eSignatures – SharePoint, Adobe Acrobat Sign oder DocuSign?

eSignatures – verwendest du digitale Unterschriften, um Genehmigungsprozesse zu erleichtern und zu vereinfachen? Microsoft hat jetzt mit der SharePoint eSignature Variante eine weitere Möglichkeit ins Rennen geworfen und wir stellen dir diese, sowie AdobeSign und DocuSign vor. Ebenso klären wir die Frage, ob du alle drei gemeinsam verwenden kannst.

 

 

 

 

Alle drei Optionen – SharePoint eSignature, Adobe Acrobat Sign und DocuSign – bieten gute eSignature-Lösungen mit unterschiedlichen Stärken und Integrationen, die je nach deinen spezifischen Anforderungen variieren können.

SharePoint eSignature

• Integration: Nahtlose Integration in Microsoft 365 und SharePoint, was bedeutet, dass du Dokumente direkt in deinen bestehenden Workflows signieren kannst.
• Sicherheit und Compliance: Deine Dokumente bleiben innerhalb der Microsoft 365-Umgebung, was zusätzliche Sicherheit und Compliance bietet.
• Benutzerfreundlichkeit: Einfach zu verwenden, besonders wenn du bereits in der Microsoft-Umgebung arbeitest.
• Preise: SharePoint eSignature ist ein Pay-as-you-go-Dienst und kostet 2 USD pro Anfrage.

 

Adobe Acrobat Sign

• Funktionalität: Bietet eine breite Palette an Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und zu kommentieren, bevor sie signiert werden.
• Integration: Kann in verschiedene Plattformen integriert werden, einschließlich Microsoft 365 (aktuell nur USA), was es flexibel für verschiedene Arbeitsumgebungen macht.
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Unterstützung für verschiedene Dokumenttypen.
• Preis: Einzelanwender: Ab 9,99€ pro Monat für Standardpläne und 23,79€ pro Monat für Pro-Pläne. Business-Pläne: Die Preise variieren je nach Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer. Es gibt auch spezielle Angebote für Teams und Unternehmen. Kostenlose Testversion: Adobe Acrobat Sign bietet eine kostenlose Testversion an, damit Benutzer die Funktionen vor dem Kauf ausprobieren können.

 

DocuSign

• Marktführer: Einer der bekanntesten Namen im Bereich eSignaturen mit einer großen Benutzerbasis.
• Integration: Unterstützt eine Vielzahl von Integrationen, einschließlich Microsoft 365 (aktuell nur USA) und anderen Geschäftsanwendungen.
• Funktionalität: Bietet erweiterte Funktionen wie Workflow-Automatisierung und detaillierte Berichterstattung.
• Vorlagen: Es besteht die Möglichkeit Vorlagen für wiederkehrende Dokumente zu erstellen.
• Preis: Persönlich: 9 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Standard: 23 EUR pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Abrechnung. Business Pro: 38 EUR pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Abrechnung. Erweiterte Abonnements: Individuelle Preisgestaltung für größere Unternehmen und spezielle Anforderungen.

Können alle drei Varianten zusammen verwendet werden?

Ja, es ist möglich, SharePoint eSignature, Adobe Acrobat Sign und DocuSign zusammen zu verwenden. Microsoft hat kürzlich die Integration von SharePoint eSignature mit Adobe Acrobat Sign und DocuSign angekündigt. Diese Integration ermöglicht es, Signaturanfragen direkt aus SharePoint heraus zu initiieren und die signierten Dokumente sicher in Microsoft 365 zu speichern. Laut unseren Quellen ist diese Kombination erstmal nur in den USA verfügbar und hoffentlich dann bald auch bei uns ins Deutschland.

 

Integration und Kompatibilität

• Microsoft 365: Sowohl Adobe Acrobat Sign als auch DocuSign bieten Integrationen mit Microsoft 365, was bedeutet, dass sie neben SharePoint eSignature verwendet werden können. Du kannst beispielsweise Adobe Acrobat Sign oder DocuSign für bestimmte Dokumenttypen oder Workflows verwenden, während SharePoint eSignature für andere genutzt wird.
• Flexibilität: Die gleichzeitige Nutzung mehrerer eSignatur-Lösungen kann dir die Flexibilität bieten, die beste Lösung für verschiedene Anwendungsfälle zu wählen. Beispielsweise könntest du Adobe Acrobat Sign für Dokumente verwenden, die umfangreiche Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen erfordern, während du DocuSign für Workflows mit komplexen Automatisierungsanforderungen einsetzt.

 

Verwaltung und Benutzerfreundlichkeit

• Benutzerfreundlichkeit: Es ist wichtig, dass die Nutzer mit den verschiedenen Tools vertraut sind und wissen, wann welches Tool verwendet werden soll. Schulungen und klare Richtlinien können dabei helfen, die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
• Verwaltung: Die Verwaltung mehrerer eSignatur-Lösungen kann zusätzliche administrative Aufgaben mit sich bringen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Lösungen ordnungsgemäß konfiguriert und gewartet werden, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.

 

Sicherheit und Compliance

• Sicherheit: Alle drei Lösungen bieten robuste Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass die Sicherheitsrichtlinien und -protokolle Ihrer Organisation für alle verwendeten Tools konsistent sind.
• Compliance: Die Verwendung mehrerer eSignatur-Lösungen kann helfen, spezifische Compliance-Anforderungen zu erfüllen, insbesondere wenn verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche unterschiedliche Anforderungen haben.

Um diese Integration zu nutzen, muss ein IT-Administrator sie im Microsoft 365 Admin Center aktivieren und die entsprechenden SharePoint-Sites festlegen. Zusätzlich erfordert es sorgfältige Planung und Verwaltung, wenn du alle drei Lösungen auf einmal verwenden möchtest.

 

 

Fazit

Möchtest du „nur“ eine eSignature Variante verwenden solltest du abwägen, welches Tool am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Wenn du bereits stark in der Microsoft-Umgebung arbeitest, könnte SharePoint eSignature die nahtloseste Lösung sein. Adobe Acrobat Sign bietet umfangreiche Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen, während DocuSign durch seine breite Integration und erweiterte Funktionen besticht.

 

 

 

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Verwendest du schon die eSignatures oder bist du noch klassisch unterwegs?

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