Wer kennt sie nicht – die kleinen Pappaufsteller in der Mitte des Besprechungstisches, die Regeln für Besprechungen enthalten? Doch wie ist dies eigentlich jetzt Online? Und vor allem sollte es nicht vielleicht auch nicht nur Hinweise für die Durchführung sondern auch für die Vor- bzw. Nachbereitung geben? Wir finden ganz klar – JA und daher dreht sich diese Folge auch um das Thema „Meeting Knigge“.

 

Download Visual

Termineinladungen beantworten á la Knigge

Immer Antworten
Sende auf eine Termineinladung immer eine Antwort, damit der Organisator besser planen kann.

Kommentiere Zusagen mit Vorbehalt oder Absagen
Wenn du noch nicht weißt, ob du an einem Termin teilnehmen kannst, sage diese Mit Vorbehalt und einem entsprechenden Kommentar zu.

Nicht alle Meetings annehmen
Ist dir deine Rolle und das Ziel des Meetings nicht klar ist, frage beim Organisator nach. Nehme nur Meetings an, in denen dir deine Rolle bewusst ist und du zum Ziel beitragen kannst!

Kalenderüberbuchungen ablehnen
Überbucht jemand deinen Kalender, obwohl du bereits zu dieser Zeit einen Termin hast, darfst du den Termin auch ablehnen. Gebe dabei an, dass du bereits einen parallel Termin hast.

Stellvertreter schicken
Falls du verhindert bist, kannst du die Termineinladung an einen Stellvertreter weiterleiten und diesen instruieren.

So versendest du Termineinladungen

Kein Überbuchungen ohne Absprache

Achte darauf im Kalender eines Kollegen nicht ohne vorherige Abstimmung gebuchte Zeiten erneut zubuchen. Frage bei dringenden Terminen vorher an, ob ein Termin möglich wäre!

Voraus planen und Zeiten blocken
Du weist bereits, dass in einigen Tagen oder Wochen längere Termine anstehen? Versende zeitnah Terminblocker, damit können sich die Kollegen darauf einstellen und du findest vermutlich mehr passende Zeitslots. Die Agenda kannst du auch später noch im Termin ergänzen!

FindTime nutzen
Wenn du mit mehreren Personen einen Termin benötigen versende eine Umfrage, dadurch wird jeder an der Terminauswahl beteiligt und nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.

Auf den Personenkreis achten
Lade Personen nur ein, wenn diese auch wirklich eine Rolle im Meeting haben und kläre die Erwartungen und Agenda immer im Voraus ab!

Wegzeiten einplanen (auch online)
Auch wenn die Meetings nur Online stattfinden – buche deinen Kollegen nicht Termin an Termin, bedenke: Wegzeiten mussten vorher auch mit kalkuliert werden und sollten jetzt nicht einfach entfallen!

Kürzere Besprechungszeiten
Aktiviere die Outlook-Einstellung Beende eine Besprechung früher, so werden Termine automatisch um 5 – 15 Minuten gekürzt und nicht direkt dicht an dicht geplant

An Terminen teilnehmen – So werden Meetings erfolgreich

Zeiten einhalten
Startet euer Meeting pünktlich und überzieht auch nicht. Es gibt vielleicht Kollegen die ansonsten in den nächsten Termin zu spät kommen oder keine Pause mehr machen können!

Konzentriert mitarbeiten
Konzentriert euch im Meeting auf den Inhalt und arbeitet nicht nebenbei. Bleibt auch im Meeting und vermeidet Meeting-Hopping!

Ziele und Agenda
Behaltet das Ziel und die Agenda im Auge. Kommen größer Diskussionen zu Seitenthemen auf, vereinbart direkt einen neuen Termin, um diese zu behandeln.

Abmelden
Kommt ihr zu spät oder seid spontan verhindert, gebt dem Meeting Organisator eine Information, ansonsten wartet man auf euch!

 

Organisation des persönlichen Kalenders

Konzentriertes Arbeiten einplanen
Plane Blocker für konzentriertes Arbeiten in deinen Kalender ein. Markiere dies als Mit Vorbehalt, für wichtige Termine können diese dann immer noch abgesagt werden.

Pausen planen
Pausen sind wichtig und sollten auch nicht zu kurz kommen! Plane daher feste Pausenzeiten als Gebucht in deinen Kalender mit ein, sodass diese auch nicht einfach überbucht werden.

Arbeitszeiten und Abwesenheiten eintragen
Nutze die Arbeitszeiten-Funktion, damit Kollegen sehen, wann du wirklich erreichbar bist und trage auch deine Abwesenheiten ein.

 

Damit ihr auch nichts vergesst, haben wir für euch die ganze Liste nochmal als Visual. Das könnt ihr z.B. in euer Büro hängen oder euren Kollegen senden. Habt ihr noch mehr Punkte zu diesem Thema? Dann schreibt uns doch gerne auf den bekannten Kanälen und denkt immer daran Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik!

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.