Home Office war für die Meisten von uns in den letzten 1,5 Jahre gang und gäbe. Doch so langsam führt der Weg wieder zurück ins Büro. Eine neue Form der Arbeitsweisen, die sog. Hybride Arbeitswelt kehrt ein und wir schauen heute, wie das funktioniert, welche Tipps wir für euch mit Office 365 haben und was ihr so alles beachten solltet.

Für die einen war/ist Home Office absolut klasse, alleine schon wegen dem wegfallenden Arbeitsweg. Für die anderen ist das Office besser geeignet, da z.B. zu Hause wenig Platz ist, die Lärmkulisse zu stark ist etc. Wie immer ist Individualität und Kreativität gefragt und die Firmen haben nun die Aufgabe, diese zwei verschiedenen Welten zusammenzuführen.

Kamera und Ton in der Hybriden Arbeitswelt

Fangen wir mit kleineren Besprechungen an für z.B. 10 Personen. Hier gibt es folgende Möglichkeiten den Teilnehmern das Zusammenarbeiten zu erleichtern und die Onlineteilnehmer zu integrieren.

Je nach Anzahl der Gesamtteilnehmer könnt ihr den Online – Teilnehmern einen eigenen Platz mit Laptop zuweisen. Schaltet alle Kameras an, damit jeder jeden sehen kann. Positioniert die Kamera so, dass der Vortragende richtig gesehen wird und zu jedem Einzelnen direkt sprechen kann. Achtet bei der Kamera darauf, dass Licht von vorne und nicht von hinten kommt, da man sonst sehr dunkel im Bild erscheint und ihr nicht richtig gesehen werdet. Dafür gibt es auch ganz tolle Studiolampen für den Schreibtisch, die ein sehr angenehmes Licht zaubern. Sollte eure Laptopkamera kein gutes Bild darstellen, kauft euch eine Externe mit einem Clip. Diese bekommt ihr bereits ab 20€ und hat einen enormen Mehrwert.

Vielleicht möchte eure Firma ja den Besprechungsraum hybridfähig einrichten, dann empfehlen wir eine 360° Raumkamera anzuschaffen und natürlich einen Freespeaker. Wir haben uns schlau gemacht und Modelle, die eine Raumkamera sowie Mikro und Lautsprecher beinhalten, um die 200€ gefunden, die sich für den Anfang wunderbar eignen.

Bei mehreren Anwesenden Offline-Personen könnt ihr gut eine „Spinne“ als Lautsprecher bzw. Mikro verwenden. Diese ist dafür ausgelegt und reduziert die Hintergrundgeräusche. Der Jabra-Freespeaker

z.B. eignet sich für bis zu 6 Personen, es gibt aber auch Modelle für bis zu 16 Teilnehmern. Außerdem ist es zu empfehlen, dass die Onlineteilnehmer ein Headset tragen, da die Tonqualität einfach besser ist und Rückkopplungen und Hintergrundgeräusche vermieden werden.

Sollten es wesentlich mehr vor-Ort-Teilnehmer sein, sollte man überlegen mit einer Tontechnik zu arbeiten, da sonst das Ergebnis nicht zufriedenstellend sein wird.

Bildschirm teilen

Entweder ihr habt eine gute Raumkamera für z.B. ein Whiteboard, so dass ihr auch alles sehen könnt, was der Präsenter aufschreibt, zeichnet usw. oder, sollte dies nicht der Fall sein, ist es zu empfehlen, auf die digitale Variante des Whiteboards umzusteigen, um darüber mit allen, auch den Offline-Teilnehmern, zusammenzuarbeiten. Dieses könnt ihr dann wieder in der Teams-Besprechung teilen und jeder hat einen guten Blick darauf. Beachtet hierbei bitte, dass alle Mikros und Lautsprecher an den Laptops ausgeschaltet sind, sofern ihr mit einer Spinne oder ähnlichem arbeitet.

 

Verankerung in der Firmenkultur

Soviel zu dem technischen Teil der hybriden Zusammenarbeit. Nun gehört da aber noch viel viel mehr dazu, als nur ein Meeting und die technischen Bestandteile. Kehrt das Unternehmen wieder zum Originalzustand, vor der Pandemie, zurück oder werden z.B. weniger vor-Ort Arbeitsplätze benötigt, weil Home Office ein fester Bestandteil des neuen Arbeitens ist?

Wie wäre es da z.B. mit einem neuen, offenen Raumkonzept. Jeder hat einen Spint mit seinen persönlichen Dingen darin und an jedem Office-Tag darf sich der Mitarbeiter einen Schreibtisch aussuchen, an dem er arbeiten möchte.

Denkt dabei bitte daran, dass wie das digitale Zusammenarbeiten, das hybride Zusammenarbeiten seine Zeit braucht. Es geht nicht von heute auf morgen und nicht jeder kann sofort damit etwas anfangen.

 

Onlinepaten

Wie wäre es mit einem Onlinepaten? Dieser kümmert sich in einem Meeting um die Online-Teilnehmer und gibt Acht, dass alle Fragen im Chat beantwortet werden, der Bildschirm bzw. der Präsenter immer zu sehen ist, Beiträge bei allen ankommen, die Technik funktioniert, usw. So ist der Präsenter etwas entspannter und effektiver in seinem Meeting und die Online-Teilnehmer fühlen sich wahrgenommen, Bestandteil des Teams bzw. Meetings und behalten die Aufmerksamkeit.

Am Ende jeden Meetings ist es sicherlich ratsam eine kurze Zusammenfassung jedem Teilnehmer zu senden oder eine Aufzeichnung dieses Meetings.

Arbeitet ihr schon hybrid und seid schon Experten auf diesem Gebiet? Dann werdet doch einfach Interview Partner in einer unserer Podcast Folgen. Wir würden uns freuen, eine Expertise darüber zu hören. Meldet euch direkt über unser Kontaktformular. Wir freuen uns von euch zu hören!

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.