Vor einigen Wochen haben wir das Thema „Deine Checkliste zur erfolgreichen Migration nach Office 365“ aufgegriffen. Diese Podcastfolge basiert auf unserer Checkliste für eine Datenmigration vom Fileshare nach Office 365. Die Checkliste selbst basiert auf unseren Erfahrungen aus Projekten. Es kann natürlich sein, dass Sie je Struktur, Kultur und Größe eures Unternehmens anders aussieht. Die Checkliste könnt Ihr hier downloaden

Für den nächsten Schritt eures Migrationsprojekts haben wir einen Kommunikations- und Vorgehensplan erstellt. Dieser soll als grober Wegweiser durch die Migration helfen oder einfach nur ein Impulsgeber für dich sein. Da jedes Projekt verschieden ist, unterschiedliche Abläufe und Eigendynamiken bereithält, lässt sich die Feinplanung aus unserer Sicht nicht so pauschalisieren. Den Kommunikationsplan kannst du dir hier als .pdf herunterladen.

Vor der Migration

Die Migration steht kurz bevor? Ihr seid mit Sicherheit sehr gut vorbereitet. Dennoch prüft vor der Migration eure Checkliste. Habt Ihr alle Vorlagen? Kennt Ihr die Key User? Wer ist die Pilotgruppe? Vier Wochen vor dem offiziellen Migrationsstart kommuniziert Ihr das erste Mal im Intranet und dem internen Social Media (falls vorhanden z.B. Yammer). Das gesamte Unternehmen sollte über das Projekt spätestens jetzt informiert werden. Die für diese Phase wichtigsten Punkte findet ihr in unserer Checkliste. Außerdem empfiehlt es sich, in diesen vier Wochen mit eurer Pilotgruppe zu starten. Das Feedback, das Ihr von den Kollegen erhaltet, ist mit das Wichtigste. Jetzt habt ihr noch die Möglichkeit den Prozess feiner auszugestalten oder ggf. kleinere Korrekturen vorzunehmen. Bindet das Feedback und die Verbesserungen in den ersten Erfahrungsbericht für das Intranet mit ein. Zeigt das Ihr gelernt habt und was in Zukunft runder läuft. Interviewt einen unabhängigen Betroffenen.

Während der Migration

Das Feedback der Pilotgruppe ist umgesetzt und der ehrliche Erfahrungsbericht veröffentlicht. Nun folgen die ersten echten Fachbereiche. Ihr könnt je nach Volumen und Manpower mehrere Fachbereiche parallel migrieren. Wichtig ist, startet immer zuerst mit der Kommunikation. Was passiert die kommenden Wochen und wie ist das Vorgehen? In einem gemeinsamen Workshop werden Aufgaben und Fälligkeiten für den Fachbereich verteilt, diese kommuniziert Ihr im Nachgang noch mal. Schafft Verbindlichkeiten welche Ihr im nächsten Termin einfordert. Das ist der letzte Check vor der Migration. Einen Tag vorher versendet Ihr nochmal einen Reminder, informiert die Mitarbeiter über die Downtime und verweist auf Hilfe bzw. Support. Während der Migration sollte eine Supportkraft, ob per Telefon, Ticket oder persönlich erreichbar sein. Mit der Abschlussmail und der damit verbundenen Information zur erfolgreichen Migration, erinnert Ihr an den neuen Speicherort und bittet um Feedback zur Migration.

Parallel zu all dem berichtet Ihr fleißig im Intranet über den Fortschritt. Bringt diesen abwechselnd mit neuen Features, Funktionen oder Tipps ca. alle zwei Wochen.

Nach der Migration

Alle Fachbereiche sind abgeschlossen? Herzlichen Glückwunsch Ihr habt es geschafft! Jetzt darf ein letztes Mal zum Projekt berichtet werden. In diesem Schritt sollte die Kommunikation ein Bewusstsein für das gemeinsam Erreichte schaffen. Im Fokus stehen nun die konkreten Mehrwerte der Migration sowie ein Ausblicke auf die Zukunft. Auch hier dürft Ihr nochmal eine Feedbackrunde einläuten.

Wir wünschen euch viel Erfolg für eure Migration und freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen! Natürlich unterstützen wir euch auch gerne bei eurem Migrationsprojekt 😉