Herzlich Willkommen zu einer neuen Folge nuboRadio. Heute mit dem Titel „Das Troja-Prinzip für den digitalen Wandel“. Vielleicht kennt der ein oder andere diese Methodik bereits. Software Developer und Produktentwickler sollten mit dieser Methode bereits vertraut sein. Das Prinzip bzw. die Methode unterscheidet notwendige Veränderungen in zwei Typen: Evolutionäre und revolutionäre Veränderungen. Was das mit der Cloud zu tun hat und welche Erfahrungen wir selbst damit machen erfahrt ihr hier und heute.

Was ist das Troja-Prinzip?

Die Grundidee des Troja-Prinzips basiert darauf kleine, evolutionäre Änderungen an einem System möglichst oft durchzuführen, um dadurch den Druck für revolutionäre Änderungen raus zu nehmen.

Der Vorteil: Werden Änderungen in häufigen, kleinen Schritten eingeführt, fällt der „Veränderungsschmerz“ bei größeren Änderungen geringer aus und man verschafft sich damit mehr Zeit bis zum nächsten, großen Sprung.

Revolutionäre Änderungen braucht es nach wie vor. Und auch ihr habt es mit Sicherheit bereits gemerkt, diese revolutionären Änderungen kommen immer häufiger und immer schneller (quasi exponentiell). Sie sind der Motor der aktuellen Entwicklungssprünge.

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut

Wir finden, dieses Prinzip ist in der aktuellen Zeit so aktuell wie noch nie zuvor und lässt sich fantastisch auf das Changemanagement in Unternehmen ableiten. Egal ob digitaler Wandel, Transformation oder New Work … Aktuell passiert sehr viel und diese Veränderungen haben weitreichende Auswirkungen auf unsere Wirtschaft. Auch unsere Kunden arbeiten sehr hart daran neue Geschäftsfelder zu entwickeln, spielen mit disruptiven Szenarien und versuchen die Digitalisierung Schritt für Schritt für das eigene Unternehmen voranzutreiben. Und das ist auch gut so. Denn wir dürfen und müssen uns alle verändern. Warum? Ganz einfach: Weil der Motor der deutschen Wirtschaft vorrangig durch den Mittelstand angetrieben wird. Dieser Motor sollte nicht einrosten und benötigt aktuell eine Generalüberholung.

Doch es gibt keinen Grund auf den Zug der Panik-Mache aufzuspringen. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut und auch die deutschen Traditionshäuser haben es bisher immer geschafft die großen Wirtschaftsetappen durch Innovation und Technologie zu meistern.

Wir glauben fest daran, dass es auch dieses Mal klappen wird. Doch es braucht Querdenker, Mut und Ressourcen.

Querdenker, die den Mut haben wichtige Unternehmensprozesse und das Kerngeschäft in Frage zu stellen.

Es braucht Mut, um neue Wege zu gehen und den sicheren Hafen zu verlassen.

Die Zukunftsstrategie ist auch eine Budgetfrage. Man sollte nicht am falschen Ende sparen. Wir beobachten leider sehr oft wie Geld für das Aufhübschen, Re-Designs und Digitalisierung bereits veralteter Prozesse ausgegeben wird. Ganz nach dem Motto, das haben wir schon immer so gemacht.

Stattdessen sollten die eh schon knappen Budgets für gute Konzepte und den Griff zur Heckenschere ausgegeben werden. Komplexe Prozesse und Strukturen sollten dringend reduziert werden.

Evolution statt Revolution

Das Troja-Prinzip lässt sich ganz wunderbar für interne Change-Maßnahmen einsetzen. Wir haben in den letzten Jahren sehr viele Unternehmen durch den digitalen Wandel begleitet und halten es für absolut hinderlich, jede noch so kleine Änderung zu einem Big-Bang Change oder Leuchtturm Projekt zu machen. Denn mit der Vielzahl der neuen Tools steigen die Möglichkeiten zur Gestaltung und Nutzung exponentiell. Wir sollten die Sache also mit Verstand angehen.

Kleine Veränderungen mit Mehrwert bringen den Ball ins Rollen

Markus und Nadja arbeiten seit vielen Jahren nach diesem Schema und haben daraus auch unsere Methode „Discover : Use : Change it“ entwickelt.

Beide haben zwischendrin auch den Wechsel aus der Beratung in interne Festanstellungen durchlebt und konnten auch dort das System erfolgreich einsetzen. So berichtet z.B. Nadja, wie sie OneNote in kürzester Zeit zum meist genutzten Tool im Unternehmen gemacht hat.

Nadjas Erfahrungsbericht…

„Ich habe vor einiger Zeit die Lager gewechselt und hatte für 6 Monate eine Festanstellung. Das war ein vollkommen anderes Arbeiten und brachte viele Veränderungen mit sich. An meinem ersten Arbeitstag wurde ich mit wunderschönen Papierblöcken und Stiften ausgestattet. Ich hatte zu Beginn einen PC und war jeden Tag in vielen Terminen, um die Unternehmensprozesse und Abteilungen kennenzulernen. Die Informationen und Eindrücke habe ich auf Papier festgehalten und habe mein OneNote schon nach 2 Tagen schmerzlich vermisst. Die vielen Zettel machten mich auf Dauer nervös… Ich habe mir gar nicht die Mühe gemacht es abzutippen (so viel Zeit blieb mir in der Einarbeitung gar nicht :-)). Stattdessen habe ich mir am Computer ein Notizbuch angelegt und die handschriftlichen Notizen eingescannt.

So musste ich mir zumindest keine Sorgen machen etwas zu verlieren oder eine wichtige Information nicht finden zu können. Für mich selbst war das eine schwierige Zeit, denn ich habe einen Großteil meiner Arbeitslaufbahn ganz anders gearbeitet und musste plötzlich mit anderen Mitteln arbeiten. In dieser Zeit habe ich aber auch selbst gespürt wie es sich anfühlt, wenn die liebgewonnenen und vertrauten Arbeitsmittel nicht mehr da sind und man andere Tools verwenden muss. Ich kann mich jetzt viel besser in die Situation meiner Kunden und deren Fachbereiche hineinversetzen und habe dadurch mein Feingefühl für solche Veränderung weiter sensibilisiert.

Nach einiger Zeit hatte ich dann auch ein Notebook und konnte endlich wieder wie gewohnt arbeiten. Zettel und Stift blieben jetzt am Platz liegen und ich ging mit meinem Notebook in die Besprechungen. Das hat meine Kollegen dann doch ziemlich verwirrt. Viele konnten gar nicht verstehen, wie ich ohne einen Block klar komme. Ich habe jedoch das Beste aus der Situation gemacht und die Kollegen davon einfach profitieren lassen. Zunächst habe ich meine Notizen direkt nach dem Meeting mit allen geteilt. Das war für viele bereits der erste AHA-Moment. Ich war nämlich schneller fertig. Schon bald fingen wir damit an, das Notebook mit dem Monitor im Besprechungszimmer zu verwenden. Ja, das ist mehr als nur teure Dekoration. Und schon bald verbesserten sich die Besprechungsergebnisse denn jetzt konnten alle in Echtzeit sehen, welche Themen besprochen werden müssen und welche Entscheidungen wichtig sind.

Schon bald übernahmen die Kollegen meine Arbeitsweise und weckten so die Aufmerksamkeit des Managements und ich fand mich in neuen Diskussionen wieder „Wir können als IT doch nicht schon wieder ein neues Tool einführen. Das versteht doch niemand… Am Ende denkt jemand wir hätten OneNote extra gekauft und fragt wer das Budget dafür freigegeben hat…“. Ich habe meinem Chef damals empfohlen daraus gar nicht erst eine große Sache zu machen und mich als Ansprechpartnerin für OneNote zur Verfügung gestellt. Neugierige Mitarbeiter haben mich eh direkt auf die Nutzungsmöglichkeiten angesprochen und wir haben die Use Cases in kleinen, einstündigen Besprechungen durchgespielt und das Thema gar nicht weiter in den Fokus gestellt. Und ein paar Tage später stehe ich im Vorstandsmeeting und soll der Geschäftsführung zeigen, wie die Damen und Herren damit in Besprechungen und im Team arbeiten können. Das dauerte ca. 15 Minuten. Und kurze Zeit später kommt mir ein strahlender CFO entgegen und erzählt mir, dass OneNote eines der hilfreichsten Tools der letzten Jahre sei und seit Tagen in aller Munde ist.“

So hat Nadja OneNote (das neue Tool) im Unternehmen inkognito eingeführt. Niemand wurde damit unter Druck gesetzt, fühlte sich gestresst oder musste um die Qualität seiner Arbeit bangen. Es war eine kleine Evolution in der Arbeitsweise der Fachbereiche und ich habe mich sehr darüber gefreut.

Wichtige Erfolgsfaktoren

Die Unterscheidung zwischen evolutionärer und revolutionärer Veränderung ist sehr wichtig und sollte auf keinen Fall unterschätz werden. Ihr habe einen Weg gefunden die Arbeitsweise der Fachbereiche zu unterstützen und den Mehrwert für die Mitarbeiter zu steigern? Super, dann sollte das auch der Fokus in der Kommunikation sein. Viel zu oft versuchen IT’ler und Projektleiter die Komplexität, die Notwendigkeit zur Veränderung und kostspielige Anschaffungen in den Vordergrund zu stellen. Aber seien wir mal ehrlich, mit dieser Argumentation schafft man einen Nutzen und tut sich nur schwer damit die Mitarbeiter für das Neue zu begeistern. Warum auch? Keiner sagt wie diese davon profitieren.

Wir als nuboworkers sind Berater für Office 365 und digitales Arbeiten. Wir helfen unseren Kunden, diese Plattformen nachhaltig einzuführen, möglichst wenig Geld damit zu verbrennen und natürlich auch die Mitarbeiter zu aktivieren. Hierbei ist Change Kommunikation das A und O. Die Mitarbeiter und der Nutzen sollten immer im Vordergrund stehen.

Unsere Kunden lassen sich in zwei Gruppen aufteilen. Ein Teil unserer Kunden arbeitet noch mit SharePoint on Premise. Das ist einfach historisch bedingt und der Wechsel auf Microsoft Office 365 ist in Planung. Das ist übrigens eine Evolution und zwar auch für die Mitarbeiter. Andere Kunden arbeiten noch mit den klassischen Fileabalgesystemen und planen die Einführung von Office 365. Das ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter eine absolute Revolution und sollte mit großer Sorgfalt geplant, durchgeführt und betreut werden.

Einige Kunden arbeiten in SharePoint on Premise und führen OneDrive for Business zur Selbstorganisation ein. Aus Sicht der Mitarbeiter ist das eine Revolution. Denn dieser Schritt hat maßgebliche Auswirkung auf deren persönliche Gewohnheiten. Einige freuen sich über die Vorteile, andere fallen zunächst in eine Schockstarre und nicht wenige verweigern sich und müssen durch Schulungen und Aufklärung besänftigt werden. Gerade um OneDrive gibt es viele Gerüchte, Mythen und ganz viel Skepsis. Mit unserem Konzept greifen wir das auf und bereiten die IT und die Projektteams systematisch darauf vor. Es bringt nichts die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen und zu glauben, diese würden sich schon noch an den neuen Ordner gewöhnen. Eine solche Herangehensweise verursacht viel Stress, lässt die Produktivität der Mitarbeiter sinken und rückt das gesamte Projekt in ein schlechtes Licht.

Dabei ist die Lösung so einfach. Die Mitarbeiter wollen nur wissen, was während der Umstellung passiert, ob sie selbst aktiv werden müssen, wie man seine Dokumente wieder findet und wie man mit OneDrive arbeitet.

Wir haben aber auch Kunden, die bereits seit 1-3 Jahren in der Cloud sind. Also schon durchaus eine ziemlich lange Zeit. Damals gab es weder Microsoft Teams, Microsoft Planner und auch kein Microsoft To-Do. Kaum zu glauben, das ist wirklich noch nicht lange her und heute werden die neuen Apps und Technologien durch alle Medien und Communities gefeiert.

In der ursprünglichen Form von Microsoft Office 365 war die klassiere Teamsite und Kollaboration der Hauptfokus. Doch Microsoft entwickelt die Cloud ständig weiter und bietet heute ein prall gefülltes All-You-Can-Eat Buffet.

Lösungen wie Planner, Teams oder To-Do sind eine Evolution und keine Revolution und sollten eher Use Case basiert eingeführt werden. Warum? Ganz einfach: Nicht jeder Fachbereich und längst nicht jeder Mitarbeiter profitiert von all diesen Apps. Planner kann zum Beispiel nicht für jede Projektmethode verwendet werden, aber die meisten gehen pauschal davon aus. In so einem Fall muss zunächst betrachtet werden, nach welcher Methode Projekte im Fachbereich durchgeführt werden. Welche Größe haben die Projekte? Wie sehen die Prozesse aus? Wie hoch ist die Komplexität? Planner kann hochkomplexe Projekte nicht abbilden. Dafür ist die App aber auch nicht konzipiert. Je nach Anforderungen wird es aber Bereiche geben, die sich über die Möglichkeit Planner nutzen zu können durchaus freuen würden. Diese Bereiche benötigen wahrscheinlich keine automatisch durchkalkulierten Arbeitspakete oder Ressourcenplanung.

Fazit

Welchen Vorteil haben wir, wenn wir zwischen revolutionären und evolutionären Änderungen unterscheiden? Wir nehmen Druck raus und reduzieren den Stress in den Fachbereichen. Mitarbeiter aus den Sales-Abteilungen haben heute z.B. ganz andere Möglichkeiten mit den Tools zu arbeiten und können massiv von den Features zu profitieren. Dokumente sind mobil verfügbar, auch auf dem Smart-Phone, man kann schneller kommunizieren und Kunden quasi in Echtzeit wichtige Informationen zur Verfügung stellen. Wenn ich diese Vorteile in den Vordergrund stelle, muss ich als IT’ler oder als Projektleiter doch gar nicht mehr verkaufen.

Früher gab es mit jedem großen Microsoft Release eine Infomail für alle Mitarbeiter, eine Umsteigerschulung und evtl. noch eine Ankündigung im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung. Spätestens nach der Schulung waren die Mitarbeiter jedoch auf sich selbst gestellt und das Potential der Tools sowie der Mehrwert für den Anwender ging unter. Es ist also an der Zeit umzudenken und Veränderung als Bestandteil unseres Alltags anzunehmen. Für IT Abteilungen bedeutet das die Augen offen zu halten, zu verstehen wie das Unternehmen tickt und wie die Mitarbeiter darin arbeiten. Haltet die Augen offen, versucht querzudenken, um die Arbeit für die Anwender zu erleichtern. Interessanterweise gibt es mittlerweile viele Anwender die sich mit großem Interesse über Microsoft Blogs und YouTube Videos selbst weiterbilden und so nicht selten einen besseren Informationsstand haben als die Kollegen aus der IT. Damit man als interne IT nicht den Anschluss verliert, solltet auch ihr euch regelmäßig informieren und fragen: „Passt denn dieses neue Feature in unsere Strategie? Macht eine Implementierung Sinn und wenn ja, wie gehen wir vor? Wie können davon möglichst viele profitieren?

Wir hoffen das Troja-Prinzip wird euch in Zukunft bei geplanten Veränderungen genauso hilfreich sein wie es das für uns ist und sind gespannt auf euer Feedback dazu.