Letztes Jahr ist Nadja auf Empfehlung von Bernd Kesslau von der iOS Mail App auf die Outlook App umgestiegen. Was als Test begann, endete in einer positiven Riesenüberraschung. Das Ergebnis: Nadja bleibt bei Outlook und geht nicht mehr zurück.

In Nadja’s Erfahrungsbericht erfahrt ihr, warum sie die App nicht mehr missen möchte und welche Vorteile diese auch für euren Arbeitsalltag bringen kann.

Termine, Mails, Informationsflut & Co. – Geht das Alles nicht einfacher?

Als bekennende iPhone Besitzerin habe ich jahrelang mit der Mail App von Apple gearbeitet. Die Outlook App kenne ich noch aus alten Beraterzeiten, damals haben wir das Windows-Phone für die Arbeit bekommen. Meine Begeisterung für das Handy und die verfügbaren Apps hielt sich in Grenzen und soweit ich mich erinnern kann, durften wir am Ende auch wieder ein iPhone haben. Danach habe ich es nie wieder versucht.

Das iPhone als mobiles Mini-Büro

Wie auch viele andere muss ich jeden Tag viele Informationen verarbeiten, bekomme eine Menge E-Mails und Dokumente und der Terminkalender ist schon jetzt im Januar gut gefüllt. Microsoft hat mit den aktuellen Office Anwendungen und Office365 einen fantastischen Job gemacht. Solange ich mit meinem Surface arbeite, kann ich Schnittstellen nutzen, um einen Kunden oder einen Mitarbeiter aus einem Dokument heraus anzurufen, auf zusätzliche Daten zuzugreifen und in Sekundenschnelle eine Besprechung aufzusetzen. Dank Microsoft Teams, muss man dazu in vielen Fällen nicht mal mehr die Anwendung wechseln oder verlassen.

Sobald ich jedoch unterwegs bin, vereise oder auch mal am Abend bzw. am Wochenende schnell noch einige Sachen prüfen will, arbeite ich lieber mit meinem iPhone. Notebook auf dem Sofa ist wirklich nicht mein Ding 🙂

Leider gab es für das iPhone sehr lange keine Outlook App und da die iOS Apps durchaus gut funktionieren, habe ich auch nicht weitergesucht. Die von mir bis dato genutzten Apps taten das, was sie sollten, warum also unnötig Zeit verschwenden? Und irgendwie hing mir noch die Erfahrung mit der Outlook App auf dem Windows Phone im Nacken.

Manchmal weiß man erst im Nachgang, wie einfach die Dinge sein können

Ich muss zugeben, ich habe bei diesem Test nicht wirklich viel erwartet. Eine Mail App ist doch eine Mail App, oder? Weit gefehlt, die Outlook App hat das Arbeiten mit meinem Mini-Büro so viel einfacher gemacht, dass ich mir gar nicht vorstellen kann, je wieder anders zu arbeiten. Die App hat viel mehr Funktionen und bietet das benötigte Feature im richtigen Moment an. Womit wir wieder beim Thema „Fokus auf Arbeitsabläufe sind“ :-).

Aus diesen Gründen werden ich nicht mehr zur iOS Mail App zurück wechseln:

Eine App für alles

Anders als bei iOS kann man in der Outlook App auf Mails, Kontakte und Termine zugreifen. Also wie auch auf dem Computer. Lästiges Wechseln zwischen den Apps ist nicht mehr erforderlich. Wie lästig der Wechsel zwischen den Apps auf dem Handy ist, ist mir tatsächlich erst durch die Nutzung der Outlook App aufgefallen.

Trennung zwischen Werbung, Benachrichtigen und relevanten E-Mails

  • Outlook schiebt Werbung, Infomails und Benachrichtigungen ins Register „Sonstige“.
  • Alle anderen E-Mails (Kunden, Mitarbeiter, usw.) landen in der Ansicht „Relevant“.

Wichtige E-Mails farblich hervorheben

  • Je nach Anzahl der Mails, die man so im Laufe des Tages erhält, kann die ein oder andere wichtige E-Mail schnell übersehen werden oder in Vergessenheit geraten. Mit der Kennzeichnen-Funktion werden solche E-Mails gelb hervorgehoben und stechen gut aus der Masse heraus.
  • Das habe ich mir als „Wischgeste links“ auch so konfiguriert.
  • Im Standard werden bei dieser Wischgeste die E-Mails in den Archivordner verschoben. Diesen nutze ich jedoch gar nicht und habe die Einstellungen dafür in den Settings einfach für mich angepasst.
  • Das könnt ihr übrigens auch tun. Öffnet dazu einfach die Settings in der Outlook App und stellt die gewünschte Funktion im Bereich „Wischoptionen“ ein.

Finden statt suchen

  • Man kann nach Schlagworten suchen und wird schnell fündig.
  • Die intelligenten Filter sind aber auch nicht ohne.
  • Die Filterfunktion befindet sich oben rechts im Fenster und bietet die Kategorien „Ungelesen“, „Mit Flagge“, oder „Anlagen“.
  • Klicke ich in der Navigationsleiste auf die „Lupe“, werden mir Kontakte angezeigt.
    • Es sind die zuletzt am häufigsten genutzten Kontakte.
    • Ich kann den Kontakt direkt anschreiben oder sogar anrufen. Dazu muss ich den Kontakt nur auswählen.
    • Habe ich einen Kontakt ausgewählt, werden mir aber zusätzliche die zuletzt versendeten E-Mails angezeigt und ich kann sogar nach Anhängen filtern.
    • Wird der gewünschte Kontakt nicht angezeigt, kann ich diesen über mein Adressbuch (ebenfalls in Outlook integriert) raussuchen und bekomme dann das gleiche Ergebnis :O

Anhänge in der Outlook App

  • Intern müssen wir zum Glück keine Anhänge mehr verschicken. Bei uns läuft alles über Freigabelinks und passende Berechtigungsstrukturen.
  • Bei der Kommunikation mit Externen geht das leider nicht immer. Umso überraschter war ich, als ich bemerkt habe, wie unkompliziert man mit Anhängen in der Outlook App arbeiten kann.
  • Habe ich nach einem Dokument gesucht, ging es schnell über die Filter. Das Dokument kann in Outlook in einer Vorschau geöffnet, als neue E-Mail weitergeleitet, in OneDrive gespeichert oder über den WLAN Drucker sogar vom Handy aus gedruckt werden. Was will man mehr?

Die größte Erleichterung ist die Kalenderintegration

  • Ich muss zugeben, die Kalenderintegration ist einer der größten Mehrwerte für mich persönlich.
  • Früher habe ich ganz selbstverständlich die Mail geschlossen, den Kalender geöffnet, geprüft ob ich für eine Anfrage noch einen verfügbaren Termin habe, habe den Kalender geschlossen und bin zurück in die Mails. Das schreibt sich kompliziert, es liest sich kompliziert und ich bin froh, dass ich so nicht mehr arbeiten muss.
  • Der Outlook-Kalender ist in der Navigation eingebunden und ich sehe sofort, was für den Tag geplant ist, welcher Teilnehmer zum Meeting bereits zugesagt hat und je nach Schlagwort werden zusätzliche Symbole zum Termin angezeigt (Urlaub = Palme, Musical = Medien Icon, usw.).
  • Im Kalender selbst kann ich weitere Kalender einblenden, auch die von Kollegen und ich kann auch direkt einen Termin planen, versenden und sogar Skype Besprechungen organisieren.
  • Falls ich merke, dass ich im falschen Kalender bin, kann ich in der Besprechungsanfrage den Kalender wechseln. Das war für mich ein WOW-Moment und hat mich im Dezember endgültig überzeugt.

Nachrichten Schreiben – Easy as 1-2-3

  • Das die Outlook Mail App für iOS eine Nachricht versenden können sollte, war mir klar.
  • Allerdings hat Microsoft auch hier positiv mit AHA-, und WOW-Momenten geglänzt.
  • Falls ich beim Schreiben der Mail feststelle, dass ich noch einen Anhang benötige, kann ich diesen im gleichen Fenster dazu holzen. Hier unterstützt Microsoft Cloudanbieter wie Google Drive, DropBox, Box und natürlich auch OneDrive.
  • Ich nutze OneDrive und habe vor dem Einfügen noch die Möglichkeit zu entscheiden, ob ein Link oder ein klassischer Anhang versendet werden soll.
  • Alternativ könnte ich auch ein Bild aufnehmen und dieses als Anhang versenden.
  • Sollte mir beim Schreiben der E-Mail die Idee kommen, dass es sinnvoller wäre, eine Besprechungsanfrage zu versenden ist auch das kein Problem. Per Klick auf das Kalendersymbol kann ich die E-Mail in ein „Ereignis“ umwandeln oder dem Empfänger meiner E-Mail meine Verfügbarkeit senden. Ein Hoch auf diese Funktion!

Unser Fazit

Die Outlook App für iOS ist mehr als gelungen und nun ein fester Bestandteil meines Alltags. Ich habe den Test sehr genossen und auf ganzer Linie profitiert. Dank der App habe ich die wichtigsten Informationsbereiche und Funktionen endlich zentral und muss nicht mehr zwischen mehreren Anwendungen hin und her wechseln. Es ist Microsoft zu 100% gelungen, die wichtigsten Arbeitsabläufe sinnvoll und effizient zusammenzuführen.

Wir hoffen dieser Erfahrungsbericht macht euch neugierig. Nutzt ihr die App vielleicht auch schon? Wir können es wirklich nur empfehlen und stehen bei Fragen natürlich gerne zur Verfügung.