Anfang 2018 haben wir euch eine Podcast-Folge für einen erfolgreichen Projektstart zur Verfügung gestellt. Diese Folge sollte euch dabei helfen, das Cloud-, Change-, bzw. Digitalisierungsprojekt erfolgreich zu starten. Egal unter welchem Motto diese Projekte bei euch laufen. Meist startet man hoch motiviert, nimmt ordentlich Anlauf, erreicht die ersten wichtigen Ziele und irgendwann geht es immer langsamer voran. Das passiert meist zur Jahresmitte bzw. in der Mitte oder etwas später im Projekt. Plötzlich scheint die Luft raus zu sein.

Das ist ganz normal und es gibt auch einige klassische Stolpersteine bzw. Hürden. Heute möchten wir die häufigsten Hürden ein wenig beleuchten und euch wichtige Tipps dazu geben. Ist man sich der Situation erst mal bewusst, kann diese nämlich auch verändert werden.

Hürde #1: Keine klare Zieldefinition

Warum kommt es in solchen Projekten immer wieder zum Stillstand? Häufig ist der Grund immer der Selbe: Das Ziel nicht klar verstanden worden oder längst in Vergessenheit geraten. Und das ist ein großes Problem. Veränderungen im Unternehmen kosten Zeit, Geld und die Geduld bzw. Effizienz der Mitarbeiter. Das Tagesgeschäft soll weiterlaufen und es wird erwartet, dass die Mitarbeiter sich freiwillig schulen lassen oder gar zusätzliche Aufgaben übernehmen. Ist der Mehrwert dann nicht für alle klar ersichtlich, sinkt die Bereitschaft der Mitarbeiter eine Extrameile zu gehen. Mitarbeiter müssen zu jeder Zeit wissen was die Veränderungen ihnen selbst oder wenigstens dem Unternehmen nützt. Der eigene Mehrwert sogar wichtiger, als der Mehrwert für das Unternehmen.

Wahrscheinlich nerven wir euch schon mit dem Thema aber Kommunikation ist das A und O. Die Projektmanager und Teams glauben sehr oft, dass es ausreicht, zum Projektstart einen Beitrag im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung zu veröffentlichen und ein paar Folien in wichtigen Meetings herunter zu beten. Damit ist es jedoch längst nicht getan.

Unsere Empfehlung:

  • Das Projektziel und der Kontext sollten zu allen möglichen Gelegenheiten kommuniziert werden. Erst wenn euch die Projektbotschaften zu den Ohren raushängen fangen die Mitarbeiter an es langsam zu verstehen.
  • Versucht alle verfügbaren Medien zu bedienen. Und das bitte über den gesamten Projektzeitraum und darüber hinaus. Euer Ziel: Das Projekt ist immer präsent, in jedem Meeting, in jeder neuen Ausgabe der Mitarbeiterzeitschrift, auf jedem schwarzen Brett und es sollte bei jeder Unternehmensversammlung auf der Agenda stehen.
  • Habt ihr schon ein Projektlogo bzw. einen Slogan? Das erhöht den Wiedererkennungswert und dient als visueller Anker der in allen Medien zu benutzen ist. Dieser Anker hilft euren Mitarbeitern dabei, die Themen immer wieder abzurufen und auch den Kontext bzw. die Informationen zum Projekt zu verknüpfen.

Hürde #2: Kein Rückenwind aus dem Management

  • Machtkämpfe im Management können ein solches Projekt schnell gefährden.
  • Veränderungen fallen auch Abteilungsleitern und Managern nicht leicht. Sorgen um die eigene Zukunft vernebeln den Blick auf die Chancen, den die Veränderung bieten kann.

Unser Tipp

  • Das mittlere Management sollte früh im Projekt einbezogen werden – möglichst schon dann, wenn die Ziele definiert werden.
  • Verändert sich die Rolle eines Managers, sollte das offen angepsrochen und ein „Ausgleich“ berücksichtig werden.
  • Regelmäßige Personalgespräche sind sehr wichtig. So können bevorstehende Konflikte auch schnell aufgedeckt und vermieden werden.
  • Sollte der Widerstand im Managment bleiben ist ein Machteingriff erforderlich. Denn jede Personalentscheidung ist auch gleichzeitig eine Nachricht an das restliche Team. Gerade in Zeiten des Change achten Mitarbeiter seismographisch genau auf Veränderungen und Nachrichten „zwischen den Zeilen“. 

Hürde #3: Falsches Rollenverständnis der IT

Geht man heute durch das Unternehmen und spricht mit den Mitarbeitern der IT wird man feststellen, dass sich diese bereits als moderne IT sehen (immerhin wurden neue Clients ausgerollt und WIN 10 und Microsoft Office sind ebenfalls installiert). Man beschreibt sich selbst gerne als Enabler. So weit so gut. Schaut man sich jedoch den Tagesablauf und die Aufgaben der IT Mitarbeiter im Change an, kommt schnell die Ernüchterung. Die meisten IT-Mitarbeiter haben das Ziel der angestrebten Veränderung oft gar nicht verinnerlicht und dieses auch schnell aus dem Blick verloren. Jeder Mitarbeiter wird noch immer als User betrachtet. Dieser User kommt mit einer Funktion nicht klar. Diese Funktion habe ich doch schon X-Mal erklärt. Häufig wird der Prozess in den Hintergrund gestellt, der organisatorische Blick fehlt vielen und so ist es kein Wunder, dass auch viele IT-Mitarbeiter sich in solchen Projekten mehr als unwohl fühlen.

Unser Tipp: Die IT Abteilungen müssen speziell für dieses Projekt vorbereitet werden. Es reicht längst nicht aus, einen IT Mitarbeiter in eine Admin Schulung zu setzen. Das ist zwar noch immer erforderlich aber der es fehlt auch Wissen und Input zu den weichen Themen.

  • Wie sieht das Unternehmensziel aus?
  • Warum müssen Prozesse und Tools auf den Prüfstand und ggf. verändert werden?
  • Welche Auswirkungen hat das auf die IT Prozesse?
  • Warum sind unsere Mitarbeiter plötzlich noch mehr im Stress als sonst?

Das IT Team sollte auch immer im engen Kontakt mit dem Programmmanagement stehen und wissen was als nächstes auf sie zukommt. Die IT kann durch die Supportfälle wichtiges Feedback liefern.  Supportmitarbeiter sollten zudem Argumentationsketten an die Hand bekommen.

Hürde #4: Zu wenig Ressourcen

Diese Hürde ist wohl ein Kernproblem für alle Projekte. Das gild auch für den Wechsel in die Cloud. Häufig fehlt es an: 

  • Ausreichend Projektpersonal und Kapazitäten bei den Mitarbeitern 
  • Zeit
  • Budget
  • Wissen (Projektmanagement Skills, Methoden usw.)
  • Einflusskompetenzen im Team (fehlende Vernetzung im Unternehmen)
  • Projektbeteiligung von Vorständen oder Geschäftsführung
  • IT-Unterstützung und -Ausstattung

Unser Tipp

  • Plant für das Projekt ausreichend Personal „on top“ ein. Für komplexe und aufwändige Projekte solltet ihr sogar ein Mitglied aus dem Führungskreis für das Projekt freistellen.
  • Sorgt für ausreichend methodische Unterstützung
    • Wissensaufbau
    • Support
    • Workshops
    • Arbeitskreise
    • Pilotgruppen

Hürde #5: Kein Widerstandsmanagement

Widerstand ist für die meisten ein Dorn im Auge: Er wird nicht gemocht, aber ignorieren hilft auch nicht weiter. Dabei kann Widerstand eine wichtige Ressource sein.

  • Widerstand ist vielleicht unbequem, aber er verrät wichtige Informationen über die wahren Bedürfnisse der Organisation.
  • Mitarbeiter und Führungskräfte werden ihr Möglichstes tun, um ihre Interessen zu wahren. Deswegen erkennen viele erfahrene Projektleiter rückblickend, wenn sich der Staub etwas gelegt hat, dass es nicht die klügste Entscheidung war, gegen den Widerstand der Belegschaft zu arbeiten. 

Wir wissen, dass viele von euch jetzt die Augenbrauen heben. Wahrscheinlich denkt ihr euch „Natürlich gibt es Projektgegner. Genau jetzt müssen wir standhaft bleiben.“ Und wer, wenn nicht Führungskräfte, haben den besten Überblick über die Belange der Organisation? Wissen Manager denn nicht immer noch am besten „wo es lang geht“?

Jein.

Das Management ist oft bereits zu weit weg vom Tagesgeschäft und kennt die Bedürfnisse der Kunden längst nicht so gut wie die Mitarbeiter. Das müssen sie auch nicht. Denn sie haben andere Aufgaben. Für die Zukunft ist es heute wichtiger denn je die Meinung und Erfahrung der Mitarbeiter einzubeziehen. Auch dann, wenn diese sich nicht mit den neuen Zielen decken.

Unser Tipp

  • Wer mit Druck auf Widerstand reagieren, löst das Problem nicht, sondern verstärkt es zusätzlich.
  • Skeptische Einwände und Hinweise sollten gehört und ernst genommen werden.
  • Man sollten jedoch ganz klar zwischen berechtigten Einwänden und fortdauerndem Widerstand unterscheiden
  • Besetzt die zentralen Projektpositionen mit Führungskräften, die integrativ und partizipativ führen
  • Kreiert Foren für Verbesserungsvorschläge, egal ob Meeting, Mailbox, Arbeitsgruppen oder Versammlungen. Die Mitarbeiter brauchen eine Anlaufstelle, um Bedenken äußern zu können.
  • Nutzt regelmäßige Workshops für gemeinsame Ideenfindung, Priorisierung , Identifikation wichtiger Handlungsfelder identifizieren und Erarbeitung wichtiger Maßnahmenpläne.