#001 – Mit Schwung ins neue Jahr

Herzlich willkommen zur Folge 001. Heute dreht sich alles um Motivation. Wie kann die positive Energie für die im neuen Jahr geplanten Projekte sinnvoll genutzt werden?

Zum Jahresbeginn sind die meisten frisch erholt und motiviert. Warum diese Motivation nicht auch für das neue Projekt nutzen? Die gute Stimmung sollte nicht nur für private Vorsätze, sondern auch in einem Change Projekt genutzt werden.

Wie sehen eure Pläne für 2018 aus? Werdet ihr ein neues Projekt starten? Soll ein in 2017 gestartet Projekt fortgeführt oder abgeschlossen werden? Vielleicht habt ihr ja großes vor und plant ein Change Projekt?

Unsere Empfehlung: Nutzt die positive Stimmung und Energie vom Jahresanfang!

Es gibt so viele Gründe, die dafürsprechen:

• Neue Ideen werden besser aufgenommen.
• Die Akkus sind wieder aufgeladen und man ist voller Tatendrang.
• Man konnte zwischen den Jahren ein wenig Abstand gewinnen.
• Usw.

Mit diesen Schritten gelingt euch ein schwungvoller Start in ein neues Projektjahr!

Startet mit einem Strategieworkshop

1. Verliert keine Zeit und plant schnellstmöglich den ersten Strategieworkshop.
2. Trommelt das Team zusammen und nutzt die ersten 10 Minuten für einen kurzen Rückblick auf das vergangene Jahr. Ganz wichtig: Bleibt neutral … 2017 ist vorbei und die Uhr ist auf null zurückgestellt. Nutzt ein kurzes Brainstorming, um folgende Punkte zu klären:

• Was lief gut?
• Was haben wir erreicht?
• Welche Ziele konnten trotz aller Bemühungen nicht erreicht werden?
• Ist es notwendig die offenen Baustellen noch mal anzugehen oder soll ein Haken dran?
• War die letzte Jahresplanung realistisch?
• Was wird für 2018 benötigt, damit Herausforderungen besser gemeistert werden können?

Die gesammelten Informationen sollten auf einem Flip Chart oder an einer Moderationswand gesammelt werden.

Erstellt eine grobe Roadmap

Keine Sorge, wir sprechen hier nicht von einer detaillierten, finalen Roadmap. Dazu ist es viel zu früh. Wahrscheinlich fehlen euch noch viele Informationen. Das sollte euch jedoch nicht daran hindern, die Roadmap aus der Leuchtturmperspektive zu betrachten. Folgende Fragen sollen euch dabei helfen:

• Was soll sich ändern?
  • Prozesse / Systeme / neue Apps / ein neues Intranet
• Welche Bereiche / Systeme sind davon betroffen?
• Was soll im jeweiligen Bereich / System erreicht werden?
• Wer muss ins Boot genommen werden?
• Welche Neuerung macht wann Sinn?

nuboTipp! Änderungen sollen das Unternehmen und die Mitarbeiter unterstützen und diese nicht in der Tätigkeit hindern. Achtet daher auf besonders wichtige oder kritische Zeitfenster wie z.B. Jahresabschlüsse oder wichtige Zeitfenster im Vertrieb. Bei Änderungen für Produktionsabläufe sollte die Auslastung berücksichtigt werden.

Mit diesen Fragen lässt sich bereits eine grobe Roadmap erstellen. Das ist eure Basis für das Erstgespräch mit wichtigen Personen aus den betroffenen Bereichen und Abteilungen. Die Detailplanungen erfolgen in den Folgeworkshops.

Wer? Was? Bis wann?

Ein Strategieworkshop ohne Aufgaben bringt euch keine Ergebnisse. Aus diesem Grund solltet ihr schon im ersten Workshop konkrete Aufgaben definieren und Zuständigkeiten klären.

• Welche Aufgaben müssen nach dem Workshop bearbeitet werden?
• Wer kümmert sich um was?
• In welcher Form müssen die Ergebnisse ausgearbeitet werden?
• Bis wann und wo werden diese abgelegt?

nuboTipp! Die Ergebnisse müssen in einem zeitnahen Folgetermin (z.B. 4 Wochen später) in der gleichen Runde abgestimmt werden. Zum Abschluss des Workshops sollte daher auch der Folgetermin geplant werden.

So strukturieren wir unsere Strategieworkshops

• Wir verwenden solche Kick-Off bzw. Strategieworkshops, um wichtige Informationen zu sammeln:
• Was soll erreicht werden?
• Wie wurde die Aufgabe bisher gelöst? Wie läuft der Prozess aktuell?
• Was soll sich ändern?
• Was soll gleichbleiben?
• Welche Alternativen wurden bisher in Erwägung gezogen?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung (damit meinen wir nicht nur das Budget, sondern auch Personen, Systeme usw.)
• Wie sehen die Chancen und Risiken aus?
• An welchen Kriterien kann der Erfolg gemessen werden?
• Wann gilt das Projekt als gescheitert?

Best Practice

Am 18.01. starten wir gemeinsam mit einem Kunden mit einem Strategieworkshop ins neue Jahr. Es ist ein Office 365 Strategieworkshop. Das Unternehmen hat im Sommer 2017 damit begonnen, alle Prozesse und Systeme in die Cloud zu überführen.

Unser Part ist die Beratung des Unternehmens beim Wechsel in Office 365. SharePoint ist für den Kunden nicht neu, sondern bereits seit einiger Zeit im Einsatz. Mit dem Wechsel in die Cloud sollte aber die Anwenderakzeptanz deutlich gesteigert werden. Aus diesem Grund haben wir den ersten Workshop dazu genutzt, Mitarbeiter aus allen Abteilungen zu befragen.

Neben den internen Workshops haben wir auch die Strategieworkshops mit den Dienstleistern, Fachbereichen und dem Management durchgeführt. Nur so konnte sichergestellt werden, dass für jeden Prozess die passende App identifiziert werden konnte.

Im Grund kann man sagen, dass wir 2017 dazu genutzt haben das Fundament für 2018 zu schaffen. Die Mitarbeiter mussten geschult werden, um ein Bewusstsein für das Arbeiten mit der Cloud zu schaffen. Erst dann konnten wir mit dem Strukturaufbau starten. Für die Mitarbeiter selbst war es ein sehr strammes Programm.

• Das ERP-System wurde schrittweise in die Cloud überführt.
• HR hat ebenfalls ein neues Tool eingeführt.
• Das Vertriebsteam hat für die wichtigsten Prozesse diverse Apps und Lösungen evaluiert.
• Die SharePoint-Struktur musste dringend vereinfacht werden.
• Und dann kam auch noch OneNote 🙂

Wir arbeiten sehr eng mit der Organisationsentwicklung und Geschäftsführung und haben uns bewusst dagegen entschieden, weitere Apps aus dem Office 365 Sortiment zu betrachten.

Ein stabiles Haus braucht ein gutes Fundament

Nach der Vorarbeit des letzten Jahres können wir nun einen strategischen Blick auf die restlichen Office 365 Apps werfen.

• Was ist Office 365 Groups?
• Wann nutzen wir Planner?
• Vorstellung von Teams, Flow usw.
• Welche App bring zusätzliche Vorteile?
• Wo muss das Governancekonzept angepasst werden?
• Welche Prozesse müssen neu etabliert werden?
• Ergeben sich Auswirkungen auf die SharePoint Struktur?
• Für welche App starten wir einen Piloten?
• Was wird deaktiviert?
• Welche Schulungen müssen in 2018 laufen, um die Mitarbeiter nicht abzuhängen?

Veränderung in kleinen Schritten

Wir arbeiten nach dem Troja-Prinzip. Diese Methode hat sich in der Vergangenheit mehrfach bewährt und Veränderung für alle betroffenen realisierbar gemacht. Daher auch unser Motto: discover : use : change it

Doch was bedeutet das eigentlich? Wir führen möglichst oft kleine, evolutionäre Änderungen und Anpassungen durch, um dadurch den Druck, revolutionäre Änderungen vornehmen zu müssen, deutlich zu verringern bzw. zeitlich in die Zukunft zu verschieben. Seien wir ehrlich, jedes Unternehmen muss für die Zukunft vorbereiten und viele Änderungen vornehmen. Aus unserer Sicht macht es jedoch keinen Sinn in Panik zu verfallen und mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Viele kleine Änderungen bringen uns zum großen Ziel und werden von den Beteiligten in der Regel als weniger einschneidend wahrgenommen.

Das solltet ihr heute mitnehmen

1. Nutzt den Jahresanfang für Eure Planung, bindet die Betroffenen frühzeitig ein, ladet sie zum Workshop ein und traut euch 2018 noch einen Schritt weiter zu gehen.
2. Schafft Verbindlichkeit:
   • Definiert die wichtigsten Aufgaben.
   • Plant den nächsten Termin.
   • Definiert Zuständigkeiten
   • Plant realistisch und konzentriert euch nicht nur auf das große Ziel, sondern auf den ersten, kleinsten Schritt. Mit diesem fangt ihr an.
3. Veränderung ist ein Prozess und der Mensch ein Gewohnheitstier. Kleine Schritte helfen euch alle Mitarbeiter und Beteiligte zum Ziel zu führen. Big-Bang Projekte gab es schon zu Genüge und wir alle kennen die Ergebnisse: Spätestens in der dritten Runde gehen die ersten K.O.