Mitarbeiter für den Change begeistern: Möglichkeiten zur Mitarbeiterschulung
Ein Change-Projekt bedeutet immer auch Änderungen in den Arbeitsweisen der Mitarbeiter. Ob die Einführung neuer Tools, der (Re-)launch einer Plattform oder die Entwicklung eines neuen Arbeitsplatzkonzeptes, überall müssen sich die Mitarbeiter auf Umstellungen einstellen.
Das kann für einige zur Hürde werden, wenn Sie sich alleingelassen fühlen und keine Unterstützung bekommen. Dabei sind die Mitarbeiter essenziell, damit ein Change erfolgreich in ein Unternehmen getragen werden kann, denn nur mit der Einführung eines neuen Tools ist es nicht getan. In dieser Folge zeigen wir dir, welche Möglichkeiten sich dir bieten, um deine Mitarbeiter im Umdenken zu unterstützen, damit sie in der Change- und Digitalisierungsflut nicht untergehen.
Inhalt des Artikels
Warum müssen Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden?
Die Mitarbeiter im Change mitzunehmen ist eine essenzielle Aufgabe im User-Change Management. Dafür gibt es viele verschiedene Methoden, um ein sinnvolles und effektives Schulungskonzept aufzubauen. Aber welche Vorteile hat es überhaupt, wenn Mitarbeiter gut geschult in Tools oder Arbeitsweisen sind?
Zum einen unterstützt die Schulung von Mitarbeitern ein effektiveres und strukturierteres Arbeiten. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über unwichtige Themen oder organisatorische Abläufe machen und kann sich direkt auf seine eigenen Aufgaben konzentrieren. Im Gegensatz dazu sind ungeschulte Mitarbeiter häufig überfordert, entweder weil sich die Aufgaben anhäufen oder die Aufgaben zu komplex erscheinen.
Darüber hinaus sind die Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens, also warum nicht in diese investieren. Geschulte Mitarbeiter können ihr Wissen auch an andere weitergeben und ihr Wissen selbstständig vertiefen. So bieten Schulungen für diese eine solide Basis, mit der sie dann up-to-date bleiben können.
Welche Lernformate gibt es?
Schulungen
Egal ob online oder in Person, Schulungen sind ein beliebtes Mittel, neue Inhalte für eine Vielzahl an Teilnehmer zu vermitteln. Durchgeführt von Fachexperten wird oftmals die Einführung eines neuen Tools von Schulungen begleitet. Diese Experten intern zu finden, erweist sich jedoch häufig als schwierig, weshalb Schulungen oft von Externen durchgeführt werden.
Vorteile: Live-Demo für gutes Verständnis, Rückfragen möglich
Nachteile: Experte benötigt, ein Tempo für alle Lerntypen
Community Calls
Gemeinsam mit Gleichgesinnten austauschen erhöht die Lernbereitschaft enorm. Bauen Sie sich ein internes Multiplikatorennetzwerk mit Champions auf, können Sie diese dann nutzen, um wieder weitere Mitarbeiter anzuleiten. Voraussetzung dafür ist die Motivation und das Engagement der Champions, nicht nur für sich zu lernen, sondern das Gelernte auch weiterzugeben.
Dafür werden in regelmäßigen Abständen Community Calls geplant, in dem sich die Champions mit einem Experten treffen und berichten, Feedback geben und Rückfragen stellen können. Über diese Methode können eine große Zahl an Mitarbeitern langfristig geschult werden, ohne sich in komplizierten Terminabstimmungen zu verirren.
Vorteile: Schwarmintelligenz, Mitarbeiter können sich gegenseitig helfen, individuelle Rückfragen, große Teilnehmerzahl wird erreicht
Nachteile: abhängig von Verfügbarkeiten, Experte benötigt, Erfolg von Fähigkeit der Champions abhängig
Wikiseiten im Intranet
Der Aufbau von Wissensseiten z.B. im Firmenintranet ist wohl die nachhaltigste Methode, um Wissen zu konservieren. Einmal aufgebaut, muss man sich nur noch um inhaltliche Updates kümmern. Dafür kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit auf das Wissen zugreifen und ist nicht an irgendwelche zeitlichen Rahmenbedingungen gebunden.
Jedes Unternehmen hat hier verschiedene Anforderungen an die Wissensseiten und benötigt eine andere Struktur. Daher ist an dieser Stelle sehr zu empfehlen, dass sich vorab Gedanken um die Struktur gemacht werden sollte. Seiten im Nachhinein abzuändern oder umzuziehen ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden.
Vorteile: Nachhaltiger Wissensaufbau, jederzeit erreichbar, detaillierte Themenaufarbeitung
Nachteile: keine Rückfragen, Updates nötig, lange Aufbauzeit
Mitarbeiter Quicktipps
Tipps & Tricks sind ein beliebtes Format, um Mitarbeitenden zusätzlich noch Praxistipps an die Hand zu geben. Ob in Teams oder als Viva Engage Posts (Yammer), die Use Cases können von jedem direkt umgesetzt werden. Es wird dabei pro Tipp immer eine eigenständige Funktion oder Einstellung präsentiert und von einem kurzen Video unterstützt. In wenigen Minuten lassen sich so neue Inhalte problemlos in den Arbeitsalltag integrieren.
Vorteile: Integration in Arbeitsalltag, direkt umsetzbare Praxistipps, leicht verständlich
Nachteile: Vorwissen benötigt
Welche Methode ist für dich passend?
Thema Blended Learning
Neben diesen genannten Schulungsmöglichkeiten gibt es natürlich auch noch weitere Optionen, diese sind unserer Meinung nach jedoch entweder veraltet (z.B. reiner Frontalunterricht) oder für viele nicht realisierbar. Daher empfehlen wir immer ein Kombination aus verschiedenen Methoden. Eine gelungenes Konzept besteht aus mehreren Wegen, Schulungen z.B. können ergänzt werden durch Feedbackmöglichkeiten im Chat oder Fragerunden. Teile am Besten die Schulungsinhalte auch in mehrere Blöcke auf, um so Rückfragen zwischen den Blöcken zu ermöglichen und nicht erst bis ganz am Ende zu warten.
Durch mehrere Lernkanäle können auch die verschiedenen Lerntypen abgeholt werden und es bleibt keiner unterwegs auf der Strecke. Der Begriff „Blended Learning“ vereint das Lernen aus direktem Lernen mit Schulungen oder Community Calls in Verbindung mit den Quicktipps oder Wissensseiten im Intranet.
In den Selbstlernsequenzen wird so der Großteil der Informationen vermittelt, während in den Schulungen dann tiefer in das Thema eingestiegen wird und Fragen beantwortet werden können. Auch hier gilt: Jeder Anwendungsfall ist unterschiedlich, jedes Thema benötigt eine andere Aufarbeitung und Schulung der Mitarbeiter.
So, zum Abschluss haben wir noch einen Tipp für dich:
Unser Tipp: Das nuboPlaybook
Im nuboPlaybook haben wir verschiedene Tipps & Tricks, die Gamechanger zu verschiedenen Tools zur Zusammenarbeit in Microsoft 365 erarbeitet und möchten dir diese gerne bereitstellen. Mit dem direkten Praxisbezug und einem kurzen Video-Nugget sind sie garantiert für jeden verständlich und können so direkt umgesetzt werden.
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