Juhu endlich ist sie da – die Schichten-App in Teams. Wie ihr ja bestimmt auch schon mitbekommen habt, hat Microsoft auf der Ignite 2018 verkündet, dass StaffHub zum 01.10.2019 eingestellt wird und die Funktionen in MS Teams eingebunden werden. Wir haben uns schon sehr darauf gefreut, weil diese Integration Microsoft Teams noch runder macht! Die Schichten App wird aktuell von Microsoft ausgerollt, wir haben sie bereits für euch getestet, den ersten Use Case für einen Kunden evaluiert und möchten euch natürlich daran teilhaben lassen.

Was genau ist die Schichten App und für wen ist sie gedacht?

Schichten bringt die Funktionen von Microsoft StaffHub in Teams. Falls ihr StaffHub noch nicht kennt, könnt ihr dazu gerne unsere Podcast Episode dazu anhören. Die Episode haben wir euch unten verlinkt.

StaffHub ist ein Tool zum Planen von Schichten und erstellen von Einsatzplänen für Mitarbeiter. Da StaffHub ja wie eingangs schon erwähnt zum 01.10.2019 eingestellt wird, hat Microsoft für diese Funktionen die Schichten App für Microsoft Teams entwickelt. Hier könnt ihr Einsatzpläne für jedes Team erstellen und dieses anschließenden mit den Mitarbeitern teilen. Die Schichten App bietet unter anderem eure Firstline Worker die Möglichkeit ihre Einsätze zu planen und einzusehen. Firstline Worker sind eure Mitarbeiter die vor Ort beim Kunden unterwegs sind und dort evtl. auch nicht immer einen Laptop mit dem Desktop Client zur Verfügung haben.

Wie kann ich die App einbinden und nutzen?

Um die Schichten App in Teams angezeigt zu bekommen, müsst ihr in eurem Admin Center die App Einstellungen überprüfen. Unter Einstellungen – Dienste- und Add-Ins findet ihr auch Microsoft Teams. Hier könnt ihr dann die Apps auswählen, die ihr zulassen möchtet. Aktiviert unter den Standard Apps „Shifts“, um die App in Teams nutzen zu können.

Jetzt könnt ihr die App in Teams hinzufügen.

Ihr könnt für jedes Team einen Schichtenplan erstellen, dafür müsst ihr nur Teambesitzer sein. Für jedes Team könnt ihr dann noch verschiedene Gruppen anlegen und die Mitarbeiter zuweisen. Außerdem könnt ihr wieder eure Arbeitsfreien Zeiten einstellen (also Urlaub, Gleitzeit, Krankheitstag oder Elternzeit, alles was es in eurem Unternehmen gibt). Dann geht es ans Einsatzplanen. Wie auch in StaffHub erstellt ihr Schichten, diesen könnt ihr verschiedene Farben zuweisen und Notizen hinzufügen. Wenn sich ein Schichtplan mehrere Wochen wiederholt, könnt ihr diesen einfach kopieren. Falls ihr Auswertungen benötigt, könnt ihr die Schichtpläne als Exceldatei abspeichern und beliebig bearbeiten. Vergesst nicht, euren Schichtplan mit dem Team zuteilen, sobald dieser fertig ist. So wissen alle Teammitglieder Bescheid 🙂

Die Teams App für Smartphones wurde ebenfalls mit der Schichten-App ausgestattet, sodass ihr auch von unterwegs darauf zugreifen könnt. Dafür einfach, wenn ihr in der App in den Teams seit, den Balken hochschieben und schon könnt ihr auch die Schicht App sehen und nutzen. Hier könnt ihr oben in der Mitte das Team auswählen, für welches ihr die Schichten anzeigen möchtet. Außerdem könnt ihr in den Einstellungen festlegen, ob ihr vor eurer Schicht benachrichtiget werden wollt und wie lange davor.

 

 

 

 

 

 

 

Fazit

Wir finden die neue Planungsfunktion in Teams sehr gelungen. Aus unserer Sicht sind die Einsatzmöglichkeiten sehr vielfältig. Egal ob First Line Worker, Produktionslinie oder Trainerplanung für Roul Outs. Es war noch nie so einfach Teams in Schichten oder für Workstreams einzuplanen. 

Links 

Offizielle Ankündigung von Microsoft zum Wechsel auf die neue App

E-Mail Microsoft Import StaffHub Schichten:

As previously communicated in MC149144 on September 24, 2018, Microsoft Teams is evolving to include a new set of capabilities that will simplify schedule management and help deliver the tools for every worker to get the job done. As a result, we will be retiring Microsoft StaffHub on October 1, 2019 and we will be focusing our investments on Microsoft Teams.

After October 1, 2019 users that attempt to log in to StaffHub will be greeted with a message directing them to download Microsoft Teams.

To help you in your transition to Microsoft Teams, we ask that you review the details below for pre-requisites related to user and data migration across Microsoft Teams and StaffHub.

If you’re receiving this notice, you have one or more people in your organization who currently use Microsoft StaffHub. Please communicate these details to the right stakeholders in your organization.

[How does this affect me?]

To help transition users, we plan to migrate data chat history in Microsoft StaffHub to Microsoft Teams. The amount of chat history that will be available in Microsoft Teams will depend on how soon you configure your organization for the transition. We recommend taking action no later than June 30, 2019 to provide enough time to transition 90 days of data by October 1, 2019. Please ensure that Microsoft Teams and Office 365 Group Creation are enabled in your Microsoft 365 admin center before the transition begins, as these setting selections are essential to us being able to move your StaffHub data into Teams. Failure to turn these services on by June 30, 2019, will result in a later migration date or less chat data being copied over.

Please note, by enabling Microsoft Teams and Office 365 Group Creation, we will create a corresponding Microsoft Teams team and Office 365 Group if those do not already exist for each of your StaffHub teams as part of the migration effort. We will also begin copying Microsoft StaffHub chat messages into the corresponding Teams team chat history. We recommend that you enable Office 365 Group Creation and Microsoft Teams no later than June 30, 2019, and that you do not delete these teams or groups as they are required to successfully migrate data into Microsoft Teams.

[What do I need to do to prepare for this change?]

We encourage you to activate Microsoft Teams, ensure group creation is enabled and that all impacted users are properly covered with an active license that includes Microsoft Teams. This is just the first step as we help you transition towards Microsoft Teams. As more information becomes available we will be providing additional documentation and guidance on user and team migration over the next few months.

Please click Additional Information to learn more about Microsoft Teams and how you can enable it for your organization.

If you plan to terminate your use of Microsoft StaffHub before October 1, 2019, and you do not wish to have your organization’s data transferred to Microsoft Teams, please contact us at StaffHubinfo@microsoft.com.