Microsoft Teams und Governance – ist das nötig?
Die Einführung von Microsoft Teams beinhaltet oftmals Widerstand und ganz viele offene Fragen. Ist es notwendig im Vorfeld einige Richtlinien und Vorgaben zu erstellen? Wie bringe ich die Vorteile der Nutzung von Microsoft Teams an den Endanwender? Wie bringe ich meine Mitarbeiter dazu aus alten Ablaufmustern auszubrechen und neue Arbeitsweisen mit moderneren Tools zu akzeptieren? Markus Widl der technische Erklärbär (wie er sich selber nennt) von Microsoft ist heute bei uns zu Gast. Mit seinem neu erschienen Buch über Microsoft Teams hat er allerhand Infomaterial für uns dabei und beantwortet einige unserer offenen Fragen.
Governance bei Microsoft Teams Einführung
Eine Frage können wir direkt zu Anfang beantworten. Ja, unserer Meinung nach ist es dringend erforderlich Governance und Regeln bei der Einführung von Microsoft Teams zu integrieren.
Bevor MS Teams eingeführt wird sollte man sich um zwei Aspekte Gedanken machen. Einmal der technische und den organisatorischen. Letzteren bedarf wesentlich mehr Aufmerksamkeit, als vielleicht vermutet wird. Man stelle sich vor das Programm MS Teams wird eingeführt mit den vorgegebenen Standardeinstellungen und jeder Lizenzinhaber kann in diesem Tool tun und lassen was er möchte. Eine Unternehmensweite Namenskonvention existiert nicht (z.B. das Team mit Namen Marketing existiert drei mal und keiner weiß welches Team das Offizielle ist), vertrauliche Inhalte werden nach Belieben geteilt und jeder kann ein Team eröffnen und es wieder löschen. Das klingt für uns nach sehr viel Chaos.
Umso wichtiger ist es, im Vorfeld Richtlinien und Vorgaben zu erstellen, die ein Arbeiten mit MS Teams zielführend gestalten. Arbeitnehmer an die Hand nehmen und zu befähigen mit Spaß in diesem Tool zu arbeiten sollte eine sehr hohe Priorität bei der Einführung haben.
Nutzungsrichtlinien, die beinhalten wie die Anwender mit den Funktionen in MS Teams umgehen können oder sollen, sind hier sehr zu empfehlen. Wie oben schon erwähnt kann eine Namenskonvention dazu helfen, dass nur bestimmte Begriffe für ein neues Team genutzt werden dürfen. Das verschafft den Anwendern Klarheit und beschreibt im Besten Falle direkt, um was es in diesem Team geht.
Das Thema Datenschutz darf hier natürlich nicht fehlen. Beim Anlegen eines Teams kann somit eine Abfrage erfolgen, in der angegeben werden muss, ob sensible Daten z.B. über das Unternehmen Bestandteil dieses Teams sind. Durch eine Konfiguration der Klassifizierung erhalten Gast User keinen Zugriff mehr zu diesem Team, da diese Funktion deaktiviert wurde, und das Unternehmen kann intern wichtige Dinge besprechen.
Gerade zu Beginn der Einführung probieren die meisten gerne mal das neue Tool aus und erstellen z.B. ein neues Team. Bei vielen Mitarbeitern, entstehen viele, meist ungenutzte Teams, sogenannte „verwaiste Teams“ oder ein Team wird für eine begrenzte Zeit z.B. für ein Projekt erstellt und nach Beenden dieses Projektes nicht mehr benötigt. Was mache ich mit solchen Teams? Löschen oder doch lieber archivieren? Beim Archivieren wird das Team in einen schreibgeschützten Zustand versetzt, so dass keiner mehr an dem Inhalt etwas verändern kann, die Dateien aber trotzdem noch vorhanden sind. Die dahinterliegenden Regelungen gehören auch zu dem Thema Governance.
Selbstverständlich gibt es auch bei Teams verschiedene Lizenzen, mit denen mehr oder weniger Konfigurationen vorgenommen werden können. Ein Beispiel dazu sind dynamische Mitgliedschaften. Diese gibt es nicht in der Standard Enterprise Lizenz E3. Hierfür wird der Zusatz AAD Premium Plan 1 oder 2 benötigt. Am besten Schaut und prüft Ihr im Vorfeld, welche Funktionalitäten ihr benötigt und welche Lizenz diese beinhaltet.
Kommen wir nochmal auf die dynamischen Mitgliedschaften zurück. Was ist das? Im Normalfall gibt es eine Person die manuell festlegt, wer in welchem Team ist. In einem großen Unternehmen kann dies Stunden wohlmöglich Tage dauern, bis die Teilnehmer alle in einem bestimmten Team sind. Anders sieht das bei der dynamischen Mitgliedschaft aus. Hier erfolgt die Zuteilung in ein Team über eine Abfrage im Benutzerkonto. In dieser steht z.B. bei dem Feld Department: IT. Alle mit dem Department IT werden dann automatisch in das passende Team zugeordnet und es muss keiner mehr manuell alle Teilnehmer hinzufügen. Der einzige Nachteil davon ist, dass nachträglich kein Teilnehmer mehr hinzugefügt werden kann.
Der nächste Punkt betrifft die TeamOwner. Wie viele TeamOwner sind wirklich sinnvoll? Die nuboworkers empfehlen immer zwei TeamOwner zu bestimmen. Sollte es zu einem Krankheitsfall kommen oder einer der beiden muss vertreten werden, da er oder sie sich gerade im Urlaub oder bei einem anderen Meeting befindet, besteht trotzdem die Gewährleistung, dass der Ablauf nicht unterbrochen wird.
Um das Thema heute abzurunden sollten natürlich die Teilnehmer der Teams nicht vergessen werden. Viele rollen vielleicht mit den Augen, wenn Sie hören, dass es zwar ein neues, vielversprechendes Tool gibt, aber gleich der „Riegel“ vorgeschoben wird in Form von Richtlinien. Wir wissen, dass es eine Gradwanderung ist. Wie viel das Unternehmen „erlauben und verbieten“ sollte, verdient eine genauso hohe Priorisierung, wie der Rest bei der Einführung.
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