#036 – Use Case: Reisekosten leicht gemacht
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Heute möchten wir euch einmal einen Einblick in unsere Arbeitswelt und -prozesse geben. Dazu haben wir uns unseren Reisekostenprozess geschnappt und diesen für euch einmal transparent aufgezeichnet. Hierzu bieten wir euch wieder ein Visual an. Dieses wie immer kostenfrei zum Download. Im Visual beleuchten wir zwei verschiedene Wege einen Prozess zu visualisieren. Einmal die Möglichkeit wie ihr das standardmäßig kennt. Ein super Weg, Verantwortlichkeiten darzustellen und Abhängigkeiten aufzuzeigen. Auch zur Visualisierung von Workflows ist die Darstellung in Swimlanes super geeignet. Warum also stellen wir euch noch ein zweites Schaubild zur Verfügung? Weil wir der Meinung sind, dass es nötig ist dem Nutzer anhand eines Use Cases den Nutzen der App oder des Prozesses aufzuzeigen. Heißt also im konkreten Fall:
- Was ist mein persönlicher Vorteil davon, dass es die zwei Softwarekomponenten gibt?
- Was ist der Vorteil des Unternehmens hierfür?
- Wie sieht der Prozess aus? Wer ist denn beteiligt?
- Wie werde ich über Änderungen informiert?
- Warum machen wir es so und nicht anders?
- Wer ist der zuständige Ansprechpartner?
Der Prozess
Also wie sieht unser Prozess für die Reisekosten aus? Ganz klar – jeder erfasst für sich die Daten, egal ob Verpflegungsmehraufwandspauschale, Hotel- oder Tankbelege. Jeder Beleg muss in Onexma einmal per Eingabe erfasst werden und zusätzlich abfotografiert hochgeladen werden. Als modernes Cloudtool bietet Onexma hier natürlich eine App an. Am Monatsende wird die Reisekostenabrechnung eingereicht und von unserem Backoffice durchgecheckt. Sind alle Belege vorhanden? Wurden die korrekten Beträge übernommen? Und so weiter, ihr kennt das ja. Falls Fehler auftreten, werden diese bei uns auf dem kurzen Dienstweg durch das Backoffice behoben, man könnte den Beleg auch zurückspielen. Nach der Freigabe durch das Backoffice wird die Reisekostenabrechnung dann über die Schnittstelle nach Lexoffice übertragen. Der Besitzer der Reisekosten wird per Mail informiert. In Lexoffice – wir haben die Cloud Version gewählt – taucht sie dann unter offenen Belegen auf. Da man hier direkt eine Verbindung zum Bank-Account aufbauen kann, tätigen Nadja oder Markus dann direkt die Überweisung aus Lexoffice heraus. Ein zusätzliches Einwählen ist also nicht nötig. Auch hier greifen die Sicherheitsmechanismen der Bank, Foto-TAN bzw. mobile TAN sind also ganz normal möglich. Alles in allem dauert dieser Prozess normalerweise nicht länger als 3-5 Tage. Reisekosten sind hierdurch also sehr schnell beglichen. Der Mehrwert für den Aufwand des Abfotografierens ist also eine sehr kurze Bearbeitungszeit und somit die Garantie dafür, dass frühzeitig die Spesen zurückerstattet werden.
Warum haben wir uns für diese Kombination entschieden?
Klar wir haben uns viele Tools angesehen und auch viele davon ausprobiert. Dabei stellte sich jedoch heraus, dass viele entweder Belegerfassung oder Zeiterfassung richtig gut konnten. An beidem ist es jedoch häufiger gescheitert. Hinzukam, dass es uns sehr wichtig war eine Lösung mit möglichst automatischer Schnittstelle zu unserem Buchhaltungssystem, das wir parallel evaluiert haben, zu finden. Die Einfachheit der Datenerfassung in Onexma und die standardisierte Schnittstelle zu Lexoffice gepaart mit einem günstigen Monatspreis pro Nutzer haben dann die Wahl auf dieses Paket fallen lassen. Hinzu kommt, das wir in Lexoffice auch noch Rechnungen und Angebote schreiben können und unsere Steuerberaterin eine Schnittstelle zum Programm hat. Für uns ist dies aktuell die optimale Lösung, super einfach zu bedienen, schnell in der Bearbeitung und das ganze ohne Excellisten o.ä. zu verschicken.
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