Yammer kann eure Unternehmenskommunikation (egal ob intern oder extern) auf ein ganz neues Level heben. Wie wir in den vorangegangenen Episoden bereits besprochen haben, ist die Plattform immer wieder in aller Munde. In Deutschland teilen sich die Lager in eine absolute Fan-Gemeinschaft und den unternehmensinternen Social Media Verweigerern. Leider gelten Tools mit integrierten Social Media Funktionen in vielen deutschen Unternehmen noch immer als verpönt. Viele Mitarbeiter stehen dem Ganzen eher skeptisch gegenüber und weisen immer darauf hin, dass die Einführung ähnlicher Tools in der Vergangenheit ja auch gescheitert ist. Warum jetzt also ein neuer Versuch?

Der Erfolg von Yammer steht und fällt mit eurem Einführungskonzept und der Tatsache, ob es in eurem Unternehmen eine sinnvolle Daseinsberechtigung für eine solche Plattform gibt. Wie auch bei allen anderen Tools und Apps der heutigen Zeit macht es keinen Sinn Yammer einfach einzuführen weil es immer mal wieder Trend ist oder weil eine Einzelperson in euerem Unternehmen davon überzeugt ist.

In dieser Episode bekommst du von uns die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Einführung von Yammer….

Stell dir vor, du stehst mit deinen Kollegen in der Kaffeeküche und ihr unterhaltet euch darüber, was im Unternehmen eigentlich passieren müsste, damit alle Mitarbeiter ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen könnten. Wie würde das aussehen?

  • Neue Mitarbeiter finden bereits am ersten Tag schnell und einfach wichtige Ansprechpartner und werden auf allen Ebenen von den neuen Kollegen begrüßt.
  • Die Geschäftsführung informiert die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen persönlich über wichtige Entwicklungen oder lädt alle Mitarbeiter persönlich zum nächsten Grillfest ein?
  • Das Management ist immer verfügbar und kann selbst über Ländergrenzen hinweg auf wichtige Fragen reagieren und Feedback geben.
  • Kunden und Fachbereiche stehen in engem Kontakt. So können Änderungswünsche und Kundenfeedbacks schnell umgesetzt werden und der Kunde freut sich darüber einen so wichtigen Partner an der Seite zu haben.
  • Informationen aus der Produktion, von den Verkäufern und Technikern werden zentral für alle veröffentlicht und können Sekundenschnell durchsucht werden.
  • Mitarbeiter haben die Möglichkeit auf das unbegrenzte Wissen des Unternehmens zuzugreifen. Man fragt einfach alle und steigert so seine Chancen um ein Vielfaches, um eine wichtige Kundenanfrage zu beantworten oder eine knifflige Situation zu lösen.

Falls das der Vision deines Traumunternehmens sehr nahe kommt, dann träumst du gerade von einem Unternehmen das Yammer erfolgreich eingeführt hat.

Damit das für euch kein Traum bleibt, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

Schritt #1: Yammer verstehen

Jeder der die Einführung von Yammer verantwortet, sollte das Tool vorab anfangen zu nutzen und lernen es zu verstehen. Yammer tickt völlig anders als ein klassisches Intranet und ist für die Geschäftsnutzung im Arbeitsalltag zunächst recht ungewohnt. Und wie soll man mit Rat und Tat zur Seite stehen, um Fragen zu beantworten oder Empfehlungen auszusprechen, wenn man das Tool selbst nicht nutzt. Wir alle wissen, das kann nicht funktionieren und ist zum Scheitern verurteilt. Binde die IT frühzeitig mit ein, mache das IT Team zum Verbündeten und teste mit den IT Verantwortlichen, wie diese den Rollout technisch unterstützen können.

Schritt #2: Ein Appell an den Visionär in dir

Warum wollt ihr Yammer einführen? Welches Ziel soll damit verfolgt werden und welche Auswirkungen hat das für das gesamte Unternehmen? Soll die Kommunikation verbessert oder die Nähe zum Kunden weiter ausgebaut werden?

Ohne eine Vision und messbare Zieldefinitionen wird es sehr schwer werden, Yammer erfolgreich an den Start zu bringen. Das Projektteam sollte die Vision gemeinsam mit dem Management erarbeiten und folgende Fragen dabei berücksichtigen:

  • Was sind unsere zentralen Werte?
  • Wie können wir von Yammer profitieren?
  • Was sind unsere wichtigsten Innitiativen für das aktuelle Geschäftsjahr und wie kann uns Yammer dabei helfen?

Wichtige Unternehmensziele können mit der Einführung von Yammer kombiniert und der Erfolg der Einführung messbar gemacht werden:

  • Engagement der Führungskräfte in der Digital Leadership Initiative.
  • Fördern von Innovationen und den dafür notwendigen Austausch zwischen Abteilungen, Projektteams und Ländern.
  • Customer First Programme und der Aufbau einer für den Kunden angepassten Gruppe in Yammer.
  • Etc.

Es gibt unzählige Beispiele und wir wollen damit zeigen, wie vielfältig Yammer im Unternehmen eingesetzt werden kann. Und genau hier liegt auch die Herausforderung. Der Erfolg steht und fällt mit einer klaren Definition: Für was wollt ihr Yammer im Unternehmen nutzen und wir könnt ihr davon profitieren. Eure Mitarbeiter werden es euch danken.

Schritt #3: Stelle ein passendes Team zusammen

Die Einführung von Yammer umfasst viel mehr als nur technische Aspekte und sollte aus diesem Grund auch mit einem passenden Team besetzt werden. Da es sich hierbei um ein Organisationprojekt handelt darf das Team auch gerne bunt gemischt werden: HR Mitarbeiter, Geschäftsführung und Top-Management, Betriebsräte, Marketing, usw. Kennt jemand dem Film „Oceans Twelve“? Genau so müsst ihr euch das vorstellen. Es gibt auch in deinem Unternehmen für jedes Aufgabenpaket und für jede Herausforderung den wichtigen Ansprechpartner. Denk bitte auch an die besonders gut vernetzten Mitarbeiter, die durch ein vertrauensvolles Gespräch mit skeptischen Mitarbeitern dafür sorgen können ob ein Projekt gestoppt werden muss oder doch in die nächste Phase kommt. Und die Rolle des Projektleiters ist ganz besonders. Ein IT Studium ist nicht erforderlich, dennoch sollte auch der Projektleiter einige wichtige Eigenschaften mitbringen so z.B. Begeisterung für Technik, sehr viel Geduld, Kommunikation und Feingefühl sollten besonders stark ausgeprägt sein und ein gutes Netzwerk zu vielen Abteilungen und Management ist ebenfalls kein Nachteil.

Schritt #4: Hole dir Rückenwind aus dem Top-Management

Das Management und die Geschäftsführung sollten vor Start des Rollouts fest vom Vorhaben überzeugt sein. Der Grund ist ganz einfach: Die Mitarbeiter orientieren sich nicht selten am Verhalten des Vorgesetzten. Wenn also der Chef das Tool nicht nutzt und seine Gewohnheiten nicht verändern muss, warum muss ich das dann? Das sind Fragen, die wir schon oft in Workshops gehört haben. Das Management agiert also als Vorbild und sollte relativ früh im Projekt in der Nutzung von Yammer geschult und nicht nur in die Definition der Vision eingebunden werden. Ein gut geschultes Management kann zu Beginn des Rollouts ordentlich Rückenwind geben indem der Geschäftsführer seine eigene Gruppe hat oder das Management einen Q&A Kanal startet. Damit setzt ihr auch gleich ein unmissverständliches Signal: Die Geschäftsführung und Manager sind bereits an Bord und das Tool bereits jetzt fest etabliert. Zweifler, Nörgler und Skeptiker haben jetzt keinen Nährboden mehr für Stimmungsmache.

Einige Manager werden sich an dieser Stelle evtl. etwas schwer tun. Für viele ist Social Media auch privat eher Neuland und man muss die Kollegen behutsam heranführen. Die Vorteile jedoch sprechen ganz klar für sich. Mitarbeiter die über Tools wie Yammer im engen Kontakt zum Chef stehen, regelmäßig top aktuelle Informationen vom Betriebsrat oder von der Geschäftsführung bekommen und diese sogar kommentieren oder Liken können sind nicht nur informierte sondern auch zufriedene Mitarbeiter. Durch das Annehmen der neuen Technologie und regelmäßige Nutzung kann so das Unternehmensklima mittelfristig stark verbessert werden.

Schritt #5: Definiert gemeinsam die Spiel- und Nutzungsregeln

Jedes Unternehmen tickt, kommuniziert und agiert anders. Punkt. Bei der Einführung von Yammer sollte die Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Die Nutzungsrichtlinie sollte gemeinsam mit dem Betriebsrat und Management erarbeitet werden und ganz klar festlegen, wann das Tool zu nutzen ist, ob es eine Nutzungspflicht gibt, wie ist der Umgang und welche Kommunikationsregeln gelten? Diese Informationen sollten vor der ersten Nutzung bekannt sein und können in Yammer zu Verfügung gestellt werden. Wie das geht erfahrt ihr in der „Admin-Episode“.

Schritt #6: Der Launch- und Kommunikationsplan

Der Launchplan hilft dem Projektteam den Überblick zu behalten. Hier sieht man ganz klar was bis wann erledigt sein muss, wann welche Pilotgruppe startet, bis wann wichtige Unterlagen wie Handouts, Poster und Ankündigungsvorlagen fertig erstellt und geprüft werden müssen. Wir empfehlen die Kommunikation ebenfalls im Launchplan abzubilden. Kommunikation? Wie? Das habt ihr bis jetzt noch nicht auf dem Schirm? Keine Sorge, das ist längst nicht so schwer. Ihr könnt euch gerne an unserer Vorlage orientieren. 

Schritt #7: Ein Hoch auf die Yammer Champions, Key User und Guardians

Key User, Champions … etc. Ihr habt bestimmt auch einen besonderen Namen für die PowerUser und Early Adopters in eurem Unternehmen. Für Yammer ist eine solche Gruppe genauso wichtig. Es sollten Personen sein, die von Anfang an fest von der Notwendigkeit des Projekts überzeugt sind, die gerne neue lernen und bereit sind die Vision in mit viel Geduld und Feingefühl in des Unternehmen weiterzutragen. Sie sind wichtige Ansprechpartner bei Unklarheiten in der Nutzung von Yammer, helfen den Kollegen in der Abteilung und bringen neuen Ideen die Plattform noch fester im Unternehmen zu etablieren.

Du hast keine Ahnung wie du die richtigen Champions für deine Yammer Einführung finden sollst? Sprich doch einfach die jüngeren Kollegen an, diese haben zumindest eine geringere Hemmschwelle gegenüber solchen Tools. Frag doch mal andere Kollegen, welche Mitarbeiter sich in der Vergangenheit freiwillig für Pilotgrogramme gemeldet haben oder du sprichst ganz bewusst die wichtigsten Personen in Abteilungen an. Und damit meinen wir nicht nur die hierarchisch wichtigsten Personen sondern die, ohne die nichts läuft wenn sie weg sind und die sich als wichtiger Ansprechpartner in alle Situationen etabliert haben.

Schritt #8: Startet mit kleine Pilotgruppen

Wir empfehlen immer mit Pilotgruppen zu starten. So kann man gleich prüfen, ob der geplante Rollout Plan funktioniert und kann diesen ggf. korrigieren und ihr habt auch gleich ersten Berichterstatter zur Yammer Nutzung. Was will man mehr 🙂

Wie wäre es mit Abteilungen, die generell sehr viele Informationen für die Mitarbeiter veröffentlichen müssen? HR, IT, Betriebsräte, Excellence Center). Oder ihr sucht euch Zielgruppen die bereichsübergreifend kommunizieren müssen und somit direkt von einem Tool wie Yammer profitieren, da man auch die App auf einem Smartphone installieren und sich in Echtzeit mit den Kollegen austauschen kann.

Schritt #9: Der unternehmensweite Launch

Je nachdem wieviel Budget die Projektkasse her gibt macht es durchaus Sinn die unternehmensweite Einführung mit einer Launchparty zu feiern. Diese Party sollte von der Geschäftsführung angekündigt und gestartet werden. Damit ist der Fokus zu 100% auf Yammer und die Termine können prima dazu genutzt werden wichtige Fragen der Mitarbeiter zu beantworten, kleine Demos einzubauen die Personen in den einzelnen Gruppen zu vernetzen.

Schritt #10: Support, Schulungen und Choaching

Nicht nur das Projektteam sollte sich frühzeitig mit Yammer vertraut machen und lernen es im Alltag zu nutzen. Das gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Damit das überhaupt funktionieren kann benötigt es Zeit, eine ordentliche Planung und natürlich auch ausreichen Support, Schulungen und Coaching. Der Support kann technische Fragen beantworten und gibt Hilfestellung bei Unklarheiten. Die Champions beraten ihre Abteilungen und melden die Kollegen rechtzeitig zu Schulungen an. Denkt bitte auch daran das Management und die Geschäftsführung zu schulen und Budget für Choaching und Change einzuplanen.

Fazit

Mit diesen 10 Schritten hast du die Yammer Einführung im Griff und weißt worauf es zu achten gibt. Denk immer daran, du brauchst das passende Projektteam und solltest dich frühzeitig mit dem Management zum Thema auseinander setzen. Mit diesem Rückenwind kannst du die nächsten Schritte in Angriff nehmen und die Kommunikation in eurem Unternehmen auf das nächste Level bringen.

Links

Visual: Kommunikations- und Vorgehensplan