Kulturwandel mit Office 365 – Interview mit Katrin Wewel
Ein Küchenmesser und kultureller Wandel mit Office365. Was es damit auf sich hat? Katrin Wewel von The Good Culture spricht heute einen Punkt an, der gerne mal in Unternehmen unter geht bzw. eher auf die To Do Liste mit dem Enddatum „Unbekannt“ gesetzt wird. Dabei ist das Herz eines jeden Unternehmens der Mitarbeiter, die Führung und die Zusammenarbeit. Freut euch auf eine messerscharfe Folge nuboradio.
Wer ist The Good Culture?
The Good Culture ist ein kleines Start-up mit einem großen Traum: Mitarbeiter gehen jeden Tag gerne zur Arbeit und haben ein gemeinsames Ziel: Den Erfolg des Unternehmens. Täglich werden in fast allen Unternehmen riesige Mengen an Arbeitskraft, -zeit und Motivation verschwendet. Weil nicht klar kommuniziert wird, Führungskräfte nicht führen und Strukturen oder Prozesse nicht funktionieren.
Weil Angst herrscht, offen zu sprechen und Dinge zu tun, die nicht explizit aufgetragen wurde. Und warum? Weil sich niemand aktiv um die Unternehmenskultur gekümmert hat und kümmert.
The Good Culture macht Gefühle messbar. Wir messen Unternehmenskultur, finden die Pain Points und zeigen die dazugehörigen Produktivitätspotentiale. Dann bauen wir ein individuelles Maßnahmenpaket für ein glückliches, innovatives und hochproduktives Unternehmen.
Das sind die unsere Top 3 Aspekte einer jeden Unternehmenskultur.
Menschen/Kommunikation
Sobald du darüber nachdenkst etwas in deinem Unternehmen zu ändern, solltest du in die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern/Abteilungen gehen. In unserem Fall wird Microsoft Office 365 eingeführt. Dieser Prozess kann nicht von heute auf morgen stattfinden, umso wichtiger ist es, deine Mitarbeiter zu aktivieren, frühzeitig mit einzuspannen und sie dafür zu begeistern. Dies kann Zeit (ca. 6-9 Monate vor dem Rollout unserer Erfahrung nach) in Anspruch nehmen, je nachdem wie der aktuelle Stand ist.
Die Marketingabteilung mit ins Boot zu holen ist hierbei eine sehr gute Idee. Du startest eine Werbekampagne für deine Mitarbeiter und promotest das neue „Produkt“ auf eine anschauliche (z.B. fiktive Charaktere integrieren) und verständliche Art und Weise – eine personifizierte Kampagne. Ihr entfacht das Feuer in ihnen und bringt ihnen Office365 im Vorfeld näher. Optimalerweise wächst dadurch die Vorfreude und Tag X kann so reibungslos wie möglich stattfinden. Dein Ziel sollte also sein, die Mitarbeiter so gut wie möglich vorzubereiten und zu begleiten.
Führung (Führungskräfte)
Hier gibt es zwei Elemente. Einmal vor der Einführung und einmal danach.
Vorher: Führungskräfte sind für alles verantwortlich, zumindest ist das oft in den Köpfen der Menschen verankert. Allerdings gilt auch hier: keiner ist perfekt. Um ein solches Projekt mit Erfolg einzuführen, bedarf es auch den Rückhalt der Führungskräfte, denn sie werden immer die Rolle der Vorbilder verkörpern! Umso wichtiger ist es speziell die Führungskräfte für solch ein Projekt zu aktivieren und zu begeistern. Diese Begeisterung treibt ein Vorhaben immer besser und effektiver voran.
Nachher: Nach der Einführung wird sich Schritt für Schritt der Stil des Führens durch die Office 365 Anwendungen ändern. Alles ist digitaler, Home Office ist problemlos möglich und den Mitarbeitern wird mehr Vertrauen geschenkt, da nicht mehr alle an einem Ort versammelt sind. Da der permanente persönliche Kontakt nicht mehr gegeben ist bedarf es anderer Möglichkeiten und Ideen deine Mitarbeiter zusammenzuhalten und sich als Team zu sehen.
Um die Gemeinschaft zu stärken, könnte man z.B. einmal die Woche ein digitales Meeting abhalten, in dem es nur um Persönliches und Privates geht. Sogenannte Ice Breaker Fragen wie „wo warst du in deinem letzten Urlaub“, „was ist dein Lieblingsgericht“, usw. ermöglichen dir einen Zugang zu deinen Mitarbeitern zu finden und das Gespräch ganz ungezwungen zu starten. Eine weitere Möglichkeit wäre ein digitales Frühstück zusammen abzuhalten. Der Kreativität sind also keine Grenzen gesetzt.
Zusammenarbeit – Collaboration
Eine neue Tür der Zusammenarbeit öffnet sich. Mit Office 365 geht Collaboration transparenter, schneller und einfacher. Gerade die Transparenz in digitalen Zeiten kann anfangs für den ein oder anderen etwas verwirrend und viel sein. Es können mehr Daten über das Unternehmen und andere Bereiche eingesehen werden, auch wenn diese nicht relevant oder interessant sind. Damit muss man erst einmal lernen umzugehen. Mit der Zeit und der Unterstützung im Umgang mit Office 365 wird auch dieser sicherer und gewohnter.
Eine Voraussetzung für eine gute Umsetzung ist ganz klar die technische Ausstattung des Unternehmens. In einigen Firmen geht die Einführung mit neuer Hardware es für die Mitarbeiter einher. Auch die Option von Bring your own device Wenn das nicht der Fall ist solltest du dir schon überlegen, ob die privaten Endgeräte benutzt werden dürfen und mit welchen Teilen des Office 365 Paketes sie ausgestattet werden. Hierdurch ergibt sich auch für deine Mitarbeiter eine neue Flexibilität und Freiheit, die wiederum deinem Unternehmen zu Gute kommen.
Wie begleite ich die Einführung als Unternehmen?
Leider gibt es kein Grundrezept, das auf alle zugeschnitten ist. In jedem Unternehmen muss gezielt geschaut und erarbeitet werden, was gebraucht wird und wo genau Unterstützung gefragt ist. Die Fragen, welches Modell passt, was ist uns wichtig, was wollen wir erreichen, sollten unbedingt berücksichtig werden, um ein einheitliches und klares Ziel definieren zu können.
Das Wichtigste jedoch ist, das so ein Prozess bzw. ein Projekt einer guten Vorbereitung bedarf und das nicht nur von der IT Abteilung. Da etwas komplett Neues in deinem Unternehmen entsteht, sind alle gefragt. Eine Vernetzung mit allen Abteilungen ist auschlaggebend für den Erfolg. Wie schon erwähnt wird eine gewisse Vorlaufzeit benötigt, den Prozess anzukündigen und die Mitarbeiter zu aktivieren. Denn der Faktor Mensch darf niemals vergessen werden.
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und bleibt gerne bei dem Altbewährten. Ihr könnt euch das Arbeiten mit einem stumpfen Messer vorstellen. Hier weißt du wie du mit umgehen musst, wie es schneidet und was es alles kann. Du kennst es und obwohl es vielleicht nicht mehr so scharf ist wie ein neues Messer, ist es dein Messer und deine Arbeitsweise damit. Nun sollst du aber mit einem ganz neuen, scharfen japanischem Messer arbeiten und bist am Anfang überfordert. Mit Geduld, Zeit und einem Ansprechpartner und Begleiter merkst du allerdings, dass das neue Messer viel besser, schärfer und präziser schneidet und du fragst dich, warum du nicht schon früher damit gearbeitet hast.
In diesem Sinne verabschieden wir uns für heute und wünschen euch eine schöne Woche.
