Jeder kennt das Problem, Termine beherrschen von vielen von uns den Alltag… mal eben schnell einen freien Zeitslot mit den Kollegen zum Kick-Off abstimmen wird eine schier unüberwindbare Herausforderung im Terminplanungsassistenten. Eventuell sind die Kalender nur ohne Details einsehbar oder man weis nicht genau was sich hinter einen Block versteckt. Bereits 2019 haben wir über Doodle vs. FindTime berichtet. Da uns in den vergangenen Tagen und Wochen das Thema sehr häufig beschäftigt hat, wollen wir es hier nochmals aufgreifen.

Was genau ist Doodle?

Das super einfache Tool Doodle hilft bei sonst recht komplizierten Terminabsprachen. Die Erstellung ist sehr intuitiv und geht wirklich schnell. Im privaten Umfeld nutzen wir das sehr gerne, hier nehmen wir auch in der kostenfreien Version die Werbung in Kauf. Im Firmenumfeld hinterlässt das jedoch einen eher unprofessionellen Beigeschmack, weshalb man hier auf die kostenpflichtigen Versionen wechseln könnte. Doodle bietet 4 verschiedene Versionen an:

doodle preise screenshot

Das Prinzip ist dann recht einfach: Ich erstelle eine Umfrage mit verschiedenen Time-Slots, schicke die Umfrage an die gewünschten Teilnehmer und diese können dem Termin zustimmen oder ihn absagen. Optional kann man noch das Feld „Wenn es sein muss“ hinzufügen.

Die Doodle App funktioniert bereits mit dem gratis Account. Den Link teilt man dann einfach über Whatsapp oder dem Facebook Messanger, bzw. man kann auch den Link kopieren und dann in jedem anderem Messenger an die gewünschten Teilnehmer schicken.

Schauen wir jetzt im Vergleich die Lösung von Microsoft 365 an.

 

FindTime von Microsoft

Zuerst ist wichtig: FindTime setzt einen Microsoft 365 Account voraus. Hat man diesen Account, ist FindTime im geschäftlichen Umfeld sicherlich das geeignetere Tool zur Terminfindung. 

  • Keine Werbeanzeigen
  • Keine Zusatz-Lizenzvereinbarung (im Abo integriert)
  • Mit internen und externen Nutzen einsetzbar

Nutzt man es intern, sieht man gleich bei der Erstellung, ob die Kollegen zu den Terminen Zeit haben oder nicht, wodurch sich die Vorschläge noch im frühen Stadium anpassen lassen. Habt ihr dann die Umfrage abgeschickt und alle Kollegen haben abgestimmt, wird der gewählte Termin direkt in euer Outlook eingetragen.

Quelle: https://www.office-kompetenz.de

Bei externen Nutzern legt ihr diese vorher an und schickt die Umfrage dann an sie raus.

Weitere Einstellungen in FindTime:

  • Benachrichtungen zu z.B. Umfragen-Updates
  • Automatische Terminfestsetzung
  • Automatisches blocken der möglichen Zeiten im Kalender (inkl. Update nach Terminfestlegung)
  • Verschiedene Zeitzonen wählbar

Wir sehen als großen Vorteil von FindTime die enge Verzahnung der Umfragen mit dem Outlook Kalender. FindTime löscht Termine aus dem Kalender raus wenn sie nicht stattfinden, passt die Termine an, man kann auch Teams-Einladungen mit verschicken. Das alles bietet uns nubos einen hohen Mehrwert in Bezug auf die Koordination und Abstimmung unserer Termine.

Da es bereits im Microsoft Abo dabei ist, gibt es auch keine Probleme bei Lizenzbeschaffung. Es müsste lediglich als Add-On hinzugefügt werden, was ihr mit eurem Admin abklären müsstet, sollte es nicht freigeschalten sein.

Einen kleinen Haken sehen wir aktuell an der fehlenden Mobil-App-Unterstützung. Solltet ihr hier mehr wissen, dürft ihr uns gerne euer Wissen teilen, wir nehmen das dann hier mit auf. Schön wäre eine mobile App auf jeden Fall, damit FindTime ein rundes Konzept wird.

 

Fazit

Natürlich ist es im Endeffekt Geschmackssache. Wir werden Privat weiterhin auf Doodle setzen, da es einfach durch die App leichter zu benutzen ist und mehr Leute es kennen. Geschäftlich bleiben wir dank der guten Integration weiterhin bei FindTime. Und da wir die meisten Termine eh über das Notebook planen, ist auch der Faktor der fehlenden mobilen App durchaus verkraftbar.

Links

FindTime – Hompage + Download

Outlook 365 – Termine planen mit FindTime 

Doodle – Homepage

Office 365 + Doodle