#038 – OneNote Notizbücher sicher verschieben

OneNote und OneDrive. Warum sollte ich meine Notizbücher in die Cloud schieben und was ist dabei zu beachten? Wo sind meine Dateien hin und warum sieht das jetzt alles anders aus? Was ist das für eine „Fehlermeldung“?

Aus unserer Projekterfahrung heraus sind wir genau auf solche Fragen gestoßen und sahen mehr als einmal in verunsicherte Gesichter. Mit der heutigen Folge möchten wir euch aller Unsicherheit berauben und zeigen euch, wie ihr eure Notizbücher nach OneDrive sicher und sauber verschiebt und wie der Sync zwischen OneDrive und OneNote funktioniert.

Wann ist das erforderlich?

Bei einem unserer Kunden, ein Großkonzern, werden neue Clients ausgerollt. Neben der Installation von Office 365 und Office 2016 wurde den Mitarbeitern auch OneDrive als persönliche Ablagestruktur zur Verfügung gestellt.

Viele der dortigen User nutzen bereits OneNote sehr aktiv in ihrem Alltag. Die Kombination OneNote-OneDrive sorgte jedoch hier und da für Verwirrung.

Ziel dieser Folge

Ganz klar – wir möchten verhindern, dass ihr verunsichert seid und Stolpersteine aufzeigen. Das Speichern der Notizbücher in OneDrive ist absolut sinnvoll, um die Notizbücher auf allen mobilen Endgeräten zu nutzen und/oder diese mit Kollegen zu teilen. Wir zeigen euch den sauberen Weg und verhindern somit, dass Notizbücher verloren gehen bzw. keine Fehler durch OneDrive Migrationen entstehen.

Wichtig: Man sollte immer darauf achten wo das Notizbuch liegt

Das Anlegen eines Notizbuchs auf der lokalen Festplatte ist nicht zu empfehlen. Daten können ohne Backup verloren gehen. Viele sind sich dessen überhaupt nicht bewusst. Auch ist es dann nicht möglich, von allen mobilen Endgeräten auf die Notizbücher zuzugreifen.

Wie machen es viele?

Historisch betrachtet ist das Verschieben folgendermaßen durchgeführt worden:

• Ordner öffnen
• OneNote Dateien markieren
• In Zwischenablage kopieren
• Im neuen Zielspeicherort (z.B. OneDrive) öffnen

Auf diesem Weg haben auch einige Anwender ihre OneNote Notizbücher in OneDrive überführt und haben beim Öffnen gleich gestutzt.

Hürden und Stolpersteine

Die Anwender finden die einzelnen OneNote Dateien nicht mehr. Plötzlich gibt es nur noch eine Link-Datei. Beim Copy & Paste-Vorgang erhält man eine vermeintliche Fehlermeldung wenn man das Notizbuch über den Link öffnet à la „Dieses Notizbuch wird möglicherweise nicht ordnungsgemäß synchronisiert da diese Dateien von einem anderen Programm synchronisiert werden. Klicken Sie hier um das Notizbuch von einem anderen Speicherort zu öffnen.“

Bei dieser Meldung handelt es sich nicht um eine Fehlermeldung und uns wird die Lösung auch gleich mit auf den Weg gegeben.

Aber was ist da jetzt eigentlich passiert?

Wie funktioniert der native Sync zwischen OneNote und OneDrive?

Wird das Notizbuch in OneDrive ordnungsgemäß verschoben oder sogar dort angelegt, werden nur die Neuerungen bzw. Änderungen und nie die ganzen OneNote Dateien zwischen den Geräten synchronisiert.

Das bedeutet: Die Änderungen werden über OneDrive mit dem Server synchronisiert und diese dann über den Server auf die anderen Endgeräte (Handy, Tablet, usw.) gesendet. Somit haben wir lokal immer die kompletten OneNote Files und die Änderungen werden über die Linkdatei in OneDrive zum Server gesendet. Daher ist es nicht notwendig die einzelnen OneNote Dateien auch in OneDrive zu haben.

Den meisten Anwendern ist dieser Prozess nicht bekannt und sie erschrecken, wenn in OneDrive nur die Link Datei zu sehen ist.

Wichtig:

Es ist alles richtig und das Notizbuch wird korrekt synchronisiert.

So geht der Umzug ohne Probleme

Wenn dein Notizbuch also aktuell lokal gespeichert ist und du möchtest es in OneDrive verschieben solltest du den dafür vorgesehenen Prozess kennen:

• Öffne dazu das lokale Notizbuch in der Anwendung
• Im Register Datei gibt es den Bereich „Freigeben“
• Klicke hier auf den Button „Notizbuch verschieben“

Und schon hast du die Möglichkeit das Notizbuch direkt in OneDrive zu verschieben. Jetzt solltest du das alte Notizbuch in der Anwendung schließen und ggf. sichern.

Dein OneNote meldet, dass die Dateien nicht richtig synchronisiert werden?

Das passiert für gewöhnlich wenn man die OneNote Dateien manuell über den Windows-Explorer in OneDrive kopiert. Das Notizbuch kann dann per Doppelklick geöffnet werden aber der Link zum OneDrive Sync fehlt in diesem Moment. Deswegen kommt auch die Meldung. Per Klick auf die Meldung wird dieser Link zur Synchronisation wie durch Zauberhand hergestellt und die alten Sync-Dateien gelöscht. In diesem Schritt wird im neuen OneDrive Client aber auch das Notizbuch zur Linkdatei umgewandelt.