Company Communicator App für Teams
Inhalt des Artikels:
Was ist der Company Communicator?
Integration in Microsoft Teams
Was ist der Company Communicator?
Der Company Communicator ist ein Open Source Bot, welcher von Microsoft in der Weiterentwicklung unterstützt und getrieben wird. Dies bedeutet, der Company Communicator ist keine App für Teams oder kein direktes Tool von Microsoft! Jedoch gibt es die Möglichkeit auch hierfür Support von Microsoft zu bekommen (ihr könnt bspw. Euren zuständigen Customer Success Manager von Microsoft mal wegen des Company Communicators ansprechen).
Doch was kann der Company Communicator eigentlich alles? Erst einmal wichtig zu wissen ist, dass es sich bei dem Communicator um einen Bot handelt. Ein Bot pusht bereits bestehende Informationen in die Organisation, ist aber keine eigenständige Plattform für Informationen. Setzt ihr den Communicator ein, macht ihr also keinen neuen Informationskanal auf, sondern nutzt den bestehenden Kanal des Teams-Chats und pusht dort Informationen bspw. aus SharePoint.
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Welche Funktionen gibt es im Company Communicator?
Mit dem Communicator könnt ihr Verlinkungen auf Yammer, SharePoint oder andere Plattformen als Teams-Chatnachricht in die Organisation pushen. Dies kann ein weitere Schritt sein, die Rundmails abzulösen, denn ihr habt die Möglichkeit die Informationen zielgruppengerecht an bestehende Teams, M365-Gruppen, Verteilergruppen oder auch Sicherheitsgruppen zu versenden.
Dafür könnt ihr die Posts im Communicator vorbereiten, mit Bildern versehen und für die Veröffentlichung einplanen. Außerdem habt ihr anschließend die Möglichkeit zu sehen, an wie viele Personen die Nachricht versendet wurde (leider ohne Lesebestätigung). Damit ihr eure Nachricht vorab noch einmal einsehen und prüfen könnt, gibt es extra einen Testlauf. Hier könnt ihr dann Bilder und Links checken ;).
Im Moment sind leider noch keine Vorlagen vorhanden, jedoch können bestehende Posts kopiert und einfach angepasst werden. Damit spart ihr euch bspw. jedes Mal das anpassen eines Bildes für eine bestimmte Kategorie-Post.
Noch wichtig zu wissen ist: Dem Bot kann nicht geantwortet werden – es ist also wirklich nur eine Information und Weiterleitung zu einem Artikel. Kommentarmöglichkeiten müssen dann an der Quelle verwendet werden :).
Integration in Microsoft Teams
Die Integration erfolgt als Registerkarte für die Verwaltung der Posts in Teams. So kann schnell und einfach damit gearbeitet werden. Die Gestaltung und das Layout des Bots sind individuell anpassbar, so könnt ihr z.B. ein Logo ergänzen oder dem Bot einen anderen Namen anstatt Company Communicator geben.
UseCases des Company Communicators
IntranetArtikel
Eine Studie von Microsoft und EY (Ernst & Young) zeigt auf, dass die Klickrate von Intranet Artikeln mit dem Communicator um bis zu 20% und die Ansicht sogar um bis zu 85% gesteigert werden kann.
Wichtige Informationen
Downtimes von Systemen erzeugen immer eine Menge Tickets, weil die Information im Intranet nicht ankommt? Dann könnt ihr überlegen ob mit dem Bot die Nachricht schnell und einfach an die richtige Zielgruppe gepusht werden kann!
Zum Schluss solltet ihr natürlich auch hier immer das richtige Maß finden – nutzt man den Communicator zu oft, wird auch er als störend und Informationsflut empfunden :). Macht euch also auf jeden Fall Gedanken über ein Konzept und beschränkt euch auf wirklich wichtige Ankündigungen und Informationen.
Welche Anwendungsfälle fallen euch für den Company Communicator ein oder habt ihr ihn sogar schon im Einsatz? Wir freuen uns wie immer über euer Feedback :).
