Von der Maus zum Elefanten. Erst kommt die Idee, dann das Recherchieren nach den verschiedenen Möglichkeiten, das Planen und dann das Umsetzen. Aus einem kleinen Funken wird ein großes Feuer, wenn es von Anfang an gut angelegt und vorbereitet wurde. Genau darum geht es heute. Wir als nuboworkers stehen euch bei diesen Zwischenschritten mit Rat und Tat zur Seite und geben euch heute einen Einblick, wie Microsoft Teams einen guten Start bekommt und in unserem Falle die Felix Schoeller Gruppe um ein Tool erweitert, dass nicht mehr wegzudenken ist.

 

Hannah van der Sijde hat den Microsoft Teams Rollout mit organisiert und koordiniert und erklärt uns, was nach deren Rollout kam und welche Punkte besonders wichtig waren.

 

Anforderungen bei einem Rollout

Schon 2019 wurde in der Felix Schoeller Gruppe nach einem Tool gesucht, dass das Arbeiten untereinander und firmenübergreifend einfacher und effizienter machen sollte. Besonders wenn es um Dokumente, Freigaben und Besprechungen geht. Bei den Dokumenten z.B. wurden folgende Anforderungen gestellt. So wurde Microsoft Teams eingeführt.

Zu Beginn wurde daraus nur eine Testphase, um zu schauen, ob und wie es funktioniert. Erfolgreich abgeschlossen, wurde das Tool in immer mehr Abteilungen eingeführt mit den entsprechenden und notwendigen Konfigurationen.

 

Im Vorfeld mussten natürlich verschiedene Herausforderungen und Aspekte berücksichtigt werden. Bei einer neuen Software hat man oft den Gedanken, dass die IT-Abteilung die Software installiert, es dann losgehen und jeder damit umgehen kann. Das ist leider ein Trugschluss, den viele erstmal aus den Köpfen verbannen müssen. Ein Rollout beinhaltet vielmehr, als nur die Installation. So ist es kein Wunder, dass eine Implementierung gut und gerne mal 1-2 Jahre dauern kann.

 

  • Anwendergruppen
  • Nutzerüberforderung
  • Betriebsrat
  • Ansprechpartner & Support
  • Infrastruktur
  • Kollegen auf der Überholspur

 

All dies wurde behandelt und bearbeitet. Hannah bot viele, breit gefächerte Schulungen an und merkte immer mehr, dass es verschiedene Lerntypen und Gruppen gibt, die auch alle eine unterschiedliche Lerngeschwindigkeit haben. Die einen sind sofort Feuer und Flamme für ein neues Tool, probieren es gerne aus und die anderen brauchen mehr Zeit, mehr Informationen und gezieltere Hilfestellungen.

 

Gute Kommunikation ist essentiell bei einem Rollout

Ein Kernpunkt innerhalb des Unternehmens war die Kommunikation zu den „Anwendern“. Dadurch konnte der Rollout besser und bedarfsorientierter begleitet werden. Es wurden einige Umfragen gestartet zu Microsoft Teams wie diese hier z.B.

Um die stetigen Neuerungen „an den Mann“ zu bringen oder Tipps und Tricks weiterzugeben, wurden „Frühstücksrunden“ früh morgens oder am späten Nachmittag eingeführt, mit einer Dauer von max. 15 Minuten. Somit war jeder der wollte up to date. Ansonsten wurde enorm viel ausprobiert und getestet, was für die Mitarbeiter eine gute Balance zwischen Theorie und Praxis darstellte.

Ein weiterer Punkt, der bei einem Rollout nicht unterschätzt werden sollte ist die Rolle eines Key Users. Diese Person dient als Ansprechpartner für alle Fragen, rund um Microsoft Teams. Für viele Mitarbeiter ist es eine Hürde in eine Abteilung zu gehen und um Hilfe zu bitten, anders bei einer einzelnen Person, die man eventuell schon kennt. Die Arbeit eines Key Users kann unterschiedlich aufgebaut werden und sollte immer Bestandteil eines Rollouts sein.

Und so arbeitet Hannah in Ihrem Unternehmen fleißig weiter und entdeckt neue Wege, um noch besser zusammen zu arbeiten. Für Fragen rund um das Thema stehen wir natürlich jederzeit zur Verfügung und freuen uns auf eure Anfragen, Buchungen und euer Feedback.

Links

Hannah van der Sijde – LinkedIn

Markus

Aus der Praxis für die Praxis stellt Markus euch regelmäßig alleine oder mit Gästen Neuigkeiten zum Thema digital collaboration mit Microsoft Office 365 oder allgemeine Themen aus der agilen digitalen Welt vor.