Schon letzte Woche haben wir uns SharePoint gewidmet und finden, dass ein weiterer Einblick in die Seitenbibliothek nicht schaden kann. Normale Seiten, News oder Newslinks? Verliert ihr auch ab und an den Überblick in der Seitenbibliothek auf eurer SharePoint-Seite, weil einfach zu viele Elemente darin liegen und ihr keine Möglichkeit habt diese zu sortieren? Wir haben heute eine Tipp für euch, wie ihr einzelne Ansichten für normale Seiten und Nachrichtenbeiträge (News) erstellen könnt.

Seitenbibliothek in SharePoint

In der Seitenbibliothek liegen auf jeder SharePoint-Seite alle erstellten Seiten, Nachrichtenbeiträge und Nachrichtenlinks ab. Damit wir verschiedene Ansichten erstellen können, benötigen wir bestimmte Metadaten, auf die wir einen Filter setzten können.

Spalte für Filterung erstellen

Es gibt keine fertige Spalte die wir dafür einfach einblenden und nutzten können, die Daten zum Seitentyp werden nur im Hintergrund erstellt und wir müssen diese über eine Berechnet Spalte manuell sichtbar machen.

Dafür gehen wir in die Bibliothekseinstellungen der Seitenbibliothek und erstellen dort eine neue Spalte mit dem Namen Seitentyp und wählen den Spaltentyp berechnet aus! Als Formel tragen wir dort =[Höher gestufter Zustand] (im Englischen PromotedState) ein. Wir möchten als Ergebnis eine Zahl ohne Dezimalstellen angezeigt bekommen und diese Spalte auch in der Standardansicht verwenden. Dann bestätigen wir dies mit OK – unsere Grundlage für die Filter ist geschaffen!

 

 

 

Jetzt erstellen wir noch verschiedene Ansichten, mit Filtern auf diese neu angelegte Spalte. Dafür müssen wir wissen, welcher Wert, welchen Seitentyp wiedergibt:

0 =

Seite

Entwurf oder Publiziert

1 =

News-Artikel

Entwurf

2 =

News-Artikel

Publiziert

Damit können wir die Filter setzten und die Ansichten erstellen.

 

Mit diesem Tipp bleibt die Seitenbibliothek schön übersichtlich und wir verlieren nicht so schnell den Überblick :).

 

Gebt uns einfach Bescheid, wie es bei euch geklappt hat oder ob ihr Fragen hierzu habt. Wir stehen sehr gerne zur Verfügung und denkt immer daran Kollaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik!

 

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.