In der Vergangenheit hatten wir bei Kunden häufiger das Thema „Forms“. Das kann unterschiedliche Ausprägungen haben. Hat Microsoft doch einen bunten Koffer für Formulare im Portfolio. Angefangen von InfoPath Forms über Power Apps zu den Modern List Forms bis hin zu Microsoft Forms. Microsoft Forms? Schon etwas länger auf dem Markt und dennoch ein Underdog. Viel häufiger hören wir in Unternehmen, da gibt’s doch auch was von Google. Korrekt! Google Forms. Ihr ahnt es sicherlich schon, unser heutiges Thema sind Forms. Wir schauen uns die zwei Forms Vertreter an, in der linken Ecke Microsoft, in der Rechten Google. Los geht’s!

Use Cases für Forms

Was kannst du mit diesen Forms eigentlich machen? Vorne weg, es handelt sich nicht um klassische Formulare zur Erfassung deines nächsten Urlaubsantrags. Es geht mehr um die Themen Umfragen und Quiz, hier einige Ideen:

  1. Planung der nächsten Weihnachtsfeier: Über Forms könnt Ihr ganz einfach abfragen wer kommt, ob deine Kollegen ein Hotelzimmer brauchen und wer was essen möchte (z.B. vegetarisch, glutenfrei,…). Die erhaltenen Informationen könnt Ihr ganz leicht nach Excel überführen. Damit habt Ihr direkt alle Informationen zusammen.
  2. Quiz nach einer Schulung: Mit der Quizfunktion könnt Ihr nach einer Schulung prüfen, wie gut oder weniger gut die Teilnehmer aufgepasst haben. Durch das Festlegen von richtigen Antworten und die Punktevergabe könnt Ihr zum Beispiel auch eine Art Test aus dem Quiz machen und so die Teilnehmer nochmal challengen.
  3. Feedbackbogen: In einer vorherigen Folge (LINK) haben wir euch das Thema „Migrationsablauf“ vorgestellt. In dieser Folge haben wir des Öfteren auf das Thema „Feedback einholen“ hingewiesen. Auch für solche Abfragen bietet sich Forms hervorragend an.

Egal wie, Ihr habt schon gemerkt es gibt viele gute Einsatzszenarien für Forms. Habt Ihr auch noch welche? Teilt sie gerne mit uns über Facebook, Instagram oder per Mail!

Anmeldung zu Forms

Geht bei beiden Vertretern wirklich gleich und unkompliziert. Einfach anmelden und los geht’s. Für Microsoft benötigst du einen Office365 Schul/Business Account, für Google entsprechend ein Google Konto. Beides supereinfach, wer allerdings kein Office365 Account zur Verfügung hat, wird hier Google den klaren Vortritt geben. Schauen wir im nächsten einmal auf die Features.

Punktestand G 1:0 M

Fragetypen

Beide Seiten bieten mittlerweile ein ähnliches Paket an Funktionen. Neben Umfragen über freie Antworten, Antworten per Auswahlschaltfläche kannst du natürlich auch skalierte Antworten anlegen. Beide Form-Tools bieten eine Quizlösung, bei welcher man den Ergebnissen Punkte zuweisen kann. Mittlerweile kann man auch bei Microsoft Termine abfragen. Darüber hinaus bietet Google noch die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen und Uhrzeiten abzufragen. 2:0 für Google. Richtig gut gefällt uns die Optik in beiden Forms-Lösungen.

Punktestand G 2:0 M

Look-and-Feel der Forms

Beide Formulardesigner sind sehr schlicht designed. Man findet sich auf beiden Seiten schnell zurecht und kann dabei auch noch seine Fragen mit kleinen Bildern oder Videos ergänzend beschreiben. Auch das Eingeben von Subtiteln unter den Fragen kann für mehr Informationen genutzt werden. Du kannst in beiden Lösungen die Farben anpassen und Sie an euer Corporate Identity anlehnen. Eine Preview für das fertige Formular bietet zurzeit nur Microsoft. Wir sagen G 2:1 M. Die Bedienung haben wir eben bereits angeschnitten…

Punktestand G 2:1 M

Bedienung der Forms

Egal auf welcher Forms Seite, du merkst gleich hier waren Profis am Werk. Beide Lösungen bestechen durch Ihre Einfachheit und führen den Benutzer sehr einfach zu seinem Ziel. Auch die Bedienung für den Endbenutzer ist auf beiden Seiten sehr einfach gehalten und für unseren Geschmack gleich intuitiv. Um es im Quiz den Teilnehmern etwas zu erschweren, kann man in beiden Tools ganz einfach die Antworten mischen lassen. 😉 Während des Erstellens könnt Ihr Fragen und Antworten in beiden Tools duplizieren und anpassen, so spart ihr euch ggf. viel Tipparbeit. Ihr habt eine Umfrage zum Essen der Weihnachtsfeier eingestellt, jeder nicht teilnimmt soll direkt zur letzten Frage geleitet werden? Diese sogenannten Verzweigungen könnt Ihr auf beiden Seiten erstellen.

Gleichstand und daher ein aktuelles Ergebnis von G 3:2 M

Sharing

Apropos tippen, beide Forms bieten euch natürlich die Möglichkeiten die Umfrage auch an externe Personen zu teilen. Dies könnt Ihr entweder über den Link vornehmen oder Ihr embedded die Umfrage einfach in eure Homepage, Intranetseite oder zum Beispiel in Sway. Zusätzlich gewinnt Microsoft diese Runde mit einem Treffer voll auf die Zwölf, neben dem genannten kann der Link direkt via QR exportiert werden und so zum Beispiel auf Visitenkarten installiert werden. Damit eure Umfrage nicht ewig geht, könnt Ihr auch Start- und Enddatum festlegen, zumindest bei Microsoft. Der neue Stand ist G 3:3 M, es bleibt spannend in unserer letzten Runde.

Punktestand G 3:3 M

Die Auswertung

Sie machen es echt spannend, in beiden Tools könnt Ihr (sofern die Benutzer angemeldet sind) tracken, ob und wieweit eure Forms ausgefüllt wurden. Auch lassen sich die Daten auf beiden Seiten sehr einfach in ein Excelexportieren. Danach könnt Ihr mit den Informationen wie gewohnt weiterrechnen. Alternativ könnt Ihr die Standardreports von Microsoft und Google nutzen, diese sind im Tool integriert und lassen sich über den Browser aufrufen. Falls euch die durchschnittliche Antwortzeit interessiert diese kannst du nur bei Microsoft Forms anzeigen. Für uns persönlich ist dies kein ausschlaggebender Faktor, daher das neutrale Ranking 4:4.

Punktestand G 4:4 M

Unser Fazit

Da wir über entsprechende Accounts verfügen, würden wir natürlich zu Microsoft Forms greifen. Es ist unglaublich, wie schnell das Tool seit 2016 die riesige Lücke zu Google Forms geschlossen hat. Wir empfehlen, nutz Ihr in der Organisation oder eurem Unternehmen bereits Microsoft Office 365 und verfügt über entsprechende Accounts, nutzt diese und nutzt Microsoft Forms. Sollte dies nicht zur Verfügung stehen, sprecht unbedingt mit eurem IT-Zuständigen bevor Ihr den Weg des geringeren Widerstandes wählt und im geschäftlichen Kontext ein neues Tool wie Google Forms einführt bzw. nutzt.

Andere Formulartools

Wie bereits erwähnt, gibt es auch andere Formularlösungen von Microsoft und natürlich auch von anderen Anbietern auf dem Markt. Microsoft InfoPath ist abgekündigt und wird nicht mehr weiter entwickelt, der Support endet 2026. Aktuell wird InfoPath noch unter SharePoint 2016 und Office365 unterstützt und das wird auch noch eine Weile so bleiben.

PowerApps ist Microsoft neuester Formularsprössling, eigene Apps erstellen war noch nie so einfach mit diesem bunten Baukasten. Auch eigener Code kann hinzugefügt werden. Auf der negativen Seite, drucken wird noch nicht unterstützt und auch der Zugang für externe Mitarbeiter ohne Firmen eigenen Account ist aktuell noch nicht gewährleistet.

Ihr habt Fragen zum Tool? Wir helfen euch gern weiter 🙂

Links: