Das Einmaleins der Teambesprechungen
Hast du schon mal eine interne Teambesprechung geplant? Falls nicht, helfen dir garantiert die unten stehenden Tipps, damit diese ein voller Erfolg wird.
Inhalt des Artikels
Sind Teambesprechungen notwendig?
Das Tagesgeschäft hat oft jeden Mitarbeiter fest im Griff. Allerdings gibt es immer mal wieder interne Themen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen und die nicht zwischen Tür und Angel besprochen werden sollten. Ebenso kann es passieren, dass durch die hybride Arbeitsweise der Teamgeist etwas verloren geht.
Deshalb sind wir der Meinung, ein Teammeeting, eventuell kombiniert mit einem Teamevent, einen enormen Mehrwert bringen kann (bei wöchentlichen Kurzmeetings muss es natürlich kein Teamevent sein). Es braucht auch nicht immer stundenlange Treffen. Manchmal reichen auch einfach 15 Minuten, um das Wichtigste zur besprechen.
Dennoch sollten auch diese paar Minuten vorbereitet und geplant werden.
Gibt es Vor- und Nachteile einer Teambesprechung?
Ja die gibt es. Nicht immer sind Teammeetings das passende Format, um Infos weiterzugeben. Allerdings bringen Sie, richtig organisiert, einen großen Mehrwert für das Team und schlussendlich auch für das Unternehmen.
Pro:
- Der Entscheidungsprozess kann beschleunigt werden. Durch das „Zusammensitzen und Abstimmen“ kann ein Team oftmals besser und schneller eine Entscheidung treffen.
- Infos an Teammitglieder weitergeben. So sind alle im Team auf dem neuesten Stand
- Teambuilding. Sobald ein Team zusammenkommt, geht es oft um menschliche Interaktion. Die einzelnen Mitglieder erfahren somit mehr voneinander und können lernen, besser in einem Team zu arbeiten/kommunizieren.
- Bei der Organisation des Meetings kannst du alle Mitglieder mit einbeziehen. So haben diese auch einen aktiven Part und fühlen sich als Teil davon.
Contra:
- Unproduktive Meetings können demotivieren und stören. Wenn du das Gefühl hast in dem Meeting wird jetzt zum 100. Mal über diese eine Sache diskutiert, fragst du dich vermutlich, warum du in diesem Meeting bist. Passiert das nur ab und zu, ist das auch ok. Kommt das jedes Mal vor, ist es vielleicht an der Zeit daran etwas zu ändern.
- Vom Thema abschweifen. Gerade habt ihr noch über das Thema geredet und im nächsten Moment vom letzten Urlaub. Hierbei ist es sinnvoll einen Moderator für das Meeting zu haben, der sich genau um solche Dinge kümmert, dass die Zeit auch richtig genutzt wird.
Teambesprechung planen
Wer plant die Besprechung und wie funktioniert die richtige Planung einer Teambesprechung? Welche Punkte sind wichtig, was ist zu beachten und wie kann so eine Struktur aussehen?
Nicht immer muss die Führungskraft oder die Projektleitung eine Besprechung planen. Auch Mitarbeiter können dies übernehmen und so ihre Qualitäten unter Beweis stellen.
Damit die Planung nicht völlig planlos ist, solltest du folgende Punkte beachten.
Stelle dir die folgenden Fragen:
Wer nimmt Teil, wann findet die Besprechung statt (einmalig oder in Serie), findet die Besprechung online oder vor Ort statt und welche Punkte werden besprochen. Ebenso ist es wichtig eine angemessene Zeit für die Besprechung zu wählen. Nach unserer Erfahrung nach funktionieren 30-45 Minuten sehr gut (Je nach Themen natürlich). In dieser Zeitspanne ist noch genug Aufmerksamkeit vorhanden und das Wichtigste kann besprochen werden. Bei einem Teamevent darf gerne mehr Zeit eingeplant werden.
Der passende Rhythmus
Sobald die Planung abgeschlossen ist, ist es wichtig, den Kollegen rechtzeitig mitzuteilen, wann die Besprechung stattfindet. In manchen Unternehmen wird das schon monatelang im Voraus geplant. Wie kannst du entscheiden, in welchem Turnus ein Meeting abgehalten werden sollte?
In diesem Fall kommt es darauf an, welche Art von Team Meeting zu planst.
Bist du in einem Projekt und planst hierfür die Team Meetings? Dann ist einmal pro Woche in einem Jour Fix zum Beispiel sehr sinnvoll, um up to date zu bleiben.
Planst du interne Team Meetings für das ganze Unternehmen oder eine Abteilung, kann einmal im Monat völlig ausreichen.
Ice-Breaker als Einstieg
Du planst deine erste Besprechung und weißt nicht so recht, wie du anfangen sollst? Versuche es doch mal mit einem sog. Ice-Breaker. Damit kannst du Sprichwörtlich zwischen den Teilnehmern das Eis brechen. Allerdings solltest du hier unterscheiden, welche Art von Team Meeting zu planst. Bei einem wöchentlichen Meeting, bei dem sich die Gruppe schon kennt, sind Ice-Breaker nicht notwendig. Trifft hingegen eine größere Gruppe das erste Mal aufeinander, kann dies eine tolle Möglichkeit sein, um sich besser kennen zu lernen.
Suche dir hierfür einen geeigneten Ice-Breaker aus. Entweder in Form von Fragen wie zum Beispiel:
Was ist der schlechteste Film, den du je gesehen hast?
Was war dein heutiges Highlight?
Was bevorzugst du? Berge oder Meer?
Oder in Form eines kurzen Spiels. Auf jeden Fall sollte der Ice-Breaker an die Meeting Zeit angepasst werden.
Findet das ganze online statt kannst du hierfür die tollen „Games for Work“/“Spiele für die Arbeit“ in deiner Teams Besprechung wählen. In dieser Folge nuboRadio Microsoft Evergreen – Updates Mai – nuboRadio by nuboworkers haben wir dir die Spiele vorgestellt und getestet. Probiere es einfach mal aus.
Kommunikation der Teammeetings
Nun hast du dein Teammeeting geplant und fertig vorbereitet. Doch wie erhalten deine Kollegen Info darüber?
Zu aller Erst solltest du einen Kanal in Teams mit dem Namen Teammeetings usw. erstellen. In diesen Kanal kannst du alle Infos bezüglich des Meetings posten.
Nun kannst du entweder direkt im Kanal eine Besprechung planen,
oder du planst über den Kalender ganz normal die Besprechung. Damit es auch hier eine Kanalbesprechung wird, musst du nur über dem „Ort“ den entsprechenden Kanal auswählen. Beachte hierbei, dass in Kanalbesprechungen aktuell keine Loop-Komponente integriert werden können.
Loop-Komponente einbinden
Eine neue Variante deine Besprechung im Vorfeld und während des Teams Meetings interaktiver zu gestalten sind die Loop-Komponente.
Sobald du eine Teams Besprechung erstellst hast du nun die Möglichkeit eine interaktive Agenda hinzuzufügen. Hierfür gibst du den Titel des Meetings oben ein und gehst dann zu dem Punkt „Eine Agenda hinzufügen, die andere bearbeiten können“.
Sobald du diesen Punkt anklickst wird eine Loop Agenda erstellt mit dem Namen des Meetings. Nun kannst du die Meeting Themen eintragen, die dafür verantwortlichen Personen @-mention und eine Zeitangabe zu schreiben.
Sobald du jemanden markiert hast bekommt diese Person eine E-Mail Benachrichtigung über die Markierung. Das tolle bei den Loop Komponenten ist, dass sie immer Live sind und du auch in der E-Mail Benachrichtigung Änderungen vornehmen kannst.
Hast du die Termineinladung noch nicht versendet und die Personen dazu noch nicht eingeladen, kann das wie folgt aussehen. Diese Personen erhalten erst eine Benachrichtigung, sobald sie den Termin angenommen haben.
Wird dann an der Besprechung teilgenommen erscheinen auch direkt die Besprechungsnotizen mit der Agenda und den restlichen Notizen. Hier kannst du auch direkt Aufgaben für die Teilnehmer erstellen und neue Zuweisungen erteilen.
Nach dem Termin können dann die Teilnehmer über den Kalender nochmal in das Meeting gehen und sich die Besprechungsnotizen bzw. die Agenda ansehen, kopieren usw.
Wo sind Loop Komponente gespeichert?
In deinem persönlichen OneDrive sind die Komponenten gespeichert. In der Web App gehst du links in der Spalte auf den Ordner „Eigene Dateien“ und dann auf „Besprechungen“. Dann kannst du dir die gewünschte Datei aussuchen und per Doppelklick öffnen.
In jedem Falle ist es sinnvoll von Zeit zu Zeit ein Teammeeting abzuhalten.
Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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