Perfektes Zusammenspiel mit der Assistenz

Koordinieren und organisieren, egal ob uns selbst oder als Sekretariat / Assistenz einer Führungskraft. Es gibt viele Aufgaben tagtäglich und jeder Schritt, der vereinfacht werden kann, hilft!

Auch Office365 hat einige Tools die aus dem Zusammenspiel zwischen Assistenz und Führungskraft nicht mehr weg zu denken sind und nicht nur bei der Selbstorganisation unterstützen. In Outlook die Regeln und QuickSteps, die den Posteingang schon vor sortieren oder OneNote, was als digitale Tagesmappe genutzt werden kann. All diese Tools können die Koordination und Organisation anspruchsvoller Aufgaben erleichtern und eine moderne Assistenz bei der selbstständigen Ausführung unterstützen.

In dieser Folge zeigen wir euch genau zu diesem Thema einige Tooltipps:

 

Outlook

• Regeln (passiert automatisch, sobald etwas im Postfach passiert, also voll automatisiert) & Quick Steps (Abläufe, die ihr definieren könnt und durch einen Klick auf einen „Quick Step“ erst ausgeführt werden) in Outlook für die Selbstorganisation verwenden
• Stellvertreterregelung einrichten
• Kalender für Kollegen freigeben
• Link zu einem Notizbuch direkt in den Termin einfügen
• Speicherorte für die neuen Meeting Seiten festlegen

 

OneNote

• Text in OneNote diktieren, Sprachaufzeichnung an OneNote senden
• OneNote strukturieren: Abschnitte, Seiten und Inhalte auf Seiten einklappen
• Aufgaben in OneNote 2016 für sich selbst erstellen – diese werden dann über Outlook auch in ToDo angezeigt
• #028 – Hey Siri… Sende eine Nachricht an OneNote – nuboworkers

 

ToDo

• ToDo ist das zentrale Tool für die persönliche Aufgabenverwaltung
• Aufgaben aus Outlook & Planner in ToDo

 

Microsoft Teams

Planner

• Tasks in Teams – Aufgaben aus Planner & ToDo finden (Ausnahme markierte E-Mails!)
• Planner zur Meetingvorbereitung mit mehreren Personen nutzen

Lists in Teams

• Lists für Eventplanung nutzen
• Rules in Lists (Benachrichtigungen oder Regelungen einrichten)

Status und Anrufe

• Status nutzen (bitte SEK kontaktieren)
• Anrufe halten & weiterleiten
• Anrufe direkt umleiten über die Einstellungen „Anrufe“

 

Wenn ihr mehr bzw. detaillierter über die einzelnen Tools unterrichtet werden wollt schaut doch einfach mal auf unserer neuen Schulungsseite vorbei. Da gibt es ab September 2021 Onlinekurse über die Office 365 Tools.

 

Link zur Folge

#028 – Hey Siri… Sende eine Nachricht an OneNote – nuboworkers