Einfach mal umsteigen, doch so einfach ist es nach meiner Erfahrung gar nicht. Ich selbst würde mich durchaus als Technikaffin beschreiben, würde auch von mir behaupten ich probiere und adaptiere viele neue Technologien, Funktionen und Apps schnell in meinem Alltag sowohl beruflich als auch privat. Doch der Prozess der Aufgabenverwaltung war dann doch etwas größer. Mitte vergangenen Jahres habe ich den Beschluss gefasst, mich im Thema Aufgaben voll und ganz in die Hand von Microsoft To Do zu begeben, weil die Umstellung bestimmt nicht lange dauert und ist relativ einfach gemacht bei so einer einfachen Oberfläche. Zusätzlich kamen vor Kurzem auch noch wirklich gute Verbesserungen… Getreu dem Motto aus der Praxis für die Praxis.

Background Informationen zu To Do und Wunderlist

Zugegeben wer am Launchtag der ersten Version von Wunderlist auf To Do gekommen ist, war zuerst einmal überrascht über den sehr puristisch gehaltenen Funktionsumfang. Ja es gab Aufgabenlisten und man konnte Haken setzen. Doch so richtig klar warum Microsoft ein eigentlich gutes Tool wie Wunderlist gekauft hat um es dann vollkommen funktionsfrei mit neuem Label auf den Markt zurückzuführen war es mir nicht. Daher ist der erste Versuch ein Leben mit To Do zu führen nach etwa zwei Wochen gescheitert. Das ist bereits eine ganze Weile her, nach und nach kamen immer mehr Funktionen wie die Integration der Planner-Aufgaben welche einem zugewiesen sind oder das gruppieren von Listen. Vergessen wir nicht eine der besten Dinge dieser Welt, die Einkaufsliste lässt sich jetzt auch über Microsoft To Do teilen! 🙂 Wir haben die Möglichkeit zum Anhängen von Dokumenten oder Bildern bekommen, die App auf dem Smartphone, Desktop oder im Web sieht mehr oder weniger immer gleich aus unabhängig vom Gerät. Man könnte meinen es wurde Zeit für einen zweiten Versuch, diesmal richtig. Einen kleinen Ausflug auf die Reise von To Do gibt es hier – The journey from Wunderlist to Microsoft To Do.

Die Umstellung auf To Do

Gesagt getan, also fast. Aus welcher Welt kam ich vor To Do? Ich habe mich persönlich fast ausschließlich über E-Mails in meinem Posteingang, ja auch die selbstgeschriebenen, mit den guten alten Fähnchen organisiert. Dazu kam ein Notizbuch, digital sowie analog und für die wichtigen Dinge des Lebens der gute alte Post-it. Die Ausgangssituation bot also in der Tat einiges an Luft nach oben. Jeder Berater und Trainer freut sich über Kunden mit garantierten Erfolgsaussichten. Nachdem ich mir über meinen selbstgeschaffenen Chaosprozess – zugegeben er hat für mich gut funktioniert – bewusst geworden war, ging es los. In einem ersten Schritt habe ich mir Listen für mich persönlich, nuboworkers und Kunden angelegt und alle Aufgaben aus den Notizbüchern und Post-it Zetteln übertragen. Die mit Fähnchen markierten E-Mails in Outlook habe ich lediglich in die für mich richtigen Listen verschoben. To Do betankt, Schreibtisch und Outlook clean. Erstes Erfolgserlebnis ausgiebig gefeiert… Nach etwa zwei Tagen holte mich der Alltag ein, hätte ich gewusst das ich diesen Artikel einmal schreibe, ich hätte ein Fototagebuch geführt…

Die Umstellung, und das hat sich auch bei mir bewiesen, ist mit einmal initial kommunizieren und umstellen doch noch gar nicht erledigt. Nicht nur nach den erwähnten zwei Tagen bin ich in alte Muster zurück gefallen, auch wenn es mal schnell gehen musste, selbst nach über zwei Monaten, war die über Jahre antrainierte Gewohnheit „Ich schreibe mir mal eben schnell eine E-Mail als Aufgabe vom Handy aus“ noch immer da! Die Aussage im Change Management, dass die Veränderung einer Gewohnheit zwischen 18 und 254 Tagen dauert, hat seine Berechtigung. Ganz so extrem war es dann glücklicherweise doch nicht. Mittlerweile bin ich seit sechs Monaten glücklich in und mit To Do unterwegs.

Der Booster zwischendurch…

Microsoft hat es zwischen durch etwas erleichtert durchzuhalten. Dank Evergreen-Ansatz wurde ich mit tollen neuen Funktionen und angepasster Optik versorgt. Hier ein paar Details der letzten Änderungen im Q4 2019.

Look and Feel: Die App wirkt jetzt deutlich frischer und moderner als zuvor, die Überschriften sind kleiner geworden und die Farben wärmer. Glücklicherweise ist To Do dabei weiterhin sehr schlicht und wirklich auf die notwendigen Funktionen limitiert. Neu ist auch die Hintergrundfunktion, d.h. ihr könnt euch wie früher bei Wunderlist einen Hintergrund hinter eure Aufgabenlisten wählen. Der Hintergrund bzw. die Farbwahl ist individuell für jede Liste möglich. Ihr steigert so den Wiedererkennungswert der Liste. Ich finde die komplette App wirkt seit dem Update moderner und übersichtlicher.

Mein Tag: Kenn ich schon, ja das dachte ich auch… Seit dem vergangen Update ist die Liste mein Tag intelligent. Nicht erledigte Aufgaben werden automatisch in den Vorschlägen aufgeführt. Weiterhin wird die List mein Tag jeden Tag bereinigt um wirklich auf einem leeren Blatt in die Planung deines Tages zu starten.

Bildschirm mit My Day

To-Do-Listen unterwegs: Das wirklich Neue ist leider noch nicht auf allen Geräten angekommen. Unter Android als auch unter Windows könnte ihr zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Account hin und her wechseln und somit optimal Aufgaben im Berufsumfeld als auch die private Einkaufsliste verwalten. Das sorgt für mehr Klarheit in der Trennung und erleichtert es wirklich im Urlaub mit den Gedanken vom Schreibtisch entfernt zu bleiben, hier spreche ich für mich aus meiner Erfahrung.

Mir zugewiesen: Es gibt eine neue intelligente Liste, nach der Einführung der Funktion des Listenteilens, gibt es nun endlich die zentrale Anlaufstelle welche alle Aufgaben die mir/euch zugewiesen sind in einer einzigen Ansicht anzeigt und das über alle geteilten Listen hinweg! Das Hinzufügen von Aufgaben geht jetzt auch über Cortana bzw. über Amazon Echo (Alexa).

Sicherheit: To Do unterstützt ab jetzt auch die mehrstufige Authentifizierung, damit sind deine Daten und Zugriffe zur App noch sicherer und du kannst dich ganz und gar deinen Aufgaben widmen.

Was habe ich daraus gelernt

Auf jeden Fall geduldig sein mit mir selbst und anderen, manche Prozesse benötigen einen erheblichen Zeitaufwand bis sie sich im Gehirn gefestigt haben. Ich selbst möchte To Do auf keinen Fall mehr in meinem Arbeitsalltag und Privatleben missen wollen. Nachdem wir bei nuboworkers auch unsere interne Aufgabenorganisation komplett auf Planner umgestellt haben, ist auch hier ein wirklicher Mehrwert über die Integration und die Einfachheit dieser Funktion vorhanden! Zugegeben, auch wir sind nicht perfekt und hin und wieder kommt dann eben doch noch das alte Muster der E-Mail durch. Die gute Nachricht: Es wird immer seltener 😉

Links

Mehr zum Thema:

Microsoft 365 Blog

The journey from Wunderlist to Microsoft To Do

To Do Schnelleinstieg

Dauer der Veränderung einer Gewohnheit