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Wie arbeiten wir zusammen und wir kommunizieren wir? Wann hat wer auf was zu antworten und wann muss was erledigt werden? Viele Fragen die für die erfolgreiche Zusammenarbeit geklärt werden müssen. Daher haben wir heute einige Beispiel für die sogenannten Rules of Collaboration für euch mitgebracht.

Rules of Collaboration

Ein großer Punkt ist die richtige Kommunikationsstrategie. Ja, eine komplette Strategie ist für die Kommunikation in einem Team erforderlich. Wann wird welcher Kommunikationsweg genutzt, wie schnell erfolgt eine Reaktion, wie vermeiden wir unnötigen E-Mail-Verkehr und wie stellen wir sicher, dass die Kommunikation dokumentiert wird?

Diese Fragen sollte sich jedes Team stellen, damit am Ende auch nichts verloren geht. Grade privat verwenden wir heute Tag täglich Instant Messaging wie WhatsApp, einfach weil es schnell und unkompliziert ist. Auch im geschäftlichen Kontext hören wir immer wieder, dass ein solcher Kommunikationskanal von Mitarbeitern gefordert wird. Es ist wichtig ihnen diesen bereitzustellen, damit nicht neben den offiziellen Kommunikationskanälen die Informationen ausgetauscht werden. Diese sind zum einem oft nicht sicher und zum anderen werden die ausgetauschten Informationen und das Ergebnis nicht dokumentiert.

Es ist durchaus von Vorteil verschiedene Kommunikationstools in einem Team einzuführen. Es sollte vorher nur festgelegt werden, welcher Kanal für was genutzt wird. Unter Kommunikation ist auch die nötige Absprache zu verstehen. Also die Planung von Urlaubszeiten, Verteilung von Aufgaben usw.
Dafür haben wir einige Beispiele für euch:

E-Mails: E-Mails sind unverzichtbar! Diese sollten im Team in einem festgelegten Zeitraum, hier bietet sich im normal Fall 1 Tag an, beantwortet werden. Um die E-Mail-Flut einzudämmen, überlegt immer für wen diese E-Mail wirklich wichtig ist und setzt nicht in Übermaßen Personen in CC. Außerdem ist es immer hilfreich wenn in der E-Mail das Thema und was vom Empfänger erwartet wird auf einen Blick ersichtlich wird. Schreibt klare Call to Actions in den E-Mails, am besten noch mit dem benötigten Zeitpunkt.

Chat: Neben der E-Mail ist es, wie oben schon kurz geschildert, auch wichtig, den Mitarbeitern die Möglichkeit einer Chatbasierten Kommunikation zu bieten. Hier kann ein schneller Informationsaustausch stattfinden. Vor allem für kurze Fragen, die keine lange Reaktionszeit erfordern ist der Chat eine super Sache. Auch hier kann wieder ein Limit zur Beantwortung festgelegt werden. Dieses kann, wenn auch der Inhalt der Kommunikation über den Chat beschlossen wurde, zwischen 2 und 3 Stunden gesetzt werden. Es sollte aber wirklich darauf geachtet werden, dass die Fragen oder Themen die im Chat diskutiert werden mit wenig Zeitaufwand geklärt werden können, sonst kann schnell Unmut darüber aufkommen.

Auch wir haben „Regeln“ für unsere interne Kommunikation aufgestellt und verschiedene Kanäle für verschiedene Bereich festgelegt. So werden E-Mails bei uns auch innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Wenn eine kurze Diskussion oder Fragen zwischen zwei Teammitgliedern geklärt werden müssen, nutzten wir die Chatfunktion von Teams oder Skype. Wenn es alle betrifft, führen wir die Diskussion in MS Teams im jeweiligen Kanal. Ein verpasster Anruf sollte dann zurückgerufen werden, wenn die Zeit da ist, aber nicht unnötig nach hinten geschoben werden.

Planung: Neben der Kommunikation zu den eigentlichen Projekt- oder Arbeitsthemen darf auch die Planungskommunikation nicht aus den Augen verloren werden. Hier bietet sich, je nach Teamgröße, ein gemeinsamer Kalender an. Dann kann jedes Teammitglied sehen, wenn welche Kollegen im Urlaub sind und wann die nächsten Meetings stattfinden.

Aufgabenverteilung
Die klare Aufgabenverteilung haben wir ja bereits als einen der Hauptpunkte für eine erfolgreiche Teamarbeit vorgestellt. Damit diese auch reibungslos funktioniert bietet es sich an, alle Aufgaben natürlich schriftlich und am besten in einem gemeinsamen Tool festzuhalten. So wird nicht nur alles dokumentiert, sondern ist auch für Fragen transparent dargestellt und enthält zusätzlich meistens noch eine Timeline.

Neben den Kommunikationskanälen ist auch die Regelmäßigkeit wichtig. Wöchentliche oder monatliche Meetings sollten fest eingeplant werden und auch das Zeitfenster sollte passend gewählt werden. Zulange Meetings sind oftmals weniger effektiv als kurze dafür öftere Meetings. Hier muss jedes Team für sich festlegen wie es arbeiten möchte und welcher Rhythmus zum Team passt.

Natürlich spielen noch weitere Faktoren eine entscheidende Rolle für ein erfolgreiches Team 4.0., aber mit diesen Anhaltspunkten ebnet ihr den Weg für eine erfolgreiche Teamarbeit.

 

Rules of Collaboration bei den nuboworkers

Wir selbst sind ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter sich nicht jeden Tag, eigentlich sogar sehr selten sehen. Jeder ist beim Kunden unterwegs oder Arbeitet von zuhause. Für viele ist dies immer noch unvorstellbar. Wie oft hört man Sätze wie:

„Woher weißt du dann was die anderen machen?“
„Könnt ihr wirklich zusammenarbeiten ohne den persönlichen Kontakt?“
„Bleibt da der Zusammenhalt nicht auf der Strecke?“
„Ist es nicht einsam alleine daheim zu arbeiten?“

Unsere klare Antwort: Wir sind ein Team und agieren auch als solches! Das dies möglich ist, haben wir ja bereits in den letzten Folgen aufgezeigt. Heute möchten wir euch einen Einblick in unser Team geben und wie wir trotz der Distanzen und seltenem persönlichen Kontakt die Teamarbeit und Zusammenarbeit fördern, was wir dafür tun und welche Tools wir wie nutzen.

Egal ob in einem virtuellen Team oder einem Team, welches sich persönlich jeden Tag sieht – eine klare Aufgabenverteilung ist notwendig! Aber in einem virtuellen Team hat die Transparenz des Aufgabenmanagements noch einmal einen besonderen Stellenwert. Sich einfach auf dem Gang oder beim Kaffee kurz auszutauschen wie weit man mit der jeweiligen Aufgabe ist, fällt hier nämlich weg. Daher ist die Pflege von Aufgabenlisten besonders wichtig. Wir nutzten dafür zum Beispiel Planner. Die Vorbereitung für unsere Folgen nuboRadio passiert über die verschiedenen Buckets in Planner. Die Aufgaben sind klar verteilt und jeder weiß welches Bucket er zu bearbeiten hat. Wenn dort also die neue Folge von Recherche in Ready for Record rutscht, wissen Markus und Dominique, dass sie diese aufnehmen können. Das passiert ohne eine weitere notwendige E-Mail etc.. Der Einsatz der richtigen Tools ist also auch hier wieder entscheidend.

Abstimmung ist wichtig!
Klar, dass sehen wir auch so. Doch da wir nicht alle am selben Ort sind, finden unsere Teammeetings über Skype oder Teams statt. Außerdem sind wir der Meinung, dass viel Zeit und Energie gespart werden kann, wenn jeder nur an den Meetings teilnimmt, die für ihn auch wirklich wichtig sind. Absprachen sind so also oft nur Minutensachen und nehmen keine Stunden in Anspruch.

Videokonferenz und Telefonate
Die Frage „Ist das Arbeiten zuhause und alleine nicht einsam?“ lässt sich einfach beantworten: „Es kommt auf die Interaktion mit dem Team an!“. Wir telefonieren regelmäßig, skypen oder haben eine Videokonferenz per Teams. So hört man sich und sieht sich vor allem auch. Einsam muss sich keiner von uns fühlen, denn wir kommunizieren stark. Außerdem hat jeder auch mal einen schlechten Tag: Immer anrufen und darüber sprechen. Dann finden wir eine Lösung.

Was macht den eigentlich der Rest vom Team?
Weißt du eigentlich was die anderen den ganzen Tag tun, wenn du diese nicht siehst? Ja, dass wissen wir. Um nicht das Gefühl zu bekommen Einzelkämpfer zu sein, ist es wichtig eine Strategie festzulegen, wie die Teammitglieder auf dem laufenden gehalten werden. Wir führen dafür sozusagen Tagebuch. Abends schreibt jedes Teammitglied zwei, drei Sätze in Teams und berichtet was an dem Tag passiert ist. So bleiben alle Up-to-Date und es kann sich gemeinsam über schöne Erlebnisse gefreut werden oder bei Ärger auch Unterstützung geleistet werden.

Teamevents – jedes mal ein Highlight
Egal wie weit die Teams verstreut sind, ab und an ein persönliches Treffen stärkt den Zusammenhalt. Wie oft oder regelmäßig ist dabei nicht von all zu großer Bedeutung. Wichtig ist eher, dass das Zusammentreffen ein Highlight ist und allen positiv in Erinnerung bleibt und die Mitglieder sich gerne daran zurück erinnern. Unsere Teamtreffen sind aufgrund des Projektgeschäfts alles andere als regelmäßig, dafür aber immer ein Highlight. Ein Teamwochenende mit Strategietag in Österreich, ein Teamtag mit gemeinsamen Abendprogramm in Heidelberg. Die Mischung des Zusammentreffens aus Arbeit und Teambuilding macht es aus. Ein Team ist dann am erfolgreichsten, wenn gemeinsame Werte, Traditionen, Visionen und Ziele gelebt werden. Das Zusammenspiel dieser Punkte ergibt die Teamkultur. Jedes Team hat eine eigene Teamkultur, wichtig ist nur, dass alle Teammitglieder diese leben. Eine Teamkultur kann auch durch einen Slogan gestärkt werden. Eine gemeinsame Teamkultur stärkt den Zusammenhalt des Teams und kennt keine Ländergrenzen und Sprachbarrieren. Auch wir leben eine Teamkultur, jeder von uns ist Cloudworker und Changemanager durch und durch.