Markus und ich haben heute eine besondere Episode für Euch. Wir haben gemeinsam einen Blick auf die letzten 7 Jahre unserer Projektarbeit geworfen und 10 Punkte zusammengetragen, die uns immer wieder begegnet sind. Es geht um 10 mögliche Fehler bei der Einführung von SharePoint.

Wir selbst mussten viel schmunzeln, denn diese Schritte sind uns unabhängig von Unternehmensgröße immer wieder begegnet. Keine Sorge, die Welt geht nicht gleich unter und das Projekt ist nicht automatisch zum Scheitern verurteilt. Mit dieser Folge möchten wir das Bewusstsein für diese Schritte schaffen und euch helfen, solche Fehler zu vermeiden. Aus diesem Grund haben wir die Folge auch mit einer ordentlichen Portion Ironie und Sarkasmus gewürzt.

#1: Pro App je eine Abteilung und eigene Ziele

Ganzheitliche Betrachtung macht Projekte komplex. Aus diesem Grund wird für jede Anwendung jeweils eine Abteilung, ein Projektteam und ein zuständiges Decision Board gebildet. Diese haben in sich geschlossene Zielvorgaben, müssen nicht mit einander kommunizieren, dürfen durchaus in Konkurrenz treten und müssen das Organisationsziel selbstverständlich nicht berücksichtigen.

#2: Die Meinung und Akzeptant der Mitarbeiter ist zweitrangig

Sie versuchen zuerst alle IHRER MEINUNG NACH wichtigen Personen zu überzeugen. Motivierte und vom Vorhaben überzeugte Mitarbeiter sind für gewöhnlich überbewertet. Schließlich müssen diese nur mit den neuen Apps und Tools arbeiten. Das kann ja nicht so schwer sein.

#3: Die Planung dauert länger als der Change

Projektmanagement ist wichtig. Sehr wichtig. Wenn aber wichtige Entscheidungen auf die lange Bank geschoben werden und niemand ins Tun kommt können schnell Monate vergehen. Bis dann die Planung und Entscheidungsfindung abgeschlossen ist, haben sich die Mitarbeiter wahrscheinlich schon für DropBox und Co. entschieden.

#4: 100%iger Fokus auf das „Big Picture“

Kleine Etappenziele werden als unwichtig erachtet und werden aus diesem Grund auch gar nicht erst definiert. Ihre Changemanager, Programmmanager und CIOs wandern mit der Transformationspeitsche durch das Unternehmen, stellen sicher, dass 600 Mitarbeiter in 3 Monaten unter Druck in die Cloud wandern. Hauptsache die Zahlen im Dashboard sehen gut aus. Dass die Mitarbeiter den Sinn und Nutzen dieser Veränderung nicht verstehen und die Produktivität sowie Qualität in den Keller gehen, tut hier natürlich nichts zur Sache.

#5: Prozesse werden 1:1 in eine neue App überführt

Eine Prozessanalyse wird nicht als notwendig erachtet. Immerhin gibt es genug Spezialisten, welche die neue App schnell umprogrammieren können. Das kostet doch nur ein paar Tausend Euro. Außerdem haben wir das schon immer so gemacht.

#6: Sollte nach dem vielen Customizing noch ein wenig Budget übrig sein können ggf. auch Schulungen angeboten werden

Aber eigentlich müssten die Mitarbeiter ja wissen wie das alles funktioniert. Die haben doch auch WhatsApp. Aus diesem Grund reicht es vollkommen aus, kurz vor knapp einen 08/15 Trainer für 08/15 Schulungen anzuheuern. Dieser kann dann in 3 Stunden ein paar Funktionen erklären, dann läuft das schon. Wenn alle erst mal umgestiegen sind, kommt der Rest eh von alleine.

#7: Unternehmenskultur und Kommunikationsgewohnheiten

müssen weder bei der Entscheidung für das Projekt noch in der Konzept- oder Evaluierungsphase berücksichtigt werden. Ihre Mitarbeiter werden das schon verstehen. Wer hat denn behauptet, dass die für das Unternehmen so wichtige Transformation etwas mit den Mitarbeitern und deren Gewohnheiten der letzten 10 bis 20 Jahre zu tun hat? Mit dem neuen Intranet oder Portal wird alles schick. Daran werden sich die Mitarbeiter also auch gewöhnen.

#8: Key User

Ihr habt euch vor 10 Jahren für ein Key User Konzept entschieden und habt das Projekt damals erfolgreich abgeschlossen. Alle Mitarbeiter wurden 2007 in der Nutzung der Anwendungen und in den Prozessen geschult. Einmal im Jahr trifft man sich dann zu einem Key User Meeting und spricht über belanglose Dinge. Auffrischungskurse für neue Apps wurden seit der Einführung nicht mehr überarbeitet. Die Key User sitzen auf ihrem Thron, wollen die Komfortzone nicht verlassen und sagen ständig nur: Dafür bin ich nicht zuständig … Zeit für ein neues Key User Konzept!

#9: Zu kurz gedacht und realistisch geplant

Das Team ist 2018 frisch zurück aus dem Urlaub und will „die Sache“ gleich im ersten Quartal angehen und im besten Fall den Change starten. Dieses Mal schaffen wir das. Die überambitionierte Planung steht auch schon. Das Projektteam legt einen Raketenstart hin und hängt alle anderen ab. Die Mitarbeiter wissen gar nicht was als Nächstes passiert, wieso es passiert und haben längst den Überblick verloren.

#10: Null Konsequenz und fehlendes Verantwortungsbewusstsein

Ganz nach dem Motto: „Das war zwar so angedacht aber niemand arbeitet mit der App. Warum sollte ich den ersten Schritt machen? Ich fange an, wenn die anderen auch mitmachen.“ Das Ergebnis: Jeder wartet auf jeden. Und wenn Sie nicht gestorben sind, dann warten sie noch heute auf den Post in Yammer, auf die News im Intranet und den Beginn von moderner Collaboration im Unternehmen.

Wir hoffen ihr habt euch möglichst gar nicht oder nur bei einigen Punkten wiedererkannt. In der nächsten Folge verraten wir euch 10 Schritte, wie man es anders machen kann und stellen euch dann das dazugehörige Visual zum Download zur Verfügung.