Microsoft Staff Hub – Dein digitaler Einsatzplaner für die Hosentasche
Was ist Microsoft Staff Hub?
Microsoft Staff Hub ist dein Dienstplan in Online und in der Hosentasche. Dank Webportal und App, hast du die Möglichkeit das Tool sowohl mobil auf dem Smartphone als auch auf deinem Desktopcomputer oder Laptop zu nutzen. Dabei kommt es etwas auf den Einsatzzweck an. Wir empfehlen zum Erfassen der Pläne den Browser, Übersichten anschauen, Schichten wechseln, Ein- & Ausstempeln oder Urlaub beantragen kann man super über die App erledigen. Ganz nebenbei ist Microsoft Staff Hub, aus unserer Sicht, aktuell recht preiswert. Bevor wir mit der Konfiguration loslegen, schauen wir doch einfach einmal darauf was Staff Hub überhaupt im Alltag kann.
Zielgruppe und UseCase
Kleine bis Große Organisationen die in Schichtmodellen Arbeiten und Zeitlich organisiert werden müssen. Wir haben dir einmal zwei UseCases mit gebracht:
Friseursalon
Der Friseursalon „HairCut“ hat sechs Halbtagskräfte. Diese Arbeiten in unterschiedlichen Schichten und decken die verschiedensten Zeiten ab. Am späten Nachmittag ist besonders viel los bei HairCut, deshalb ist es wichtig immer zu dritt im Laden zu sein. Leider klappt das nicht immer so gut, Dienstpläne gehen verloren, werden einfach getauscht oder sind schon beim Druck veraltet. Daher hat die Chefin Britta Schnitt sich dazu entschlossen Microsoft Staff Hub einzuführen. Die Erstellung des ersten Dienstplanes hat sie etwas Zeit gekostet, von jetzt an kann Sie diesen immer einfach kopieren. Alle Kollegen besitzen die App, keiner kommt mehr zu spät zur Schicht, auch Schichtwechsel finden nicht mehr überraschend im Hintergrund statt. Mit der praktischen Stempelzeit, hat Sie zudem die gesetzlichen Arbeits- & Pausenzeiten im Auge. Über das Monatsreporting kann Britta Schnitt genau sehen wer, wann wieviel gearbeitet hat.
IT-Support
Herr Bit ist Leiter des zentralen IT-Supports eines Konzerns. Gemeinsam mit seinem Team muss er für 20 verschiedene Applikationen den Rund um die Uhrsupport gewährleisten. Bislang nutzte er hierfür ein Excel, es kam immer wieder Probleme beim Öffnen, da kein SharePoint genutzt wurde gab es immer mindestens drei Versionen im Umlauf. So kann es nicht weitergehen dachte Herr Bit und informierte sich im Internet über Möglichkeiten. Er stieß auf Microsoft Staff Hub. Schnell legte er für jede Applikation ein Team an, wies die entsprechenden Ressourcen zu und begann an der Aufstellung zu tüfteln. „Der Support- und Bereitschaftsplan ist jetzt immer aktuell. Zudem sind die Kollegen aus dem Support mächtig stolz auf Ihre Vorreiter Position beim Thema Digitalisierung im Unternehmen“, freut sich Herr Bit auf der letzten Abteilungsleiterversammlung.
Einrichtung des Staff Hub
Um einen Staff Hub einzurichten, benötigst du zuerst einmal Zugang. Entweder hast du bereits einen Office365 Account oder du erstellst dir einen Testzugang auf https://staffhub.office.com. Direkt im Anschluss an den Login im Staff Hub kannst du ein neues Team anlegen. Achtung: Im Hintergrund wird wieder eine Office 365 Groups angelegt, d.h. solltet Ihr zum Beispiel eine E3 Lizenz für Office 365 haben, erhaltet Ihr mit einem neuen Team im Staff Hub automatisch, das Postfach, den Planner und natürlich die anderen Groupsbausteine gleich mit dazu!
Nach der Anlage des neuen Teams werdet Ihr direkt in das geleitet und von einem Overlay durch die einzelnen Funktionen von Staff Hub geführt. Alle Hintergrundeinstellungen könnt Ihr über Zahnrad oben links erreichen. Hier findet Ihr neben dem Namen und der Zeitzone auch zusätzliche Optionen zur Anfrage von Freizeit und Urlaub und könnt ganz neben bei die Stechuhr aktivieren. Diese lässt sich auch an eine Koordinate hängen. Solltet Ihr die Stechuhr aktiviert haben, könnt Ihr hier im Nachgang auch die Zeiten der Kollegen exportieren. Achtung mit der Zeiterfassung, allgemein solltet Ihr hier zuerst mit Personal/HR oder der Zuständigen Instanz Rücksprache halten. Auch eine Mitbestimmung des Betriebsrates kann gegeben sein!
Tipp: Falls die Aktivierung nur mit Koordinaten möglich ist, erst einen Ort eintragen, dann speichern und den Ort wieder rausnehmen, hat bei uns auf jeden Fall geklappt. 😉
So planst du Zeiten in Staff Hub erfassen
Um neue Pläne zu erstellen, kannst du erst einmal deine Gruppe anlegen. Hierzu einfach auf das Plus gehen, Namen eingegeben und los geht’s mit dem Ressourcen zuweisen. Dabei werdet Ihr gefragt welche Berechtigungen der Kollege erhalten soll. Ihr solltet immer mindestens einen Stellvertreter haben, der auch mal administrativ eingreifen kann. Wenn du damit fertig bist kannst du die einzelnen Aktivitäten in sogenannten Slots erfassen. Diesen kannst du unterschiedliche Farben zuweisen, dass solltest du transparent kommunizieren. Da alle die gleichen Farben für die gleichen Anlässe oder Aufgaben nutzen sollten. Einmal angelegt, kannst du super einfach die Aufgabe duplizieren z.B. bei einem anderen Kollegen oder an einem anderen Tag. Für die Funktion einfach in einen freien Slot klicken und im Drop-Down die Vorlage auswählen. Natürlich gibt es auch Randnotizen als Freitextfeld. Um eurer Eingaben zu prüfen, könnt Ihr oben rechts auf die Schichtansicht umstellen. So seht ihr auf einen Blick in welcher Schicht eventuell noch eine Ressource fehlt oder zu viel besetzt ist.
Der fertige Dienstplan, auch in der Staff Hub App
Wie für fast alle neuen Office 365 Apps gibt es auch für Staff Hub eine App für euer Smartphone (Android/iOS). Falls Ihr den Plan dennoch gerne an den Kühlschrank heftet, kein Thema, es gibt eine Exportfunktion. Der Export lässt sich dann ganz normal ausdrucken. Du hast deinen Dienstplan für die Woche fertig, musst eigentlich schon zum nächsten Termin doch es fehlen noch die nächsten drei Wochen? Nichts leichter als das! 🙂 Es gibt eine Kopierfunktion, damit hast du blitzschnell eine ganze Woche kopiert. Jetzt noch kurz die entsprechenden Anpassungen vornehmen und fertig. So ist dank Staff Hub auch noch Zeit für einen Kaffee oder Tee vor dem nächsten Termin.
Wie funktioniert der Zugriff Staff Hub für euere Kollegen?
Dein Dienstplan ist jetzt fertig geschrieben, alle Ressourcen festgelegt. Die Stempeluhr aktiviert und weiter? Zur Freigabe des Plans haben alle eine E-Mail oder SMS erhalten. Per Link können deine Kollegen jetzt auf Staff Hub zugreifen (Lizenz vorausgesetzt) und Ihre Schichten ansehen. Wir empfanden für die Planung der Zeiten die Browser Version sehr angenehm und viel Übersichtlicher als die App. Um nur den Wochenplan für eine Person zu begutachten, Freizeit bzw. Urlaub einzureichen – Genehmigung erfolgt über den Vorgesetzten, einen Schichtwechsel mit einem Kollegen zu beantragen oder zum ein- bzw. ausstempeln würden wir die Smartphone App empfehlen.
Welche Lizenz benötigt Ihr? (Stand Juli 2018)
Aktuell könnt Ihr Staff Hub mit jeder Office 365 Lizenz ab Stufe E1 benutzen. Die gängigste Unternehmenslizenz ist aus unserer Erfahrung E3. Frag am besten deinen Administrator welche Lizenz für deinen Nutzer vorhanden ist. Alternativ könnt Ihr Staff Hub ab 3,40€/Benutzer/Monat mit der Office 365 F1 Lizenz lizensieren.
Features für Microsoft Staff Hub
Wie jedes Office365 Produkt, wird auch der Staff Hub von Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt. Kürzlich wurde Microsoft Flow mit Aktionen für Staff Hub ausgestattet. Ebenfalls ganz frisch eingetroffen ist das bereits angesprochene Feature des „Ein- & Ausstempelns“ also der Zeiterfassung via App. Dies kann auch per GPS auf einen Ort zum Beispiel ein Bürogebäude festgelegt werden. Natürlich sind auch schon weitere Features für Staff Hub angekündigt, es wird eine Yammer Anbindung folgen, auch Teams wird tiefer integriert bzw. das Erstellen von Staff Hubs aus Office Groups bzw. Teams heraus wird kommen. Damit die Teamverantwortlichen Admins euch noch mehr support können und eventuelle Knackpunkte frühzeitig entdeckt werden wird auch das Nutzungsreporting für die App noch integriert werden. Mehr zu den Neuerungen findet Ihr auf der Roadmap von Microsoft.
Ihr haben Fragen zum Thema Staff Hub oder Office 365? Keine Sorge, wir lassen euch nicht alleine, schreibt uns doch direkt eine E-Mail.
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