Was passiert mit den ganzen Teams?

Microsoft Teams ist aktuell in aller Munde und ihr merkt ja auch bei uns, viele Folgen drehen sich rund um Teams. Es ist ja auch ein tolles Tool mit vielen Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag. Doch so viele Einsatzmöglichkeiten es für ein Team gibt, ihr solltet den Überblick nicht verlieren. Daher sollte immer ein Teams Life Cycle definiert werden. In diesem wird festgelegt was mit nicht mehr genutzten Teams passiert und wie lange Teams gültig sind.

Lebenslauf eines Teams

Gehen wir den Lebenslauf eines Teams von Anfang bis Ende einmal durch. Alles beginnt mit der Gründung eines Teams. Und bereits hier können und sollten Regeln aufgestellt bzw. durch die Administration definiert werden.

Gründung:

  • Wer darf ein Team anlegen?
  • Wie sollte das Team benannt werden?
  • Welche Klassifizierung gibt es?
  • Dürfen Gäste eingeladen werden?

Das nur ein paar Anhaltspunkte, an denen ihr euch orientieren könnt. Beachtet aber, dass die Benennungsrichtlinien nur mit einer Azure AD Premium P1 Lizenz durchgesetzt werden können. Aber trotzdem solltet ihr schriftliche Empfehlungen aussprechen.

Weiter geht es mit dem Einrichten und der Nutzung des Teams. Der Besitzer lädt die Mitglieder ein und bestimmt einen weitern Besitzer (oder besser 2). Kanäle, Pläne und OneNotes werden erstellt und hinzugefügt, Dateien hochgeladen und die Unterhaltungen mit Nachrichten gefüllt. Das Projekt ist in vollem Gange und das Team lebt.

Irgendwann kommt der Punkt, an dem das Projekt abgeschlossen ist und das Leben im Team einschläft. Dies ist ganz normal und auch nicht schlimm. Die Mitarbeiter müssen sich den Teams widmen, die aktuell und aktiv sind. Es ist an der Zeit das Team zu archivieren. Die Teams-Archivierung bedeutet, alles wird auf Read-Only gesetzt, die Daten sind aber nicht gelöscht. Diesen Schritt kann der Teambesitzer selbst durchführen. Doch wie lange archivieren und wann löschen? Und was passiert mit den Dateien?

Dokumentensicherung bei Team-Archivierung

Wichtige Dokumente aus dem Team sollten für die dauerhafte Archivierung auf SharePoint-Seiten abgelegt werdenn. Wichtig: Nur fertige und wirklich wichtige Dokumente, der Rest kann mit gelöscht werden

Erst dann sollte das Team gelöscht werden. Mit dem Löschen des Teams werden alle dazugehörigen Dateien, Planner usw. gelöscht. Daher sollte unbedingt eine Überprüfung stattfinden und eine Erinnerung, dass jetzt das Team wirklich gelöscht wird. Und zur Sicherheit: Teams können von der IT bis 21 Tage nach dem Löschen, bei Office365-Gruppen sogar bis zu 30 Tage danach, wiederhergestellt werden.

Einen automatisch Life-Cycle für Teams gibt es direkt mit Office365 leider nicht. Nur mit der Azure AD Premium P1 Lizenz kann der Life-Cycle definiert werden.

Trotzdem ist es wichtig, den Life-Cycle zu definieren und vor allem auch zu kommunizieren und eure Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen.

Wir haben bald zu diesem Thema noch ein spannendes Interview für euch, indem wir euch ein Tool für das Life-Cycle -Management vorstellen. Bleibt also dabei und verpasst keine Folge nuboRadio. Ein letzter Tipp: In unserem Newsletter versenden wir monatlich eine Übersicht der letzten Folgen. Tragt euch einfach in das Pop-Up ein oder schreibt uns, wenn ihr den nuboLetter gerne lesen möchtet!

Links

Lebenszyklusphasen von Teams

Planen der Gobernance in Teams

Konfigurieren der Ablaufrichtlinie für Office 365 Gruppen