oder To-Do betanken. Als Teams Nutzer ist Euch bestimmt die neue Möglichkeit aufgefallen, ein Tab für Flow anzulegen und diesen auch direkt hier zu konfigurieren. Ihr seht, die Funktionen erweitern sich kontinuierlich. Dabei vergisst Microsoft nicht auch die Hilfe-Funktion und die Anleitung direkt im Tool immer weiter zu verbessern! Daumen hoch für die neuen Funktionen und viel Spaß beim Ausprobieren.

Alle Angaben sind Stand Juli 2018 und können somit schon überholt sein, daher hier die wichtigsten Links zum Thema und selbstrecherchieren. Ihr seid noch nicht ganz im Flow? Wir helfen euch gerne weiter 🙂

Links zum Thema: