CodeTwo als Signaturenlösung

Wie wichtig sind E-Mail Signaturen? Welche Möglichkeiten zum Erstellen gibt es mit Microsoft und was ist CodeTwo? Wir schauen uns heute dieses Thema an und zeigen dir was für Varianten es gibt und wie du schnell und einfach eine Signatur erstellen kannst.

 

 

E-Mail Signaturen – Wissenswertes

Bei den meisten E-Mails, besonders im geschäftlichen Kontext, kannst du am Ende der E-Mail einen Abschnitt sehen, der nochmal alle wichtigen Infos zum Unternehmen und zu der Person beinhalten, von der die E-Mail kam. Das ist eine E-Mail Signatur. Bestehend aus Text, Bild, Logo und/oder Links ist die Signatur wie eine Art Visitenkarte fürs Unternehmen.

Im Normalfall sollten alle Signaturen im Unternehmen einheitlich gestaltet sein und ein klares Bild vermitteln. Manchmal mit ein bisschen Werbung, manchmal nur mit Name, Position, Telefonnummer und Unternehmensname. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind sehr groß und genauso frustrierend.

Vielleicht hast du schonmal eine E-Mail Signatur erstellen wollen und bist genauso verzweifelt, wie wir am Anfang? Es sieht im Internet so einfach aus und das Grundgerüst zu erstellen ist es auch, hast du allerdings Links und Bildchen mit dabei, kann es schnell zur zeitfressenden Frustmaschine werden.

Unsere aktuelle Signatur sieht wie folgt aus:

Es steht der Name der Person, die Position, das Unternehmen mit Logo und die Adresse inklusive Telefonnummern und E-Mail Adresse darin. Ebenso gibt es bei uns kleine Icons und ein Bildbanner mit hinterlegten Links und die Möglichkeit direkt über Microsoft Teams mit uns in Kontakt zu treten. Gefällt uns ziemlich gut und beinhaltet unserer Meinung nach alles, was nötig ist.

 

Möglichkeiten mit Microsoft

Wie kommst du also zu deiner eigenen E-Mail Signatur in Outlook? Microsoft bietet verschiedene Möglichkeiten dafür an.

 

1. Variante: Direkt in Outlook erstellen

Öffne Outlook und gehe in der Registerkarte Start auf „Neue E-Mail“. In der geöffneten E-Mail kannst du unter dem Register „Nachricht“ den Punkt „Signatur“ finden.

Klickst du darauf siehst du die Signaturen, die du bereits erstellt hast und kannst mit Klick auf „Signaturen“ in das Menü der Signaturen gelangen. Ein weiteres Fenster öffnet sich und du hast nun die Möglichkeit eine neue Signatur zu erstellen oder eine bestehende Signatur zu bearbeiten.

In dem größeren Feld kannst du nun deinen Text eingeben und ein Bild bzw. dein Logo mit einfügen. Hier kommen schon die ersten Hürden, denn das Bild bzw. Logo lässt sich in dieser Variante beispielsweise nicht neben den Text einfügen, sondern nur darüber oder darunter.

Hast du deine Signatur fertig, vergibst du noch einen Namen, damit du sie leichter wieder findest, solltest du mehr Signaturen haben. Im unteren Bereich kannst du noch einstellen, ob die Signatur nur bei neuen Nachrichten eingefügt werden soll oder auch beim Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht. Möchtest du einen Link für eine Website mit hinzufügen kannst du das folgendermaßen machen. Du klickst ganz rechts auf das Weltkugel Symbol mit dem Linkzeichen und ein neues Fenster öffnet sich.

Im oberen Teil (anzuzeigender Text) schreibst du den Text rein der in der Signatur erscheinen soll und im unteren Bereich (Adresse) schreibst du den Namen der Website hinein oder kopierst den Link dorthin.

Danach mit „OK“ bestätigen und der Link wird hinterlegt.

So sieht unsere Testsignatur direkt aus Outlook heraus aus. Die Website ist farbig und beim darüberfahren mit der Maus wird der eingefügte Link angezeigt. Somit weißt du, dass der Link auch funktioniert.

Für eine ganz einfache Signatur ohne viel Schnick schnack, sind die Gestaltungsmöglichkeiten hier völlig ausreichend. Wer mehr haben möchte, benötigt eine andere Variante.

 

2. Variante: Vorlage in Word öffnen und diese anpassen

Für die erste Variante benötigst du eine Word-Vorlage einer Signatur. Unter Free email signature templates | Microsoft Create kannst du dir mal eine heraussuchen und es ausprobieren.

Hast du eine Vorlage heruntergeladen und diese geöffnet kannst du mit dem Bearbeiten loslegen. Essentiell wichtig ist hierbei, dass die Angaben, die du änderst zum Schluss beim Markieren der kompletten Signatur sich im markierten Bereich befinden, ansonsten wird es ständig Anzeigefehler geben.

Möchtest du einen Link oder eine Telefonnummer hinter den Icons hinterlegen, klickst du das Icon per Rechtsklick an und gehst auf „Link“. Entweder nimmst du direkt einen Link der dir angezeigt wird (weil es genau der passende ist) oder

Du gehst unter Link auf „Link einfügen“.

Links unten findest du den Punkt „E-Mail Adresse“ und kannst die gewünschte E-Mail Adresse einfügen. Ganz wichtig ist hierbei, dass „mailto:“ mit dabei steht.

Nach dem Bestätigen mit „OK“ kannst du überprüfen, ob das geklappt hat. Fahre mit der Maus über das Icon warte, ob das weiße Feld angezeigt wird. Steht dann darin die E-Mail Adresse inklusive „Mailto:“ kannst du davon ausgehen, dass das geklappt hat.

Das Gleiche geht auch mit einer Telefonnummer. Klicke wieder auf das Icon per Rechtsklick und gehe dann auf „Link einfügen“. Unter „Datei oder Website“ kannst du unten ins Adressfeld die Telefonnummer eingeben mit dem Vorwort „tel:“

Zur Überprüfung fährst du wieder mit der Maus über das Icon und wartest bis der weiße Kasten erscheint.

Bist du damit fertig markierst du wieder die komplette Signatur, achtest darauf, dass alles an Text und Bildern etc. markiert sind und kopierst es. Danach gehst du wieder zu Outlook, öffnest eine neue E-Mail, gehst auf Signatur und dem Menü dazu. Dann auf Neu und fügst deine kopierte Signatur in das Feld ein. Wie man hier wunderbar erkennen kann, hat das absolut nicht funktioniert. Die Hintergrundfarbe stimmt nicht und die Schriftart auch nicht, so viel zu dem Verzweifeln etc. CodeTwo schafft hier definitiv Abhilfe und benötigt wesentlich weniger Zeit dafür.

 

 

3. Variante: Visitenkarte als E-Mail Signatur

Zum Schluss gibt es noch die Variante eine Visitenkarte als E-Mail Signatur einzufügen. Hierfür gehst du wieder in Outlook, öffnest eine neue E-Mail und gehst auf Signatur. Im Menü erstellst du wieder eine neue Signatur und klickst rechts in der Mitte auf „Visitenkarte“. Nun öffnen sich deine Kontakte.

Hast du dich selbst ausgewählt kannst du eine Vorschau deiner Visitenkarte sehen. Dafür müssen natürlich alle Infos unter Kontakte eingetragen sein inklusive Bild. Danach klickst du auf OK und deine Visitenkarte ist deine neue Signatur.

Das einzige was hier zu beachten ist, deine VCF-Card wird jedes Mal beim Versenden einer neuen E-Mail mit hinzugefügt.

 

CodeTwo als Signaturlösung

Kommen wir nun zu der entspannteren und, für uns persönlich, besseren Möglichkeit E-Mail Signaturen einheitlich zu gestalten und hinzuzufügen., nämlich mit CodeTwo.

 

Was ist CodeTwo?

CodeTwo ist ein Softwarehersteller mit Sitz in Polen, welcher Microsoft Partner ist und verschiedenste Lösungen anbietet zu den Themen E-Mail Signaturen, Datenmigration sowie Datensicherung. Dank des Interviews mit Stephan Kuhnert von empower (Verlinkung Folge) wurden wir auf CodeTwo aufmerksam, denn uns störte es seit längerem, dass die Signaturen auf den mobilen Endgeräten einfach nicht zu den anderen Signaturen gepasst haben und es auch keine Möglichkeit gibt innerhalb der Outlook mobile App eine gescheite Signatur hinzuzufügen.

Deshalb hat Markus sich direkt ins Gespräch mit CodeTwo gewagt und für die nuboworkers Einheit geschaffen. Für uns als Mitarbeiter war es kaum eine Umstellung. Wir mussten nur sicherstellen, dass alle Signaturen in allen Outlook Applikationen gelöscht wurden. Die CodeTwo Signatur wird beim Erstellen einer Nachricht automatisch hinzugefügt und ist als Add-In im Outlook Desktop Client im Menüband zu finden. Beim daraufklicken kannst du sehen, welche Signatur  hinterlegt wurde. Welche anderen Varianten es noch gibt, erfährst du gleich.

So viel zum Themas aus der Sicht eines Nutzers. Nun schauen wir uns das Ganze mal hinter den Kulissen an, denn irgendjemand muss das ja alles einrichten und freigeben für die Mitarbeitenden.

 

 

Signatur Modi

Hier erläutern wir dir, welche Modi es gibt, um die Signatur in deine E-Mail einzufügen.

 

1. Cloud (server-side) Signatur

Signaturen werden nach dem Absenden in der Cloud angefügt. Diese Variante ist auch für mobile Endgeräte geeignet.

 

2. Outlook (client-side) Signatur

Signaturen werden vor dem Absenden in Outlook angezeigt und mitversendet. Funktioniert nur innerhalb von Outlook mit dem Add-In.

 

3. Combo

Beide Varianten sind hier möglich. Signatur wird in Outlook direkt mit angezeigt und versendet oder im Falle von anderen E-Mail Diensten wird die Signatur nach dem Versenden über die Cloud mit eingefügt. In beiden Fällen erhält der Empfänger eine E-Mail Signatur.

 

Im Admin Center kannst du einstellen, welcher Modus für dich und dein Unternehmen am besten geeignet ist. Diese Einstellungen sollten nur von einem Admin geändert werden, der auch Microsoft 365 Admin ist, da für die Schnittstelle entsprechende Berechtigungen benötigt werden. Beim Einrichten deines CodeTwo Kontos wirst du durch alle Schritte geführt.

 

Verschiedene Signaturen bei neuen E-Mails und Antworten

Im Admin Center kannst du ebenso einstellen, wie sich Signaturen in einer E-Mail Konversation verhalten sollen. Gibt es nur eine Signatur bei der ersten E-Mail? Gibt es zwei verschiedene Signaturen für die erste E-Mail und die künftigen? Wird bei jeder E-Mail die Signatur miteingefügt oder doch anders?

 

E-Mail Signatur erstellen mit CodeTwo

Jetzt sind alle Konfigurationen gemeistert und es kann endlich losgehen mit der Signatur. Stellt sich hier die Frage, wie eine Signatur überhaupt erstellt werden kann. Dafür hat CodeTwo die Vorlagen Bibliothek integriert, in der es viele professionelle Signaturvorlagen gibt oder (wie in unsrem Fall) gibt es schon eine fertige Signatur, die einfach eingefügt werden muss.

 

Hast du eine Vorlage ausgewählt, da keine geeignete Signatur im Unternehmen vorhanden ist oder du das noch nie gemacht hast, kann diese wie auf dem Bild zu sehen ist angepasst werden. Sehr intuitiv und einfach gehalten, wie wir finden. Felder können per Haken entweder hinzugefügt oder weggelassen werden.

Es können mehrere Signaturen erstellt und verwendet werden. Vielleicht möchte dein Unternehmen ja für Externe eine andere Signatur bereitstellen, wie für Interne Mitarbeiter? Oder für bestimmte Empfänger gibt es individuelle Signaturen? Für die Weihnachtszeit soll ein anderes Banner verwendet werden, als im Sommer. All das ist möglich mit CodeTwo und ist nach einmaliger Einrichtung ein echtes Kinderspiel für alle Nutzer.

 

Signatureinstellungen im Admin Center

Zum Schluss kommen wir noch zu den Einstellungen im Admin Center. Signaturregeln, wie, wo, was, versendet wird werden vom Admin erstellt und können auch bei Bedarf andere Personen delegiert werden. Somit hat nicht nur eine Person die Verantwortung über das Thema und im Falle von Krankheit oder Urlaub direkt eine Vertretung.

 

nuboFazit

In jedem Fall empfehlen wir eine E-Mail Signatur. Ob selbst erstellt oder mit der CodeTwo Lösung. Es schafft Einigkeit innerhalb des Unternehmens und bringt einen echten Mehrwehrt. Besonders klasse finden wir von CodeTwo die Signaturlösung für die mobilen Endgeräte. Bis jetzt war das noch nicht so toll von Microsoft gelöst und es war immer ersichtlich, dass die E-Mail vom mobilen Endgerät gesendet wurde. Das sieht man jetzt bei uns im Unternehmen nicht mehr und wir finden das großartig!

Möchtest du also mehr über CodeTwo und deren Signaturlösung erfahren, kontaktiere uns gerne für eine kurze Beratung.

 

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Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.

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nuboLinks

Software für E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365 | CodeTwo
Markenkonformität mit Empower – nuboRadio by nuboworkers
Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage – Microsoft-Support
Free email signature templates | Microsoft Create
CodeTwo Outlook Add-in for email signature management
Overview | CodeTwo Email Signatures 365 User’s manual