Anfang 2018 haben wir euch eine Podcast-Folge für einen erfolgreichen Projektstart zur Verfügung gestellt. Diese Folge sollte euch dabei helfen, das Cloud-, Change-, bzw. Digitalisierungsprojekt erfolgreich zu starten. Egal unter welchem Motto diese Projekte bei euch laufen. Meist startet man hoch motiviert, nimmt ordentlich Anlauf, erreicht die ersten wichtigen Ziele und irgendwann geht es immer langsamer voran. Das passiert meist zur Jahresmitte bzw. in der Mitte oder etwas später im Projekt. Plötzlich scheint die Luft raus zu sein.

Das ist ganz normal und es gibt auch einige klassische Stolpersteine bzw. Hürden. Heute möchten wir die häufigsten Hürden ein wenig beleuchten und euch wichtige Tipps dazu geben. Ist man sich der Situation erst mal bewusst, kann diese nämlich auch verändert werden.

Hürde #1: Keine klare Zieldefinition

Warum kommt es in solchen Projekten immer wieder zum Stillstand? Häufig ist der Grund immer der Selbe: Das Ziel nicht klar verstanden worden oder längst in Vergessenheit geraten. Und das ist ein großes Problem. Veränderungen im Unternehmen kosten Zeit, Geld und die Geduld bzw. Effizienz der Mitarbeiter. Das Tagesgeschäft soll weiterlaufen und es wird erwartet, dass die Mitarbeiter sich freiwillig schulen lassen oder gar zusätzliche Aufgaben übernehmen. Ist der Mehrwert dann nicht für alle klar ersichtlich, sinkt die Bereitschaft der Mitarbeiter eine Extrameile zu gehen. Mitarbeiter müssen zu jeder Zeit wissen was die Veränderungen ihnen selbst oder wenigstens dem Unternehmen nützt. Der eigene Mehrwert sogar wichtiger, als der Mehrwert für das Unternehmen.

Wahrscheinlich nerven wir euch schon mit dem Thema aber Kommunikation ist das A und O. Die Projektmanager und Teams glauben sehr oft, dass es ausreicht, zum Projektstart einen Beitrag im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung zu veröffentlichen und ein paar Folien in wichtigen Meetings herunter zu beten. Damit ist es jedoch längst nicht getan.

Unsere Empfehlung:

  • Das Projektziel und der Kontext sollten zu allen möglichen Gelegenheiten kommuniziert werden. Erst wenn euch die Projektbotschaften zu den Ohren raushängen fangen die Mitarbeiter an es langsam zu verstehen.
  • Versucht alle verfügbaren Medien zu bedienen. Und das bitte über den gesamten Projektzeitraum und darüber hinaus. Euer Ziel: Das Projekt ist immer präsent, in jedem Meeting, in jeder neuen Ausgabe der Mitarbeiterzeitschrift, auf jedem schwarzen Brett und es sollte bei jeder Unternehmensversammlung auf der Agenda stehen.
  • Habt ihr schon ein Projektlogo bzw. einen Slogan? Das erhöht den Wiedererkennungswert und dient als visueller Anker der in allen Medien zu benutzen ist. Dieser Anker hilft euren Mitarbeitern dabei, die Themen immer wieder abzurufen und auch den Kontext bzw. die Informationen zum Projekt zu verknüpfen.

Hürde #2: Kein Rückenwind aus dem Management

  • Machtkämpfe im Management können ein solches Projekt schnell gefährden.
  • Veränderungen fallen auch Abteilungsleitern und Managern nicht leicht. Oft besteht die Sorge, dass sich Veränderungen negativ auf den eigenen Werdegang und die Position im Unternehmen auswirken. Der Fokus auf die Chancen, die der Change mit sich bringt, fehlt dabei.

Unser Tipp

  • Das mittlere Management sollte früh im Projekt einbezogen werden – der beste Zeitpunkt dafür ist bereits in der Zieldefinitions-Phase.
  • Verändert sich die Rolle eines Managers, sollte das offen angesprochen und ein „Ausgleich“ berücksichtigt werden.
  • Regelmäßige Personalgespräche sind sehr wichtig. So können bevorstehende Konflikte auch schnell aufgedeckt und vermieden werden.
  • Sollte der Widerstand im Management bleiben ist ein Machteingriff erforderlich. Denn jede Personalentscheidung setzt ganz klar ein Zeichen im Unternehmen und z.B. im Projektteam. Gerade in Zeiten des Change haben Mitarbeiter ein ganz besonderes Gespür für Veränderungen und Nachrichten „zwischen den Zeilen“. 

Hürde #3: Falsches Rollenverständnis der IT

Geht man heute durch das Unternehmen und spricht mit den Mitarbeitern der IT wird man feststellen, dass sich diese bereits als moderne IT sehen (immerhin wurden neue Clients ausgerollt und WIN 10 und Microsoft Office sind ebenfalls installiert). Man beschreibt sich selbst gerne als Enabler. So weit so gut. Schaut man sich jedoch den Tagesablauf und die Aufgaben der IT Mitarbeiter im Change an, kommt schnell die Ernüchterung. Die meisten IT-Mitarbeiter haben das Ziel der angestrebten Veränderung oft gar nicht verinnerlicht und dieses auch schnell aus dem Blick verloren. Jeder Mitarbeiter wird noch immer als User betrachtet. Dieser User kommt mit einer Funktion nicht klar. Diese Funktion habe ich doch schon X-Mal erklärt. Häufig wird der Prozess in den Hintergrund gestellt, der organisatorische Blick fehlt vielen und so ist es kein Wunder, dass auch viele IT-Mitarbeiter sich in solchen Projekten mehr als unwohl fühlen.

Unser Tipp: Die IT Abteilungen müssen speziell für dieses Projekt vorbereitet werden. Es reicht längst nicht aus, einen IT Mitarbeiter in eine Admin Schulung zu setzen. Das ist zwar noch immer erforderlich aber der es fehlt auch Wissen und Input zu den weichen Themen.

  • Wie sieht das Unternehmensziel aus?
  • Warum müssen Prozesse und Tools auf den Prüfstand und ggf. verändert werden?
  • Welche Auswirkungen hat das auf die IT Prozesse?
  • Warum sind unsere Mitarbeiter plötzlich noch mehr im Stress als sonst?

Das IT Team sollte auch immer im engen Kontakt mit dem Programmmanagement stehen und wissen was als nächstes auf sie zukommt. Die IT kann durch die Supportfälle wichtiges Feedback liefern.  Supportmitarbeiter sollten zudem Argumentationsketten an die Hand bekommen.

Hürde #4: Zu wenig Ressourcen

Diese Hürde ist wohl ein Kernproblem für alle Projekte. Das gilt auch für den Wechsel in die Cloud. Häufig fehlt es an: 

  • Ausreichend Projektpersonal und Kapazitäten bei den Mitarbeitern 
  • Zeit
  • Budget
  • Wissen (Projektmanagement Skills, Methoden usw.)
  • Einflusskompetenzen im Team (fehlende Vernetzung im Unternehmen)
  • Projektbeteiligung von Vorständen oder Geschäftsführung
  • IT-Unterstützung und -Ausstattung

Unser Tipp

  • Plant für das Projekt ausreichend Personal „on top“ ein. Für komplexe und aufwändige Projekte solltet ihr sogar ein Mitglied aus dem Führungskreis für das Projekt freistellen.
  • Sorgt für ausreichend methodische Unterstützung
    • Wissensaufbau
    • Support
    • Workshops
    • Arbeitskreise
    • Pilotgruppen

Hürde #5: Kein Widerstandsmanagement

Meist haben Unternehmen Widerstandsmanagement gar nicht wirklich auf dem Schirm. Er wird nicht gemocht, aber ignorieren hilft auch nicht weiter. Dabei kann man Widerstand, obwohl er oft unbequem ist, in einem Unternehmen auch sehr leicht zu etwas Positivem machen:

  • Fachkräfte mit hoher Expertise können wichtige Informationen über die wahren Bedürfnisse der Organisation oder von Prozessen beisteuern.
  • Mitarbeiter sind darauf bedacht, ihre Interessen zu wahren. Es ist hierbei wichtig zwischen gerechtfertigtem und ungerechtfertigtem Widerstand zu unterscheiden. Meistens jedoch wäre es ein Fehler, nicht auf die Widerstände der Belegschaft zu hören und so die Kompetenz der Fachabteilungen ausschließt. 

Wir wissen, dass viele von euch jetzt die Augenbrauen heben. Wahrscheinlich denkt ihr euch „Natürlich gibt es Projektgegner. Genau jetzt müssen wir standhaft bleiben.“ Schließlich haben die Führungskräfte meist das Unternehmen so erfolgreich gemacht und bisher immer sicher geführt. Die Manager wissen doch am Besten „wo es lang geht“ – Sie sollten bei Widerstand ein Machtwort sprechen, 

Jein.

Das Management ist oft bereits zu weit weg vom Tagesgeschäft und kennt die Bedürfnisse der Kunden längst nicht so gut wie die Mitarbeiter. Das müssen sie auch nicht. Denn sie haben andere Aufgaben. Für die Zukunft ist es heute wichtiger denn je die Meinung und Erfahrung der Mitarbeiter einzubeziehen. Auch dann, wenn diese sich nicht mit den neuen Zielen decken.

Unser Tipp

  • Wer mit Druck auf Widerstand reagieren, löst das Problem nicht. Im schlimmsten Fall folgt dann auf Widerstand noch mehr Widerstand.
  • Nehmt Einwände durchaus ernst und gebt den Mitarbeitern das Gefühl gehört zu werden.
  • Man sollte jedoch ganz klar zwischen berechtigten und logischen Einwänden und andauernden Widerstand unterscheiden
  • Besetzt die zentralen Projektpositionen mit Persönlichkeiten, die das Team motivierend und einfühlsam auf das Team einwirken und führen kann.
  • Kreiert Foren für Verbesserungsvorschläge, egal ob Meeting, Mailbox, Arbeitsgruppen oder Versammlungen. Die Mitarbeiter brauchen eine Anlaufstelle, um Bedenken äußern zu können.
  • Nutzt regelmäßige Workshops für gemeinsame Ideenfindung, Priorisierung, Identifikation wichtiger Handlungsmöglichkeiten inklusive der Erarbeitung wichtiger Maßnahmenpläne.

Links

Material von initio Organisationsberatung