Habt ihr euch schon mal gefragt was Microsoft Bookings ist? Bei Booking kommt mir immer Booking.com in den Kopf und ich denke an Hotelbuchungen und natürlich sofort an Urlaub. Microsoft Bookings hat auch, wie der Name schon ahnen lässt, etwas mit Buchungen zu tun. Was das genau ist? Ein ganz tolles Tool für kleinere Unternehmen, die Ihren Kunden den Luxus von Onlinebuchungen ermöglichen möchten. Wie das genau abläuft erfahrt ihr heute.

Voraussetzungen für die Nutzung von Microsoft Bookings

Um mit Microsoft Bookings zu arbeiten, benötigt ihr eine der folgenden Lizenzen:
Office 365 a3, A5, E3 und E5 sowie Microsoft 365 Business Standard, a3, A5, E3 und E5. Diese könnt ihr ganz einfach auf www.microsoft.com erwerben.

Neben Microsoft Bookings könnt ihr dann auch mit vielen anderen Tools euren Arbeitsalltag erleichtern und effizienter gestalten. Dadurch erhaltet ihr mehr Zeit für Kunden und habt somit eine Win-win Situation. Denn ohne Kunden läuft kein Geschäft und mittlerweile gibt es extrem viele Geschäfte jeder Art. Also warum sich nicht einfach hervorheben von der Konkurrenz und den Kunden einen Anreiz bieten zu wechseln?

Buchungskalender anlegen

Wenn ihr über www.office.com Microsoft Bookings öffnet und noch keinen Buchungskalender habt, wird euch direkt vorgeschlagen diesen anzulegen. Hier müsst ihr dann einfach nur die E-Mailadresse hinterlegen und schon kann es losgehen.

Mit Bookings arbeiten

Ihr habt die Möglichkeit, je nach Gewerbe, die Oberfläche so zu gestalten, wie ihr es haben möchtet. Die Einstellungen können auch direkt in der Bookings App erledigt werden, was das Ganze noch flexibler und einfacher macht. Natürlich könnt ihr auch über www.office.com euch einloggen, auf Bookings gehen und über die Einstellungen alles bearbeiten.

Mitarbeiter hinzufügen

Ihr habt mehrere Mitarbeiter die für euch arbeiten und bei denen Termine vereinbart werden können? Dann erstellt diese auch, sodass Kunden bei Ihnen ein Termin buchen können.
Einfach Name, E-Mailadresse und Telefonnummer, sowie die Verfügbarkeit des Mitarbeiters eintragen. Zum Schluss könnt ihr noch auswählen, ob der Mitarbeiter immer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll, wenn eine neue Buchung eingegangen oder eine bestehende geändert wurde.

Bevor ihr Mitarbeiter hinzufügen könnt muss man wissen, dass alle Mitarbeiter, die mit Microsoft Bookings arbeiten möchten, eine Lizenz für dieses Programm benötigen. Als Beispiel nehmen wir einen Friseursalon. Dieser bietet Terminbuchungen online an und es können mehrere Friseure ausgewählt werden, je nach Dienstleistung. Jeder Friseur brauch in diesem Fall eine eigene Lizenz für Microsoft Bookings.

Termintypen

Was bietet ihr alles an? Hier legt ihr fest, welche verschiedenen Termine ihr anbietet. Je nach Geschäft sehen diese natürlich ganz unterschiedlich aus.

Auf jeden Fall wird hier eine ausführliche Beschreibung der Dienstleistung und den Preis, sowie die Dauer des Angebotes angegeben. Praktisch hierbei ist, dass ihr mehrere Personen für die Buchung zulassen könnt (z.B. Drei Mitarbeiter bieten zur selben Uhrzeit die Gleiche Dienstleistung an und der Kunde kann diesen dann auswählen). In unserem Bespiel wäre dies für Onlineschulungen natürlich unpraktisch immer nur 1 Person pro Buchung zuhaben.

 

Quelle: www.microsoft.com

Ebenfalls könnt ihr einen Erinnerungstext festlegen für eure Kunden und den gebuchten Mitarbeitern den Termin zuweisen. Pro Buchung erhalten die Kunden auch eine Bestätigungsemail. Damit ihr nicht in Zeitnot geratet, hilft die Terminplanungsrichtline dabei zu entscheiden, bis wann ein Termin gebucht und storniert werden kann.

Kunden

Informationen zu Bestandskunden können über eine CSV-Datei importiert werden.

Buchungsseite

Eure persönliche Buchungsseite könnt ihr natürlich auch an eure Farbschema anpassen und mit eurem Logo versehen. Auch könnt ihr zum Thema Datenschutz direkte Informationen bei der Buchung mitgeben und diese hier verwalten.

Zudem werden hier die generellen Einstellungen festgelegt, bspw. Ob eine Besprechungseinladung an den Kunden nach der Buchung versendet werden soll.

 

Quelle: www.microsoft.com

Unternehmensinformationen

Die Informationen zu eurem Geschäft werden vor der Veröffentlichung der Seite noch einmal angefordert. Hier können  dann auch noch einmal die Geschäftszeiten angeben und die weitern Informationen wie Website usw. gepflegt werden.

Kalender

Im Kalender selbst, seht ihr eine Übersicht über alle eure Mitarbeiter und die gebuchten Zeiten. Ihr habt somit den gesamten Überblick und könnt eure kostbare Zeit mit anderen Dingen füllen.

Vorteile von Microsoft Bookings

Ganz klar ist Microsoft Bookings ein sehr wertvolles und zeitsparendes Tool, das wirklich öfter von Unternehmen genutzt werden sollte, die mit Terminbuchungen zu tun haben. Am Anfang sieht das vielleicht etwas kompliziert und viel aus, aber nach einer kurzen Einführung, bei der wir euch natürlich sehr gerne zur Verfügung stehen, werdet ihr merken, dass ihr gar nicht mehr ohne arbeiten könnt 😉.

Auf einen Blick kann man also folgende Vorteile zusammenfassen:

  • Erinnerungen und Kalender übertragbar auf eigenen Kalender und den des Kunden
  • Schnelle und einfache Handhabung
  • Wie überall bei Microsoft, findet auch eine Synchronisation auf allen Geräten statt
  • Bookings gibt es auch als App in Microsoft Teams
  • Große Zeitersparnis, da Terminbuchungen komplett online erfolgen können zu jeder Tages- und Nachtzeit
  • Keine Zettelwirtschaft mehr, da alle Termine aller Mitarbeiter in einer Übersicht zusammengefasst werden

Und nun liegt es an euch, wie ihr online beim Kunden auftreten möchtet und welche Vorteile er in eurem Unternehmen gegenüber Mitbewerbern haben soll. Microsoft Bookings scheint uns in diesem Falle ein erster Schritt in die richtige Richtung!