Koordinieren und organisieren, egal ob uns selbst oder als Sekretariat / Assistenz einer Führungskraft. Es gibt viele Aufgaben tagtäglich und jeder Schritt, der vereinfacht werden kann, hilft!
Auch Office365 hat einige Tools die aus dem Zusammenspiel zwischen Assistenz und Führungskraft nicht mehr weg zu denken sind und nicht nur bei der Selbstorganisation unterstützen. In Outlook die Regeln und QuickSteps, die den Posteingang schon vor sortieren oder OneNote, was als digitale Tagesmappe genutzt werden kann. All diese Tools können die Koordination und Organisation anspruchsvoller Aufgaben erleichtern und eine moderne Assistenz bei der selbstständigen Ausführung unterstützen.
In dieser Folge zeigen wir euch genau zu diesem Thema einige Tooltipps:
Outlook
Regeln (passiert automatisch, sobald etwas im Postfach passiert, also voll automatisiert) & Quick Steps (Abläufe, die ihr definieren könnt und durch einen Klick auf einen „Quick Step“ erst ausgeführt werden) in Outlook für die Selbstorganisation verwenden
Stellvertreterregelung einrichten
Kalender für Kollegen freigeben
Link zu einem Notizbuch direkt in den Termin einfügen
Speicherorte für die neuen Meeting Seiten festlegen
OneNote
Text in OneNote diktieren, Sprachaufzeichnung an OneNote senden
OneNote strukturieren: Abschnitte, Seiten und Inhalte auf Seiten einklappen
Aufgaben in OneNote 2016 für sich selbst erstellen – diese werden dann über Outlook auch in ToDo angezeigt
ToDo ist das zentrale Tool für die persönliche Aufgabenverwaltung
Aufgaben aus Outlook & Planner in ToDo
Microsoft Teams
Planner
Tasks in Teams – Aufgaben aus Planner & ToDo finden (Ausnahme markierte E-Mails!)
Planner zur Meetingvorbereitung mit mehreren Personen nutzen
Lists in Teams
Lists für Eventplanung nutzen
Rules in Lists (Benachrichtigungen oder Regelungen einrichten)
Status und Anrufe
Status nutzen (bitte SEK kontaktieren)
Anrufe halten & weiterleiten
Anrufe direkt umleiten über die Einstellungen „Anrufe“
Wenn ihr mehr bzw. detaillierter über die einzelnen Tools unterrichtet werden wollt schaut doch einfach mal auf unserer neuen Schulungsseite vorbei. Da gibt es ab September 2021 Onlinekurse über die Office 365 Tools.
Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.
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