Industrie 4.0, Arbeit 4.0 diese Begriffe sind heutzutage gang und gäbe. Aber wenn Arbeit und Industrie 4.0 sind, müssen dann nicht auch unsere Teams 4.0 werden? Und welche Möglichkeiten ergeben sich aus virtuellen Teams?

Wichtige Fragen, die sich in Zukunft noch mehr Unternehmen dieser Welt stellen werden. Die Möglichkeiten, die uns unsere heutige Technik bietet, revolutioniert auch die Teamarbeit. Doch was macht ein Team 4.0 so stark und wie erreichen wir die bestmögliche Teamarbeit in einem Team 4.0?

Das besondere an Teams 4.0

Zusammentreffen von Experten >> Yammer + Teams

Teams 4.0 werden nicht durch Ländergrenzen oder weite Distanzen aufgehalten. Ihnen steht die Expertise der ganzen Welt zur Verfügung. So können die Besten, auf ihrem jeweiligen Gebiet, zusammenarbeiten und eine Schatzkiste des Wissens entsteht. Weg von dem denken „jeder muss alles können“, hinzu „Ich weiß wo mein Fachgebiet liegt und hier kann ich meinen Teil zum Großen und Ganzen beisteuern!“

Dazu stehen auch in der Office365-Welt zwei starke Tools zur Verfügung. Über Teams haben wir bereits ausführlich berichtet und ist für die direkte Projektarbeit aus unserem Alltag nicht mehr weg zu denken. Aber auch Yammer ist für die globale Zusammenarbeit und zum Austausch unter Experten ein mächtiges Instrument, das die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch fördert.

Empowerment >> Planner und To Do

Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist in einem Team 4.0 Pflicht. Mitglieder die vielleicht über den ganzen Globus verteilt sind und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten können sich nicht ständig und zu jeder Zeit absprechen und absichern. Empowerment ist eine Strategie um den Teammitgliedern Autonomie und Selbstbestimmung zu geben. Ideen werden selbst entwickelt und nicht von oben vorgeben. Damit übernimmt jedes Teammitglied automatisch auch Verantwortung.

Zur Aufgabenverwaltung und um trotz verschiedener Zeitzonen auf dem Laufenden zu bleiben, können Planner und To Do eingesetzt werden. Die Kommentare in der jeweiligen Planner-Aufgaben sollten genutzt werden, um eigenverantwortlich Feedback zu geben und jedem Teammitglied die Möglichkeit zu geben sich über den aktuellen Stand zu informieren, ohne ständige Kontrolle.

Verteilung der Aufgaben von Teamführung und Teammitgliedern >> Planner

Die Bedeutung von Empowerment wird auch in der Aufgabenverteilung zwischen Teamführung und Teammitgliedern deutlich. Wer für was verantwortlich ist, lässt sich mit drei W-Fragen Warum, Was und Wie gut erklären.

Warum: Das „Warum“ klar zu definieren und den Teammitgliedern zu vermitteln ist eindeutig Aufgabe der Teamführung. Diese hat eine Vision und ein klares Ziel. Die Teamführung motiviert die Mitglieder und stellt immer wieder Vision und Ziel in den Vordergrund. Sie unterstützt wenn nötig und macht den Weg zum Arbeiten frei.

Ein gemeinsamer Gruppenchat für das Team intern oder ein privater Kanal in dem Team, indem auch mal offene Fragen gestellt werden können oder Probleme geklärt werden ist für das Team sehr wichtig, damit diese Themen auch adressiert werden.

Was: „Was“ ist zu tun, damit das Ziel erreicht werden kann? Diesen Punkt erarbeitet die Führung gemeinsam mit dem Team. Strategien werden entwickelt, die einzelnen Schritte werden festgelegt und die Aufgaben verteilt.

Hierfür können auch Rules of Collaboration vereinbart werden, die zum Beispiel beschreiben, dass Aufgaben immer gemeinsam auf den Planner gesetzt werden und gemeinsam auch als erledigt markiert werden. Haltet diese Themen bspw. in einem Wiki in Teams fest.

Wie: Das „Wie“ ist die Sache jedes Teammitglieds für sich und seine Aufgabe. Wie erledige ich meine Aufgabe am Besten? Wie gehe ich das ganze an? Jedes Teammitglied ist Experte auf seinem Gebiet und daher auch ohne Probleme in der Lage das „Wie“ zu bewältigen. Ein vorschreiben durch die Teamführung ist hier kontraproduktiv, diese sollte nur den Weg freigeben und Fragen ob noch Unterstützung benötigt wird.

Lass euren Teammitgliedern also die Entscheidung, wie sie sich selbst organisieren möchten? Planner, To Do oder doch die Blocker im Outlook-Kalender? Jeder arbeitet anders und ist in seiner eigenen Organisation am effektivsten.

Der Weg zu einem erfolgreichen Team 4.0

Gemeinsames Ziel
Auch in einem Team 4.0 ist es das gemeinsam Ziel, was zum Erfolg führt. Ein klar definiertes gemeinsames Ziel, an das jeder glaubt und für das jeder sein Bestes gibt, ist der Schüssel zum Erfolg. Um das ganze zu visualisieren, kann gemeinsam ein Zielbild erstellt werden. Bindet dies bspw. als Whiteboard in euer Team ein.

Zahnradziele
Neben dem großem gemeinsamen Endziel sind auch die Zwischenziele und Meilensteine von großer Bedeutung. Eigenständiges Arbeiten und das Treffen von Entscheidungen der Teammitglieder puzzelt das Ziel Stück für Stück zusammen. Dabei ist es wichtig, dass alle Zwischenziele und Meilensteine erreicht werden, denn nur so kann am Ende das große gemeinsame Ziel erreicht werden. Auch bei der Definition und Zuweisung der Zwischenziele sollten die Teammitglieder beteiligt werden. Ein selbst mitbestimmtes Ziel motiviert deutlich mehr als vorgegebenen Ziele. Für die Zieldefinition können verschieden Methoden zum Einsatz kommen. Gemeinsam kann eine Timeline und anschließend eine Roadmap erstellt werden. Visualisiert die Roadmap in PowerPoint und legt diese als Registerkarte an. So kann jeder mit einem Blick sehen, wie der Fahrplan aussieht.

Vertrauensaufbau
Klar, ohne Vertrauen funktioniert überhaupt kein Team. Doch wie und wann beginnen wir anderen zu vertrauen? Das ist genau der Punkt, der grade in virtuellen Teams oft übersehen wird. Vertrauen entsteht durch das Kennenlernen der anderen Person und das nicht nur auf der beruflichen Ebene. Leider sind hier noch viele in der alten Denkweise: „Privates ist Privat und hier wird gearbeitet!“. Ein persönliches Kennenlernen der Teammitglieder ist in virtuellen Teams grade deshalb so wichtig, da der persönliche Kontakt in der Kaffeeküche oder der Mittagspause wegfällt. Die Mitglieder können sich nie ein vollständiges Bild ihrer Kollegen machen, was den Vertrauensaufbau deutlich hemmt. Daher ist ein ein- oder zweitägiger Workshop, indem sich alle Teammitglieder kennenlernen, die beste Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Das ganze geht auch wunderbar digital über Teams. Auch hier könnt ihr interaktiv zusammen arbeiten. Hier können auch gleich Maßnahmen für das Teambuilding und die Rolle einzelner Mitglieder getroffen werden.

Persönliche Stärken fördern
Ein Team bietet uns eine wunderbare Vielfalt an Stärken die richtig eingesetzt entscheidend für den Erfolg sein können. Dafür müssen diese allerdings bekannt und jedem auch bewusst sein. Um die Stärken der einzelnen Teammitglieder herauszufinden, können einfache Frage von jeden Teammitglied oder gemeinsam in zweier Gruppen beantwortet werden.

  • Was siehst du als größte Stärke?
  • Wenn man deine Kollegen fragen würden, was würden diese als größte Stärke ansehen?
  • Bei welcher Aufgabe bzw. Arbeit fühlst du dich am wohlsten?

Stärken bewusst aufzeigen und auch festzuhalten motiviert, da die diese von den anderen Teammitglieder anerkannt werden. Wenn die Stärken der einzelnen Mitglieder allen bekannt sind, können gezielt Personen angesprochen werden, um bei Problemlösungen ihrer Stärke einzusetzen. Dies hat dann wiederum den positiven Effekt, dass die Stärken auch gebraucht und gewürdigt werden, was auch im Alltag immer wieder Motivationsschübe gibt.

 

Wir bereiten für euch eine weiter Folge nuboRadio vor, in der wir uns mit den Rules of Collaboration beschäftigen und euch Beispiele für die Definition dieser aufzeigen. Damit werden Teams 4.0 noch stärker und arbeiten noch besser zusammen 🙂