Aufgabenverwaltung betrifft fast jeden von uns. Egal ob im Team, in der gesamten Abteilung oder im Projekt. Aufgaben begleiten unseren Arbeitsalltag. In Office 365 haben wir mit Planner und To-Do zwei Tools, die uns diese Aufgabenverwaltung erleichtern. To-Do hat euch Markus dieses Jahr bereits vorgestellt und berichtet, wie er es persönlich nutzt. Heute wollen wir uns daher einmal Planner anschauen. Das Tool selbst haben wir euch bereits schon einmal vorgestellt und heute teilen wir verschiedene Best Practice der Nutzung von Planner aus unserem Projektalltag.

Wie nutzen wir nubos Planner?

Wir selbst haben zwei Pläne im Einsatz. Einmal für nuboRadio als Planungsübersicht und einmal als tatsächliche Aufgabenverwaltung für die internen Themen. Außerdem haben wir je nach Projekt noch einen Plan für das Projekt jeweilige Projekt. Dies variiert aber, sodass es durchaus auch sein kann, dass unsere Aufgaben direkt im Tenant des Kunden gepflegt werden.

Strukturierung nuboRadio Planner

Unser nuboRadio dient uns als Brainstorming und Ideenboard und gleichzeitig zur Planung der Folgen. Dafür haben wir die Buckets Ideen, Recherche, Ausarbeit, Ready to record und Fertig zur Veröffentlichung angelegt.

Alle Ideen werden in dem ersten Bucket gesammelt, so geht keine verloren und alle sind an einem Ort gespeichert. Möchten wir die Idee ausarbeiten, weisen wir uns diese zu und ziehen sie in das Bucket Recherche. In der Aufgabe selber können wir dann Notiz, Checklisten und Links sammeln, also alles was wir zur Erarbeitung benötigen. Sind wir fertig, wandert die Karte in Ready for Record, bis wir zur Aufnahme gekommen sind. So haben wir auch immer einen Überblick, wie viele Folgen wir noch in der Rückhand haben. Ist die Folge fertig aufgenommen, weisen wir diese unseren zwei Podcast-Damen zu, diese kümmern sich um die Vorbereitung zur Veröffentlichung. Das Fälligkeitsdatum legen wir dafür immer auf den Sonntag vor der Veröffentlichung fest. Damit bilden wir den Prozess einmal über Planner ab und haben eine gute Dokumentation und immer einen aktuellen Überblick.

planner der nuboworkers board

Strukturierung nuboTeam Planner

Unsere interne Aufgaben sind recht einfach strukturiert. Hier arbeiten wir tatsächlich mit den klassischen Buckets Offen, In Arbeit und Erledigt. Allerdings nutzen wir die Labels um Aufgaben bestimmten Kategorien zu zuweisen (z.B. Intern, Kunden, Backoffice, Auto, Verträge). Sind Rückfragen da, nutzen wir die Kommentarfunktion, um diese direkt in der Aufgabe zu dokumentieren. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert diese auch in das Bucket erledigt, wird aber nicht als erledigt markiert. Dies passiert erst, wenn diese von Markus geprüft wurde.

Weiter Einsatzmöglichkeiten

Natürlich ist die Nutzung des Planners immer ganz individuell und dies ist ja auch das Schöne daran. Wir haben hier aber einige Ideen und Beispiele zum Aufbau und zur Nutzung für verschiedene Anwendungsfälle.

Planung der Community Inhalte für Social Media

Ihr habt Inhalte für verschiedene Social Media Plattformen die ihr als Marketing oder HR Abteilung posten möchtet. Auch diese Planung kann gut über Planner abgebildet werden. Dafür z.B. die Buckets nach den verschieden Plattformen benennen und die Labels mit den Themengebieten der Post versehen. Die Aufgabe wird demjenigen zugewiesen, der für die Veröffentlichung verantwortlich ist.

Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter enthält oft viele Dokumente, Informationen und Links oder die ersten kleinen Aufgaben. Mit Planner könnt ihr einfach und schnell Einarbeitungspläne mit allen Informationen für Mitarbeiter erstellen. Zudem kann ein Bucket auch alle Aufgaben enthalten, die erledigt werden müssen, bevor der Mitarbeiter kommt.

Buckets:

  • Vor dem Eintrittsdatum
    In diesem Bucket werden alle wichtigen Aufgaben eingestellt, die die IT- Abteilung, HR oder der Vorgesetzte vor dem Eintritt erledigen müssen. Diese werden den jeweiligen Kollegen auch zugeordnet.
  • Innerhalb der ersten Tage
    Informationen, Einarbeitung, Einrichten und Kennenlernen der System sind meist die ersten Aufgaben, die der neue Kollege zu erledigen hat. Diese werden niemandem zugeordnet, sondern die muss der neue Kollege selbst erledigen.
  • In der ersten Woche
    Weitere Aufgaben die anfallen werden dann in die weitern Wochen eingeteilt. Diese werden entweder niemandem zugeordnet oder der Person, die der neue Kollege fragen kann, wenn er Hilfe benötigt. Auch ein Mentor könnte hier dann eingetragen werden.
  • In der zweiten Woche
  • In der dritten Woche

Labels:

Diese können zur Kategorisierung der Aufgaben in Administration, Selbststudium, Personal, IT oder Aufgaben genutzt werden.

Zuweisung, Notizen usw.:

Checkliste, Dateien und Notizen sollten genutzt werden um Aufgaben zu beschreiben, die wichtigsten Dokumente (Anleitungen, Richtlinien usw.) und Links anzuhängen und ggfs. in kleine Teilschritte zu unterteilen. Zur besseren Übersicht sollten diese auch auf der Karte angezeigt werden.

Charts:

Der neue Vorgesetzte kann die Diagramm-Ansicht nutzten um zu erfahren, wie der Stand der Einarbeitung ist. Außerdem hat er für erste Feedbackgespräche einen guten Überblick und Einblick in die Einarbeitung und gestellten Aufgaben.

Einsatzplanung Maschinen

Wenn ihr mit Maschinen arbeitet die für unterschiedliche Projekte oder Kunden belegt werden, könnt ihr auch Planner zur Übersicht verwenden. Dafür die Buckets nach den Maschinen benennen und die jeweiligen Aufgaben für die Belegung pro Projekt oder Kunde nutzten. Wichtig hierbei, pflegt Start- und Fälligkeitsdatum, immerhin möchtet ihr darüber den Überblick erhalten. Schön ist hier dann auch die Kalenderansicht, die euch den Plan über den Monat hinweg anzeigt.

Allgemeine Tipps

Definiert, wann eine Aufgabe wichtig oder dringend ist. Ansonsten habt ihr sehr schnell super viele Aufgaben als wichtig oder dringend markiert.

Schreibt am Anfang an alle die den Planner nutzen eine kurze Info, wie was verwendet wird und fügt auch die Richtlinien hinzu (z. B. dürfen keine Aufgaben erstellt werden, die niemandem zugewiesen sind).

Links zur Folge

Selbstorganisation mit Planner und To Do

Buckets & Labels verwenden Microsoft